Pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan yang sistematis terhadap hakekat suatu masalah dengan pengumpulan fakta-fakta dan data, menentukan alternatif yang matang untuk mengambil suatu tindakan yang tepat.
Ada lima hal yang perlu diperhatikan dalam pengambilan keputusan :
- Dalam proses pengambilan keputusan tidak terjadi secara kebetulan.
- Pengambilan keputusan tidak dilakukan secara sembrono tapi harus berdasarkan pada sistematika tertentu :
- Tersedianya sumber-sumber untuk melaksanakan keputusan yang akan diambil.
- Kualifikasi tenaga kerja yang tersedia
- Falsafah yang dianut organisasi.
- Situasi lingkungan internal dan eksternal yang akan mempengaruhi administrasi dan manajemen di dalam organisasi.
- Masalah harus diketahui dengan jelas.
- Pemecahan masalah harus didasarkan pada fakta-fakta yang terkumpul dengan sistematis.
- Keputusan yang baik adalah keputusan yang telah dipilih dari berbagai alternatif yang telah dianalisa secara matang.
Apabila pengambilan keputusan tidak didasarkan pada kelima hal diatas, akan menimbulkan berbagai masalah :
- Tidak tepatnya keputusan.
- Tidak terlaksananya keputusan karena tidak sesuai dengan kemampuan organisasi baik dari segi manusia, uang maupun material.
- Ketidakmampuan pelaksana untuk bekerja karena tidak ada sinkronisasi antara kepentingan organisasi dengan orang-orang di dalam organisasi tersebut.
- Timbulnya penolakan terhadap keputusan.
Sikap atau watak berfikir kritis dapat ditingkatkan dengan memantapkan secara positif dan memotivasi lingkungan kerja. Kreativitas penting untuk membangkitkan motivasi secara individu sehingga mampu memberikan konsep baru dengan pendekatan inovatif dalam memecahkan masalah atau isu secara fleksibel dan bebas berpikir. Keterbukaan menerima kritik akan mengakibatkan hal positif seperti; semakin terjaminnya kemampuan analisa seseorang terhadap fakta dan data yang dihadapi dan akan meningkatkan kemampuan untuk mengatasi kelemahan.
Sebelum memecahkan masalah, manajer perlu mengajukan pertanyaan kunci sebagai berikut :
- Apakah hal ini penting ?
- Apakah saya ingin mengerjakan sesuatu untuk hal itu ?
- Apakah saya cukup handal untuk menangani masalah itu ?
- Apakah saya mempunyai kewenangan untuk mengerjakan sesuatu ?
- Apakah saya mempunyai pengetahuan, minat, waktu dan sumber yang tepat untuk itu ?
- Dapatkah saya mendelegasikan hal tersebut kepada seseorang ?
- Apakah ada manfaat yang didapatkan dari penyelesaian masalah tersebut ?
Apabila jawaban pada pertanyaan nomor 1 sampai 5 adalah “tidak”, maka pemecahan masalah tersebut tidak efektif, artinya membuang waktu, sumber dan tenaga secara personal. Tapi sebaliknya bila jawabannya semua “ya”, pengambilan keputusan merupakan pilihan untuk menerima masalah dan bertanggung jawab.
METODA PEMECAHAN MASALAH
Prinsip utama untuk menetapkan suatu masalah adalah mengetahui fakta, kemudian memisahkan fakta tersebut dan melakukan interpretasi data menjadi fakta objektif dan menentukan luasnya masalah tersebut. Manajer membutuhkan kemampuan untuk menetapkan prioritas pemecahan masalah. Umumnya untuk pemecahan masalah selalu menggunakan metoda coba-coba dan salah, eksperimen, dan atau tidak berbuat apa-apa (“do nothing”). Pembuatan keputusan dapat dipandang sebagai proses yang menjembatani hal yang lalu dan hal yang akan datang pada saat manajer hendak mengadakan suatu perubahan.
Proses pemecahan masalah dan pengambilan keputusan adalah salah satu penyelesaian yang dinamis. Penyebab umum gagalnya penyelesaian masalah adalah kurang tepat mengidentifikasi masalah. Oleh karena itu identifikasi masalah adalah langkah yang paling penting. Kualitas hasil tergantung pada keakuratan dalam mengidentifikasi masalah.
Identifikasi masalah dipengaruhi oleh informasi yang tersedia, nilai, sikap dan pengalaman pembuat keputusan serta waktu penyelesaian masalah. Terutama waktu yang cukup untuk mengumpulkan dan mengorganisir data.
