Ilustrasi (gettyimages)Sektor IT sendiri juga ikut menjadi korban dimana dengan maraknya belanja online yang pelan-pelan mengambil pasar dari pedagang hardware konvensional dan menyebabkan pusat komputer yang sempat berjaya di tahun 1990-an menghadapi senjakalanya.
Ditambah lagi dengan naiknya kurs dolar yang memberikan tekanan pada perekonomian Indonesia secara umum yang menekan pendapatan perusahaan dan otomatis berakibat langsung pada operasional perusahaan, dimana untuk bertahan hidup harus melakukan penghematan dan bahkan tidak sedikit yang mengalami PHK.
Berbicara soal penghematan, sudah pasti semua bagian terkena dampaknya dimana terjadi penekanan biaya khususnya untuk biaya yang tidak kritis dan tidak memiliki korelasi langsung dengan pendapatan perusahaan, apalagi bidang IT yang sering dianggap sebagai cost center karena tidak memberikan kontribusi langsung pada pendapatan perusahaan.
Padahal IT sudah berkembang sedemikian rupa dan pada banyak perusahaan sudah menjelma menjadi fungsi infrastruktur yang kritis dimana jaringan intranet, database dan internet sudah memberikan nilai tambah yang sedemikian besar terhadap operasional perusahaan dan menyebabkan ketergantungan yang tinggi seperti listrik atau telekomunikasi yang jika terganggu akan menyebabkan gangguan pada operasional perusahaan dan menyebabkan kerugian yang sangat besar karena terganggunya kontinuitas perusahaan.
Sebagai gambaran, tidak berfungsinya server database bank baik karena masalah server atau karena koneksi intranet yang terganggu secara otomatis akan menghentikan layanan perbankan, tidak hanya di teller tetapi di ATM dan internet banking berpotensi dan menyebabkan kerugian finansial yang sangat besar.
Namun tentunya sebagai bagian dari perusahaan yang sedang mengalami krisis, jika terjadi penghematan tentunya bagian IT juga harus ikut prihatin dan melakukan penghematan atau efisiensi pengeluaran. Tentunya dengan catatan penghematan tersebut tidak sampai mengganggu operasional perusahaan atau malahan menyebabkan ancaman bagi kelangsungan perusahaan.
Dalam artikel ini penulis ingin memberikan beberapa pandangan baik dalam pemilihan hardware dan aplikasi sekuriti supaya perusahaan tetap eksis di saat krisis.
Notebook dan OS
Sampai saat ini masih banyak perusahaan yang menggunakan PC desktop sebagai komputer standar untuk perusahaan, padahal perkembangan prosesor yang sedemikian cepat menyebabkan notebook sudah memiliki kemampuan yang tidak kalah dengan PC desktop dengan beberapa keunggulan seperti form factor yang lebih kecil, mudah dibawa-bawa dan tidak memerlukan UPS karena sudah dilengkapi dengan baterai sehingga komputer tetap akan menyala dan tidak kehilangan data pada saat terjadi pemutusan listrik, konsumsi listrik notebook juga lebih kecil daripada konsumsi listrik PC sehingga dalam jangka panjang memberikan penghematan beban biaya listrik pada perusahaan.
Mungkin untuk beberapa fungsi khusus seperti server database kritikal, email, firewall, server dengan kebutuhan komputasi tinggi serta komputer untuk desain grafis/video yang membutuhkan VGA dan memori tinggi masih belum bisa digantikan notebook, namun untuk aktivitas operasional biasa dapat dikatakan lebih dari 70% PC di perusahaan bisa menggunakan notebook.
Pada saat artikel ini ditulis, perkembangan harga notebook sudah mengalami penurunan yang luar biasa dimana notebook 14 inch branded (definisi branded adalah merek peringkat 5 besar dunia) saat ini dengan clock prosesor 2 GHz, HDD 500 GB, RAM 2 GB, layar LED 14 inch, VGA HD terintegrasi, DVD RW, WiFi dan bluetooth yang lebih dari cukup untuk mendukung aktivitas kantor normal bisa di dapatkan dengan harga di bawah Rp 4 juta.
Kabar baiknya lagi, banyak tipe yang sudah termasuk sistem operasi Windows original. Hal ini tentu memberikan penghematan yang cukup signifikan dibandingkan dengan membeli PC Desktop/rakitan yang harus membeli OS asli dan terkadang membutuhkan UPS juga.
Salah satu tips yang mungkin bermanfaat untuk meningkatkan performa adalah menambahkan RAM 2 GB lagi pada notebook bisa memberikan peningkatan performa yang signifikan. Namun perlu di ingat, bahwa efektivitas peningkatan performa RAM tersebut akan menurun seiring dengan makin besarnya RAM terpasang.
