Implementasi E-arsip pada Universitas Negeri Semarang sebagai Inovasi Filling System di Era Globalisasi
Ayuni Tri Haryanti 7101415138
Fentya Dyah Rahmawati 7101415294
Administrasi merupakan komponen yang selalu ada dalam setiap organisasi guna memperlancar pencapaian tujuan. Pencapaian tujuan secara efektif dan efisien ditunjang melalui administrasi yang memadai. Sebagai penunjang pencapaian tujuan, administrasi mencakup beberapa karakteristik, diantaranya bersifat pelayanan, menyeluruh, bersifat memudahkan, menghasilkan informasi dan dilaksanakan oleh semua pihak (artikelsiana.com 2015). Sedangkan bidang administrasi meliputi : korespondensi, mengetik, kearsipan, pengelolaan perbekalan kantor, penanganan telepon, pelayanan prima dan sebagainya. Seiring perkembangan globalisasi mendorong munculnya inovasi untuk memudahkan kegiatan pada berbagai aspek kehidupan, tak terkecuali bidang kearsipan.
Menurut The Liang Gie kegiatan administrasi dikenal kegitan 6M, yaitu menghimpun, mencatat, mengolah, menggadakan, mengirim, dan menyimpan (Mitra Utama 2006). Administrasi juga sebagai pekerjaan tulis atau pekerjaan kertas. Kegiatan administrasi akan menghasilkan dokumen ataupun warkat yang mengandung informasi, yang selanjutnya disebut arsip. Untuk menjaga informasi dalam arsip, setiap organisasi perlu mengadakan penyimpanan arsip yang tersistem agar memudahkan penemuan kembali arsip. Kearsipan dalam Ensiklopedia Administrasi merupakan suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga jika diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali dengan cepat (Suhardi 2013). Sistem kearsipan yang dikenal dalam dunia administrasi perkantoran ada lima sistem, yaitu : sistem abjad, sistem kronologi atau tanggal, sistem subjek atau pokok masalah, sistem nomor dan sistem wilayah. Secara konvensional, implementasi kearsipan dilaksanakan menggunakan kartu kleper atau kartu arsip, kartu indeks, daftar klasifikasi, buku agenda surat, kartu kendali, buku arsip, dan sebagainya.
Implementasi E-arsip di Universitas Negeri Semarang
Kontribusi teknologi mendorong munculnya modernisasi dalam praktik administrasi perkantoran. E-arsip adalah suatu sistem berbasis teknologi elektronik yang dikembangkan sebagai upaya peningkatan efisiensi dan efektivitas kearsipan. Penerapan e-arsip sama dengan penerapan arsip konvensional, yang membedakan adalah pengemasan menggunakan teknologi elektronik. Pelaksanaan sistem e-arsip biasanya ditunjang melalui database dengan memanfaatkan aplikasi komputer yaitu Microsolft Access maupun menggunakan aplikasi khusus yang dirancang untuk e-arsip. Layaknya arsip konvensional, pada kearsipan elektronik disediakan pula laci, giude, folder, maupun map yang disajikan dalam bentuk software dalam aplikasi sehingga kita berasumsi bahwa pelaksanaan e-arsip sebenarnya memiliki kesamaan dengan arsip konvensional.
Penerapan arsip berbasis elektronik mulai digunakan berbagai organisasi, baik swasta yang meliputi perusahaan maupun lingkup pemerintah yang mencakup dunia pendidikan dan kantor pemerintah. Penggunaan e-arsip dapat memudahkan pelaksanaan pekerjaan organisasi apabila ditunjang dengan sumber daya manusia yang kompeten serta sistem dan peralatan yang memadai. Hal ini memicu para administrator maupun orang yang bergerak pada bidang tersebut mengadakan berbagai pelatihan e-arsip pada berbagai organisasi. Menyoroti implementasi e-arsip di dunia pendidikan, Universitas Negeri Semarang pun mulai menggagas dan menerapkan e-arsip guna penanganan dan penyimpanan dokumen maupun warkat. Untuk menambah pengetahuan mengenai e-arsip, Unnes mengadakan pelatihan kearsipan yang dilakukan oleh dosen yang mumpuni di bidangnya sehingga dapat membantu publikasi e-arsip yang lebih efektif dan efisien sehingga diharapkan dapat diaplikasikan pada unit-unit pada universitas (fakultas, perpustakaan, lembaga universitas, dan sebagainya) sebagai suatu terobosan yang dapat menyokong administrasi dalam menghadapi era globalisasi. Namun, pada lingkup Unnes penerapan arsip elektronik terbatas pada sistem sentral, yang berarti implementasi e-arsip dilakukan pada pusat Universitas atau dalam praktiknya belum merambat pada unit-unit universitas.
