Apa Bedanya Dokumen dan Arsip (Record)

Oleh Agung Kuswantoro

Buku yang saya baca karya Azad Adam (2007), menjelaskan bahwa ada perbedaan dokumen dan arsip. Dokumen segala sesuatu yang memiliki sumber informasi. Dokumen dapat dirubah bentuknya. Sedangkan arsip itu informasi yang ada dalam suatu dokumen dan ia tidak bisa dirubah.

Itulah definisi yang saya tangkap dari perbedaan dokumen dan arsip di buku berbahasa Inggris itu. penulis buku tersebut – menurut  saya – beraliran Amerika sekali. Dokumen, record, dan file saja dibedakan.

Bagaimana di Indonesia?

Menurut saya, rujukanya jelas Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Arsip itu ada dinamis dan statis. Pada intinya seperti itu. ini pula berdampak pada penamaan suatu tempat arsip di Perguruan Tinggi (PT), seperti Depo Arsip. Mengapa depo arsip? Karena, rujukannya adalah Undang-Undang tersebut. Ada PT menggunakan istilah record center dan central file. Sah-sah saja menurut saya. Yang terpenting fungsi dan tujuan dari tempat tersebut itu jelas.

Salam arsip,