Penghematan lain yang bisa dilakukan adalah penggunaan aplikasi pengolah kata, spreadsheet dan presentasi. Saat ini aplikasi Open Office dan Libre Office yang gratis memiliki kemampuan dasar yang cukup baik dan bisa dipertimbangkan jika perusahaan mengalami kesulitan dalam membeli apllikasi office komersial yang populer seperti Microsoft Office.
Solusi ini dapat dipertimbangkan karena kompatibilitas office open source cukup baik dan mampu membuka dokumen office komersial dengan baik. Namun dalam beberapa kasus seperti dokumen dengan ukuran besar dan tingkat kerumitan tinggi seperti laporan keuangan perusahaan besar dengan rumus dan link antar dokumen yang sangat banyak dan rumit mungkin tidak mendapatkan kompatibilitas 100 %.
Namun sebagai catatan, bahkan antar versi Microsoft windows yang berbeda pun tidak menjamin kompatibilitas 100% atas dokumen spreadsheet dengan banyak rumus dan tingkat kerumitan antar dokumen yang tinggi.
Sebagai alternatif lain yang cukup menarik, jika perusahaan memiliki koneksi internet yang cukup handal dan karyawannya memiliki ruang dan kemampuan untuk beradaptasi dengan cara kerja baru yang lebih efisien dan menantang, layanan aplikasi aplikasi Office gratis dari Google dapat digunakan dan ada fitur yang menarik dimana kolaborasi pekerjaan dapat dilakukan di cloud (Google Drive) sehingga meningkatkan efisiensi dan tetap gratis untuk seluruh akun Gmail.
Murah dan Baik
Perlindungan terhadap ancaman malware juga menjadi salah satu hal yang penting dan kegagalan dalam perlindungan ini akan menyebabkan gangguan pada oprasional perusahaan atau hilangnya data penting perusahaan. Selain perlindungan antivirus, ada beberapa hal penting yang sering terlewat oleh pengguna komputer.
Padahal beberapa hal ini sangat esensial dan tidak kalah penting dibandingkan dengan aktivitas perlindungan terhadap malware yang biasanya langsung dihubungkan dengan solusi yang mengeluarkan biaya seperti membeli antivirus, menginstal firewal, anti Ddos atau anti hacking.
Dua hal penting yang justru murah meriah ini malah bisa memberikan perlindungan yang tidak diberikan oleh solusi yang mengeluarkan biaya di atas. Pertama adalah backup. Siapapun Anda, baik pengguna komputer server, personal atau pengguna smartphone sekalipun tentunya memiliki data yang berharga.
Bagi perusahaan, database perusahaan merupakan aset tidak ternilai dan harus di backup dengan baik dan benar. Bagi perorangan, data pribadi seperti foto, video dan dokumen penting memiliki nilai yang penting dan tidak tergantikan jika hilang. Karena itu selalu ingat untuk melakukan backup data penting anda dengan baik dan benar.
Anda akan merasa bersyukur jika melakukan backup dengan teratur tidak hanya pada saat anda diserang malware seperti ransomware yang mengenkrip data Anda dan hanya bisa kembali jika Anda sudah membayar sejumlah besar uang. Selain itu, jika terjadi kegagalan hardware seperti kerusakan hardisk, backup juga bisa menjadi malaikat penolong Anda.
Hal kedua yang tidak memerlukan biaya dan bisa melindungi sistem komputer dan jaringan di perusahaan dengan baik adalah penambalan celah keamanan. Seperti kita ketahui, setiap piranti lunak baik sistem operasi, aplikasi populer seperti office, Adobe Reader, Flash, peramban bahkan router dan smart TV sekalipun dikendalikan dengan piranti lunak.
Kabar buruknya, karena piranti lunak ini adalah ciptaan manusia yang tidak sempurna, maka ia membawa sifat manusia yang tidak sempurna sehingga selalu ada kelemahan/cacat pembuatan yang lebih dikenal dengan istilah celah keamanan (vulnerability).
Sebagai informasi, sekalipun sistem anda sudah terlindung dengan baik oleh program pengamanan seperti antivirus yang terupdate dan bisa mendeteksi malware terkini, namun jika sistem Anda mengandung celah keamanan dan belum ditambal (patch), maka malware tetap bisa menginfeksi sistem tersebut dan dalam banyak kasus mampu mengeksploitasi sistem dan membypass perlindungan antivirus (kecuali program antivirus anda memiliki kemampuan Exploit Protection).
Karena itu aktivits menambal celah keamanan merupakan salah satu hal yang penting dilakukan bersama dengan backup guna mendukung perlindungan sekuriti perusahaan. Hal terakhir yang bisa anda lakukan adalah mengedukasi pengguna komputer supaya tidak mudah menjadi korban rekayasa sosial (social engineering) sehingga menjadi korban aktivitas jahat, baik malware maupun penipuan.