• Tuesday, May 15th, 2018

Manajemen E-mail

Oleh Agung Kuswantoro

 

Hal yang terpenting dalam lembaga/perusahaan mengenai email harus diatur, diantaranya kapasitas daya penyimpanan dan penamaan atas email tersebut. Kapasitas daya penyimpanan harus besar karena menyangkut data-data yang diterima /dikirim oleh perusahaan.

 

Penamaan atas email harus berdasarkan nama perusahaan atau “issue” bisnis tersebut. bukan berdasarkan trend IT (Informasi dan Teknologi). Saya baru mengetahui sebuah email ternyata memiliki type. Menurut Azad (2009) email sebuah perusahaan memiiki dokumen type sebagai berikut:

 

Field Name Data Type Lenght Format
From Alphanumeric 255  
To Alphanumeric 255  
Cc Alphanumeric 255  
BCc Alphanumeric 255  
Subject Alphanumeric 255  
Content Alphanumeric Variable  
Date Date Time   Depends on Country’s format
Sent/Received Boolean    

 

Maksudnya, email document type terdiri dari form, cc, Bcc, subject, content ditulis dengan data type Alphanumeric, dengan length 255. Untuk content, lengthnya variable. Sedangkan, untuk field name date, data type-nya date time, dengan format depends on country’s format. Dan, untuk sent/received data type-mya Boolean.

 

Mungkin selama ini, kita hanya menggunakan fasilitas email gratis dari gmail, sehingga tidak menyadari, sebenarnya pengaturan tersebut itu ada. Bahkan, tidak mudah. Karena, kita hanya menggunakan fasilitas gmail berupa email, maka akses keamanannya kurang aman, karena kita hanya pengguna.

 

Tetapi, kita pernah melihat email dengan nama perusahaan. Misal nama email contac@ptx.co.id. Itu jelas ptx telah membeli dan mengatur emailnya. Bahkan, sampai stafnya pun bisa menggunakan domainnya, seperti staf@ptx.co.id

 

Ini pula yang saya rasakan pada lembaga saya bekerja. Website lembaga adalah: http//unnes.ac.id. email resmi lembaga tersebut adalah humas@mail.unnes.ac.id. Email saya – selaku staf – yaitu agungbinmadik@mail.unnes.ac.id.

 

Keuntungan menggunakan email tersebut adalah resmi milik lembaga dan teknisi IT dapat mengatur daya simpan kapasitas ukuran besarnya sebuah email. Akses kerahasiaan dalam email pun dijamin. Cara, seperti ini, pastinya lembaga tersebut telah melakukan transaksi pembelian/berbayar dengan penyedia email tersebut.

 

Semarang, 14 Mei 2018

Category: Uncategorized
You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0 feed. You can leave a response, or trackback from your own site.
Leave a Reply

[+] kaskus emoticons nartzco