Kesesuaian Sistem E-arsip dengan Teori Kearsipan
Penerapan suatu sistem pada dunia nyata perlu ditunjang dengan teori yang berkaitan dengan sistem tersebut sehingga dalam penerapannya mempunyai dasar yang kuat. Hal ini berlaku pula dalam inovasi e-arsip yang tidak lepas dari teori manajemen arsip. Teori merupakan landasan penting dalam melakukan praktik atau pelaksanaan suatu ilmu di kehidupan nyata. Apabila kita memahami dan menguasai teori yang benar maka akan menunjang pelaksanaan atau praktik yang berkualitas pula.
Penerapan e-arsip hendaknya didasarkan dari teori kearsipan sehingga pelaksanaannya dapat optimal. Pemilihan sistem kearsipan yang akan digunakan pun perlu disesuaikan dengan bidang pekerjaan yang ada agar dalam pelaksanaannya lebih efisien. Pentingnya kontribusi teori kearsipan dalam penerapan e-arsip karena dalam penerapannya, arsip elektronik tetap harus sesuai dengan kaidah manajemen arsip, mulai dari penerimaan surat, pencatatan pada buku agenda, penulisan pada kartu kendali, mengindeks, pencatatan pada buku arsip, hingga penyimpanan, penemuan kembali serta penyusutan arsip tersebut. Apabila kita memahami dan menguasai teori tersebut dengan benar, maka kita dapat memaksimalkan dan memperkuat sistem kearsipan elektronik tersebut.
Manfaat, Kelebihan dan Kelemahan Implementasi E-arsip pada Organisasi
Implementasi e-arsip dalam suatu organisasi membawa banyak manfaat yang sangat menguntungkan bagi keberlangsungan organisasi. Dapat disimpulkan bahwa dengan penerapan arsip elektronik dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip organisasi sehingga dapat megoptimalkan administrasi pada era globalisasi.
Suatu sistem tentunya terdapat sebuah keuntungan dan kelemahan dalam penerapannya, e-arsip memiliki beberapa keuntungan apabila diterapkan dengan benar dan sesuai kaidah manajemen arsip yang dilengkapi adanya arsiparis kompeten, diantaranya :
- Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik
- Terjamin terekamnya informasi arsip
- Kemudahan akses terhadap arsip elektronik
- Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik
- Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan
- Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital
Kelebihan tersebut tidak menutupi adanya kekurangan dibalik penerapan e-arsip, apabila pelaksanaannya tidak mengacu pada kaidah manajeman arsip maka memicu kemungkinan terjadi berbagai kekeliruan, diantaranya :
- Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan,
memodifikasi, atau menghapus) - Kesulitan untuk berbagi file karena format file, ketersedian jaringan, dan aksesnya
- Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa indikasi terlebih dahulu, misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen
Uraian diatas dapat memberikan gambaran mengenai implementasi e-arsip di lingkungan Unnes bahwa dalam dunia pendidikan telah menggunakan e-arsip, namun penerapannya belum diaplikasikan secara optimal. Terbukti dengan penerapan e-arsip yang tersentral pada Universitas. Sedangkan secara desentralisasi penanganan arsip masih menerapkan sistem manual atau belum menggunakan e-arsip. Hal ini menjadi pekerjaan rumah bagi Unnes untuk mendorong pengaplikasian e-arsip secara desentralisasi maupun sentralisasi dengan optimal. Oleh karena itu, diperlukan penyamaan sistem e-arsip yang akan digunakan secara desentalisasi maupun sentralisasi. Terwujudnya suatu sistem e-arsip didukung dengan pedoman penggunaan sistem tersebut. Pelatihan-pelatihan e-arsip juga perlu digalakan agar SDM paham dan menguasai e-arsip sehingga memudahkan dalam pencapaian tujuan. Pelatihan ini pun sebagai wujud publikasi e-arsip di lingkungan Universitas dan diharapkan dilakukan secara intensif pada setiap unit. Apabila penerapan e-arsip dilakukan secara optimal maka akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan arsip sehingga memantapkan dunia pendidikan dalam menghadapi era globalisasi.