“Namun, kita lebih lambat menyadari keragaman yang sama di daftar atas, juga berlaku untuk data kita. Karena bring your own (BYO) sudah menjadi norma, demikian juga dengan fragmentasi data,” demikian tulis Mark Micallef, Area Vice President ASEAN Citrix, Jumat (16/10/2015).
Inilah saatnya untuk mulai mengakui hal ini dan mempertimbangkan apa arti sebenarnya untuk bisnis. Meskipun mungkin ada godaan untuk mengabaikan dan melupakan sejumlah pilihan yang tersedia untuk menyimpan dan berbagi data, kenyataannya adalah bahwa orang memiliki kebebasan yang belum pernah ada sebelumnya untuk memilih penyimpanan cloud yang murah dan nyaman.
Hal ini berarti kami terus menciptakan dan menyimpan dokumen dalam beberapa tempat penyimpanan, di beberapa perangkat, di dalam dan di luar firewall. Hal ini lumrah dilakukan dan jumlah silo dokumen hanya terlihatnya saja akan meningkat.
Jadi apa artinya ini untuk bisnis? Dengan spektrum yang luas dan beragam dari silo dokumen, semakin sulit bagi organisasi untuk mengelola informasi penting bisnis, serta menjaganya tetap aman.
Hal ini menimbulkan masalah privasi yang nyata, terutama ketika navigasi firewall yang ada dan integrasi dengan sistem yang sudah lama dan aplikasi tetap menjadi rintangan besar untuk bisnis dalam mencapai mobilitas perusahaan yang sesungguhnya.
Kombinasi dari BYO, tenaga kerja yang semakin mobile, dan jajaran layanan berbasis cloud yang terus tumbuh menggerus perimeter tradisional pekerjaan – pekerjaan tidak lagi berupa tempat.
Lebih dari sebelumnya, akses mobile ke data perusahaan menjadi komponen penting untuk meraih produktivitas yang maksimal untuk pekerja mobile. Pertanyaan berikutnya adalah, apakah kita ada di tengah dua pilihan yang sulit?
Hanya karena pekerja menuntut pengalaman pengguna yang menyenangkan saat berkerja atau bermain, tidak berarti organisasi perlu mengkhawatirkan mengenai akses yang aman dan tanpa batas ke sumber daya internal.
Ada beberapa cara untuk mengatasi fragmentasi data. Menyediakan akses mobile yang aman ke data yang berada di belakang firewall perusahaan bahkan lebih mudah dari yang Anda kira.
Sebagian besar melibatkan harmoni dari kebijakan ‘Shadow IT’ dan teknologi kolaboratif dan alat-alat. Pada gilirannya, bisnis memiliki lebih banyak pilihan dan fleksibilitas tentang dimana dan bagaimana data pengguna diakses dan dibagikan – melalui peningkatan kontrol privasi dan perlindungan data.
Solusi sinkronisasi dan berbagi file (EFSS) Software-as-a-Service (SaaS) memberikan manfaat keamanan solusi on-premise sambil mengurangi biaya dan kerumitan dalam mempertahankan pengalaman pengguna sebagai layanan.
83% dari bisnis memperhatikan keamanan data perusahaan mereka karena semakin tersebar di seluruh jaringan dan di luar. Namun Asia Pasifik tertinggal dalam mendeteksi insiden keamanan serta dalam ukuran anggaran keamanan informasi.
Jadi apa yang dapat dilakukan untuk mengatasi masalah ini?
Berikut adalah lima tips terbaik dalam memilih teknologi yang tepat untuk melindungi data perusahaan dan membatasi risiko menggunakan Shadow IT:
#1: Memastikan tidak ada visibilitas ke file atau metadata.
Memiliki metadata (nama file dan folder) yang terlihat oleh penyedia layanan Anda itu tidak baik karena nama file bisa membawa informasi yang sensitif. Semua data bisnis harus dienkripsi dengan kunci yang berada di bawah kontrol penuh organisasi tersebut.
#2: Tidak ada peniruan pengguna
Penyedia layanan tidak diizinkan untuk mengakses file yang dimiliki oleh pelanggan mereka. Single sign-on perusahaan harus dibuat mudah untuk pengguna akhir, tetapi para pelaku bisnis tidak boleh lupa bahwa ini juga memungkinkan para penyedia layanan untuk meniru pengguna. Hal itu seperti memiliki kepercayaan domain satu arah dari perusahaan Anda ke cloud tersebut.
#3: Memastikan Anda mempunyai kontrol penuh terhadap layanan enkripsi Anda
Enkripsi hampir tidak ada artinya ketika penyedia layanan memiliki tombol dan/atau server yang melakukan enkripsi – data harus dienkripsi dengan kunci organisasi Anda saja.
# 4: Pengalaman Pengguna harus consumer-grade
Enkripsi file dan perlindungan data tidak boleh mengorbankan kompatibilitas aplikasi atau pengalaman pengguna tanpa hambatan. Jika pengguna harus memikirkan kunci enkripsi, sertifikat atau plug-in di semua perangkat mereka untuk membuka file, mereka akan menemukan cara yang lebih mudah dan tertarik untuk menggunakan layanan yang disederhanakan, tetapi kurang aman.
# 5: Kedaulatan data adalah wajib.
Penyedia layanan tidak bisa lagi mendikte dimana file pelanggan disimpan. Untuk mematuhi peraturan lokal dan melindungi properti intelektual, organisasi harus memiliki pilihan dalam menyimpan data mereka, di dalam negeri mereka, kota mereka, atau bahkan di belakang firewall mereka.