Langkah-Langkah Pemecahan Masalah
- Mengetahui hakekat dari masalah dengan mendefinisikan masalah yang dihadapi.
- Mengumpulkan fakta-fakta dan data yang relevan.
- Mengolah fakta dan data.
- Menentukan beberapa alternatif pemecahan masalah.
- Memilih cara pemecahan dari alternatif yang dipilih.
- Memutuskan tindakan yang akan diambil.
- Evaluasi.
- Mendefinisikan Masalah
Untuk mengetahui hakekat suatu masalah tidaklah mudah, karena masalah yang sebenarnya dihadapi sering terselubung dan tidak terlihat jelas. Oleh karena itu diperlukan keahlian, pendidikan dan pengalaman untuk membuat diagnosa yang tepat. Untuk itu manajer perawat dan bidan agar selalu mengembangkan kemampuannya dan belajar dari pengalaman di masa lalu untuk mempelajari perubahan yang terjadi.
- Pengumpulan Data
Pengumpulan data atau informasi dikerjakan secara berkesinambungan melalui proses yang sistematis, sehingga upaya untuk mengantisipasi keadaan/masalah yang mungkin timbul akan lebih mudah dilaksanakan seperti ;
- Apakah masalah yang dihadapi diketahui dengan jelas?
- Apakah keadaan yang dihadapi merupakan masalah sebenarnya?
- Apakah sistem pelaporan di dalam organisasi sudah memungkinkan untuk prediksi secara tepat?
- Analisa Fakta dan Data
Fakta-fakta dan data yang telah terkumpul dengan baik diolah secara sistematis yang akhirnya akan merupakan suatu informasi yang akan digunakan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan. Analisa fakta dan data perlu dihubungkan dengan serangkaian pertanyaan sebagai berikut :
- Situasi yang bagaimanakah yang menimbulkan masalah?
- Apa latar belakang dari masalah?
- Apa pengaruh dan hubungan antara masalah yang dihadapi dengan tujuan, rencana dan kebijakan organisasi?
- Apa konsekuensi atas keputusan yang diambil?
- Apakah pemecahan masalah sesuai dengan kapasitas organisasi?
- Apakah waktu pengambilan tepat?
- Siapa yang akan ditugaskan mengambil tindakan?
- Penentuan Alternatif
Baik buruknya sesuatu keputusan yang diambil sangat tergantung atas kemampuan menganalisa kekuatan dan kelemahan alternatif-alternatif yang dihadapi. Dalam usaha menganalisa alternatif yang ada seseorang perlu memperhitungkan :
- Siapa yang terlibat/dipengaruhi setiap alternatif ?
- Tindakan apa yang diperlukan ?
- Reaksi apa yang mungkin timbul ?
- Dimana sumber reaksi tersebut ?
- Interaksi apa yang diperlukan ?
- Penentuan Pilihan yang Terbaik
Pada setiap pengambilan keputusan selalu disertai dengan pengambilan resiko. Pada umumnya pilihan diambil dari beberapa alternatif jika diduga bahwa pilihan itu akan memberikan manfaat yang paling besar baik untuk jangka panjang maupun jangka pendek. Namun demkian perlu dipertimbang juga bahwa resiko yang menyertai bersifat moderat.
- Evaluasi
Untuk mengadakan penilaian yang baik, diperlukan obyektivitas dalam melakukan penilaian atau evaluasi. Biasanya suatu hal yang sangat sukar bagi seseorang untuk menilai dirinya sendiri secara obyektif. Oleh karena itu pelaksanaan penilaian dapat diserahkan kepada pihak ketiga yang tidak terlibat langsung dalam proses pengambilan keputusan untuk memperoleh tingkat obyektivitas setinggi mungkin. Untuk proses evaluasi perlu diperhatikan mengenai tempat dan siapa yang bertanggung jawab serta kapan hal tersebut dilaksanakan, contoh; sebelumnya manajer menetapkan suatu kebijakan baru dalam merespon keluhan pengunjung. Untuk menjamin bahwa kegiatan itu efektif perlu kerja sama dengan semua staf terkait. Kemudian bagaimana penemuan itu akan dikomunikasikan kepada personal lainnya.
FORMAT PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Langkah utama proses pengambilan keputusan adalah sama dengan proses pemecahan masalah. Fase ini termasuk mendefinisikan tujuan, memunculkan pilihan, mengidentifikasi keuntungan dan kerugian masing-masing pilihan, memprioritaskan pilihan, menseleksi pilihan yang paling baik untuk menilai sebelum mendefinisikan tujuan, implementasi dan evaluasi.
