Pencarian dan Penemuan Kembali

Oleh Agung Kuswantoro

Pencarian dan penemuan kembali menjadi bagian terpenting dalam kearsipan elektronik. Data (arsip) yang telah dicatat, kemudian dimasukkan ke dalam folder yang telah diberi nama sesuai dengan subjeknya. Lengkap dengan subfoldernya. Kemudian diberi nama arsip tersebut, sesuai dengan klasifikasinya. Termasuk indeksnya.

Klasifikasi subjek dan indeks inilah yang akan digunakan sebagai keyword/kata kunci dalam pencarian. Oleh karenanya, agar dalam pencarian itu sederhana berupa klik search/pencarian. Kemudian, klik. Maka, sistem akan bekerja.

Keuntungan pencarian dengan elektronik adalah cepat. Sehingga, dalam bahasa pemrograman berupa AND/OR. Hasil yang akan tampil setelah pencarian akan muncul. Kemungkinan, hasil pencarian akan mengatakan tidak ada arsip yang disimpan. Atau, hasil pencarian menemukan arsip yang berkaitan dengan keyword.

Mengapa demikian? Karena, menggunakan AND/OR. Layarnya pun dalam tampilan pencarian akan menampakkan 10 baris dengan beberapa halaman. Dimana, tiap halaman ada 10 data.

Selain dengan sistem, pencarian juga dilakukan pada folder dan subfolder. Hal ini, termasuk basisnya subjek. Jadi, permasalahan suatu data harus jelas dan penempatannya sesuai. Jika tidak sesuai maka kesusahan dalam mencari data tersebut.

Semarang, 5 Mei 2018