“Data sering kita dengar sebagai sesuatu yang berisi informasi. data tidak terbentuk sendiri begitu saja, namun terdapat bagian bagiannya sendiri.”
HIERARKI DATA
- Hierarki data dapat dijabarkan sebagai berikut ini. Pertama, File, kedua Records, ketiga Field, keempat Karakter. Karakter adalah bagian terkecil pada data. 1 karakter = 8 bits = 1 byte. Kumpulan dari karakter disebut dengan field, yaitu pengelompokan karakter menjadi kata, kalimat, ataupun angka. Contoh field adalah tanggal lahir (tanggal,bulan,tahun). Terminologi dari manajemen data ada beberapa. Pertama entity, yaitu orang, tempat, atau benda yang akan dikelola datanya. Entity merupakan sesuatu yang dijelaskan oleh record . Kedua atribut, yaitu sesuatu yang dijelaskan oleh Fields dan mendiskripsikan Entities. Contoh : Nama, Usia, dll. Ketiga primary key, Field yang unik untuk mengidentifikasi record. Contohnya NPM. Primary Key tidak mungkin sama antara yang satu dengan yang lain.Keempat, secondary key yaitu sesuatu yang tidak unik tapi dapat membentuk suatu group dari record. Misalkan Field Program Studi.
Pada field ada beberapa hal yang harus diperhatikan. Pertama Field size, adalah jumlah maksimal karakter yang bisa ditampung sebuah field. Kedua adalah nama. Nama merupakan hal yang unik dan tidak boleh sama. Ketiga adalah tipe data (text, angka, autonumber, memo, currentcy, Yes/No atau disebut juga bolean, Hyperlink, Object). Kumpulan field disebut dengan Record. Contohnya : Nama, NIM, Tanggal Lahir, Alamat, Program studi. Kumpulan dari Record disebut dengan file. Contoh : Data Mahasiswa.
- PENGORGANISASIAN DATA DAN INFORMASI
Pengorganisasian data dan Informasi dapat dibagi menjadi dua. Pengorganisasian secara tradisional dan pengorganisasian secara modern. Dalam pengorganisasian data secara tradisional data yang ada disimpan secara terpisah, tidak berada pada satu pusat, tetapi masing-masing bagian dari sebuah organisasi menyimpan data tersebut sendiri. Sistem yang seperti ini menyebabkan adanya redundant data, data incosistant, data sulit diintegrasikan dan diakses, sulit membatasi akses ke berbagai data pada berbagai aplikasi. Atas permasalahan-permasalahan tersebut maka diciptakan pengorganisasian data secara modern, yaitu dengan basis data. Basis data adalah pengorganisasian data yang menghindarkan kita dari redundant atau crash data. Selain itu Basis data lebih aman karena hanya orang yang diberi kuasa dapat mengubah data, tetapi orang lain tetap dapat mengakses data.
Basis data terbagi menjadi 2 pilihan. Pertama basis data terpusat, kedua basis data terdistribusi. Basis data terpusat adalah sebuah database yang menyediakan database administrators dengan kemampuan mengelola semua database pada 1 lokasi. Pada basis data terpusat konsistensi data ditingkatkan dan lebih aman, data hanya dapat diakses oleh central host computer dan lebih mudah pulih jika ada gangguan.
Kedua Basis data terdistribusi, yaitu database yang salinan lengkap dari database, atau bagian dari database, berada di lebih dari satu lokasi. Basis data terdistribusi dibagi menjadi 2, yaitu replikasi dan partisi. Pada replikasi salinan database ada di banyak lokasi, selain itu dapat mengurangi single point of failure problems dan meningkatkan user access responsive. Kedua adalah partisi. Partisi adalah adanya potongan database pada setiap lokasi sehingga setiap lokasi bertanggungjawab atas datanya. Secara lebih sederhaa pada replikasi jika sebuah data di update kepada satu computer pusat, maka data yang ada di jaringan computer lainnya juga harus di update. Sedangkan pada partisi kita tidak perllu mengupdate data pada computer yag lain. Kita hanya mengupdate computer pusat saja.
3. DATABASE MANAGEMENT SYSTEM
Adalah sebuah sistem database yang berfungsi untuk mempermudah kita mengelola data. Dibagi menjadi 4, yaitu Model Data,Data Definition Language(DDL), Data Manipulation Language (DML), dan Data Dictionary (Kamus Data). Data model mendefinisikan cara data menjadi terstruktur dan terkonsep. DDL biasanya untuk mendefinisikan isi dan struktur dari database. User menggunakan logika mereka pada database ketika menggunakan DDL. Pada DDL karakter fisik dari records dan field didefinisikan. DML berfungsi melakukan manipulasi dan pegambilan data pada suatu basis data yang berupa penyisipan/penambahan data baru (insert), penghapusan data (delete), dan pengubahan data (update). Data Dictionary berfungsi menyimpan definisi dari karakteristk data dan elemen data.
KEUNTUNGAN DBMS
Penggunaan DBMS memiliki keuntungan tersendiri. Keuntungan-keuntunga tersebut adalah penggunaan data bersama, mengurangi kerangkapan data, menghindari ketidakkonsistenan data, integritas data terpelihara, keamanan terjamin , kebutuhan user yang kompleks dapat teratasi , pelaksanaan standarisasi, meningkatkan produktivitas, serta layanan Back up dan Recovery semakin baik.
LOGICAL DATA MODELS
Adalah kemampuan manajer untuk menggunakan database tergantung pada bagaimana database terstruktur secara logis dan fisik. Keterhubungan antar data/file yang tersimpan dalam database mengacu pada salah satu struktur data logikal. Terdapat 3 data logikal. Pertama adalah Hierarchical Structure, yaitu keterhubungan record secara hirarki atau tree yang memberikan kecepatan pemrosesan terbaik, tapi memiliki kekurangan dalam fleksibilitas permintaan. Kedua adalah Network Structure, sedangkan ketiga adalah Relational Structure.
TIPE PENGGUNAAN DATA
Akses ke informasi yang akurat dan tepat waktu sangat penting dalam lingkungan bisnis saat ini.
Banyak organisasi yang bekerja untuk meningkatkan akses informasi mereka. Karena itu ada beberapa tipe dalam penggunaan data tersebut.
Pertama, data warehouse. Yaitu sebuah sistem database yang dirancang untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen. Dalam data warehouse ada metadata yang membantu untuk melacak isi data warehouse. Data warehouse tidak mereplace data yang ada di dalamnya, tetapi selalu menambah data yang ada. Data-data dalam data warehouse berisi mengenai data sejak dulu sampai sekarang dan selalu bertambah.
Kedua adalah data mart. Yaitu bentuk kecil dan sederhana dari data warehouse.Data mart Lebih mudah untuk diterapkan. Biasanya data mart digunakan pada segmen usaha kecil.
Ketiga adalah Data mining. Yaitu data yang mengambil wawasan baru dari data warehouse. Data mining merupakan alat canggih yang menggunakan algoritma untuk menemukan pola tersembunyi, korelasi, dan hubungan sepert Segmen pasar dan karakteristik pelanggan.
source : https://blogs.uajy.ac.id/debora/2012/10/02/pengolahan-data-dan-organisasi-informasi/