Pilihan yang masuk ke kolom keuntungan itulah yang menjadi prioritas pengambilan keputusan. Mungkin ada 2 atau 3 pilihan, maka diseleksi lebih jauh untuk memilih satu pilihan.
- Rangking sesuai prioritas dari pilihan tersebut
- Seleksi pilihan yang terbaik
GAYA PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Gaya pengambilan keputusan manajer perawat/bidan umumnya sama dengan gaya kepemimpinan yang digunakan oleh manajer tersebut diatas. Ada 7 variabel yang berpengaruh dalam pengambilan keputusan untuk menyeleksi gaya yang paling cocok, yaitu :
- Pentingnya kualitas keputusan untuk keberhasilan institusi.
- Derajat informasi yang dimiliki oleh manajer.
- Derajat pada masalah yang terstruktur dalam organisasi.
- Pentingnya komitmen bawahan dan keterampilan membuat keputusan.
- Kemungkinan keputusan autokratik dapat diterima.
- Komitmen bawahan yang kuat terhadap tujuan institusi.
- Kemungkinan bawahan konflik dalam proses akhir pada keputusan final.
Metode autokratik hasilnya lebih cepat dalam pengambilan keputusan dan cocok untuk situasi yang krisis atau ketika kelompok senang menerima tipe ini sebagai gaya keputusan. Bagaimanapun anggota staf umumnya lebih mendukung untuk pendekatan konsultatif dan kelompok. Konflik dapat terjadi ketika masalah tidak terstruktur dibahas atau jika manajer tidak mempunyai pengetahuan atau ketrampilan dalam proses pemecahan masalah.
FAKTOR-FAKTOR YANG BERPENGARUH PADA PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Banyak faktor yang berpengaruh kepada individu dan kelompok dalam pengambilan keputusan, antara lain:
- Faktor Internal
Faktor internal dari diri manajer sangat mempengaruhi proses pengambilan keputusan. Faktor internal tersebut meliputi: keadaan emosional dan fisik, personal karakteristik, kultural, sosial, latar belakang filosofi, pengalaman masa lalu, minat, pengetahuan dan sikap pengambilan keputusan yang dimiliki.
- Faktor Eksternal
Faktor eksternal termasuk kondisi dan lingkungan waktu. Suatu nilai yang berpengaruh pada semua aspek dalam pengambilan keputusan adalah pernyataan masalah, bagaimana evaluasi itu dapat dilaksanakan. Nilai ditentukan oleh salah satu kultural, sosial, latar belakang, filosofi, sosial dan kultural.
PENGAMBILAN KEPUTUSAN KELOMPOK
Ada dua kriteria utama untuk pengambilan keputusan yang efektif:
- Keputusan harus berkualitas tinggi dan dapat mencapai tujuan atau sasaran yang sebelumnya telah didefinisikan.
- Keputusan harus diterima oleh orang yang bertanggungjawab melaksanakannya. Contoh; Rapat merupakan salah satu alat terpenting untuk mencapai informasi dan mengambil keputusan. Ada keuntungan-keuntungan tertentu yang dapat dipetik melalui suatu rapat, yaitu :
- Masalah yang timbul menjadi jelas sifatnya karena dibicarakan dalam forum terbuka.
- Interaksi kelompok akan menghasilkan pendapat dan buah pikiran serta pengertian yang mendalam.
- Penerimaan dan pelaksanaan keputusan diambil oleh peserta rapat.
- Rapat melatih menerima pendapat orang lain.
- Melalui rapat peserta dilatih belajar tentang pemikiran orang lain dan belajar menempatkan diri pada posisi orang lain.
Langkah utama proses pengambilan keputusan adalah sama dengan proses pemecahan masalah. Fase ini termasuk mendefinisikan tujuan, memunculkan pilihan, mengidentifikasi keuntungan dan kerugian masing-masing pilihan, memprioritaskan pilihan, menyeleksi pilihan yang paling baik untuk menilai sebelum mendefinisikan tujuan, implementasi dan evaluasi.
KEPUSTAKAAN
Marriner, A.T. (1995). Nursing Management and Leadership ( 5th ed), Mosby St Louis, Baltimore.
Swansburg, A.C. (1996). Management and Leadership for Nurse Managers. Jones and Bartlett Publishers International, London England