Email merupakan singkatan dari electronic mail, yang berarti surat elektronik. Email merupakan media surat menyurat yang dilakukan melalui media elektronik alias komputer. Dengan email, komputer-komputer di seluruh dunia, yang terhubung dalam jaringan internet, bisa saling mengirim pesan, sebagaimana layaknya Anda mengirim surat kepada rekan-rekan Anda yang tingal di belahan dunia yang lain.

Dilihat dari cara kerjanya, proses pengiriman email sebenarnya tidak jauh berbeda dengan surat konvensional. Untuk mengirim surat, pertama kali Anda mengantar surat tersebut ke kantor pos terdekat. Pihak kantor pos akan mengumpulkan seluruh surat yang masuk, menyortirnya berdasarkan wilayah tujuan, lalu mendistribusikan surat-surat tersebut ke alamat tujuan masing-masing.

Email pun bekerja dengan cara seperti itu. Ada dua protokol utama yang mengatur lalu lintas surat elektronik. Protokol pertama bernama SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), yang bisa dianalogikan sebagai kantor pos, dan berfungsi untuk mendistribusikan pesan-pesan yang Anda kirim ke alamat tujuan. Sedangkan protokol kedua bernama POP3 (Post Office Protocol version 3), yang bertugas menangani pesan-pesan elektronik yang masuk ke kotak pos Anda.

Ketika Anda mengirim sebuah pesan elektronik, komputer Anda akan mengarahkan pesan tersebut ke sebuah SMTP server, untuk diteruskan ke mail-server tujuan. Mail-server tujuan ini bisa dianalogikan sebagai kotak pos di pagar depan rumah Anda, atau kotak PO BOX di kantor pos. Pesan-pesan yang terkirim akan tetap di tempat tersebut hingga si pemiliknya mengambilnya. Urusan pengambilan pesan elektronik tersebut ditangani oleh protokol bernama POP3 tadi.

Kelebihan email, yaitu praktis. Pengiriman email dapat dilakukan dengan mudah setiap saat dan dimanapun kita berada. Selain itu proses berkirim email pun dapat dilakukan dengan sangat cepat ke seluruh dunia sehingga dapat menghemat uang dan waktu dalam berkirim surat. Selain mempunyai kelebihan email juga mempunyai beberapa kelemahan, diantaranya yaitu memungkinkan terjadinya pemalsuan identitas, terjadi proses penyadapan informasinya, memungkinkan terjadinya penipuan, penyalahgunaan dokumen, khususnya jika terjadi kesalahan pengiriman email.

Jenis – jenis email yaitu :

1. POP Mail, email jenis ini sama dengan email yang Anda terima dari ISP Anda (bagi Anda yang connect internet dari rumah atau kantor).
2. Web Based email, email jenis ini merupakan email yang ditawarkan berbagai situs seperti Yahoo, Hotmail, BolehMail, LoveMail dan lain-lain.
3. Email Forwarding, email jenis ini akan terasa manfaatnya bagi Anda yang belum menemukan layanan email yang cocok alias suka gonta-ganti email. Pada prinsipnya email forwarding ini merupakan layanan email yang meneruskan email yang dikirim kepadanya ke account email Anda yang lain.

1. CARA KERJA EMAIL

Cara kerja pengiriman data email sama dengan cara sebuah data dikirimkan melalui internet. TCP memecah pesan yang kita sampaikan menjadi paket-paket kecil, kemudian IP Protokol (routers) mengirimkan paket-paket tersebut ke tujuan dan setelah sampai ketujuan kemudian TCP menggambungkan kembali pesan-pesan yang diterima di server penerima sehingga pesan tersebut dapat dibaca.

Dalam pengiriman sebuah pesan melalui email kita dapat mensisipkan binary files, seperti gambar, video, suara, dan program (executable files). Namun email belum memiliki kemampuan untuk secara langsung menangani binary files, sehingga file pertama kali harus di sesuaikan (encoding) dalam satu bentuk skema penyesuaian. Skema penyesuaian yang pupeler adalah MIME and unecode. Hal ini pada umumnya dikenal dengan istilah attachment. Kemudian seseorang yang menerima pesan email yang di dalamnya terdapat binary files yang di-attachment harus me-decode (menyesuaikan kembali) sesuai dengan cara me-encode file tersebut. Banyak paket perangkat lunak email melakukannya secara otomatis.

Protokol yang dipakai untuk menerima mail disebut dengan Post Office protocol (POP). Protokol ini yang mendefinisikan bagaimana sebuah mail dalam berbagai bentuk (asal dalam format SMTP) diterjemahkan dan diterima oleh sistem yang dimiliki user. Dengan kata lain SMTP adalah gerbang untuk mengirim mail dan sebaliknya POP adalah gerbang untuk menerima mail.

Sumber: https://nafizatechno.wordpress.com/tag/cara-kerja-email/

2. ANATOMI ALAMAT EMAIL

Terdiri Dari 2 Bagian Yang Dipisahkan Dengan Tanda Axon/@ yaitu:

• user name          : menunjukkan identitas dari pemilik account email (nama pemilik,singkatan nama, kombinasi dengan nomor dan sebagainya)
• domain name   : menunjukkan identitas dari mail server dimana seorang menyimpan pesan email pada emailboxnya. (nama perusahaan atau organisasi pemilik account). juga identitas nama negara atau lokasi

3. VARIASI BENTUK KOMUNIKASI DENGAN EMAIL

Pada dasarnya email memang meniru snail email, meski begitu akan tetapi email ini memiliki kelebihan yang terlihat jelas dan kemungkinan benruk komunikasinya yang bisa digunakan dengan email Sekurang kurangnya ada limamacam dintaranya :

Ø Poin To Poin

Maksud dari bentuk poin to poin yaitu pengiriman email yang secara langsung ke sebuah alamat email tertentu di indonesia yang dimana sebelumnya telah mengadakan keepakatan antara penerima email dengan pengirim yang sering kirim mengirim email, dan cara ini juga bias disebut japri, dimana japri merupakan kepanjangan dari jalur pribadi.

Ø Carbon Copy /Cc

Seperti telah dijelaskan sebelumnya bentuk Carbon copy ini adalah sebuah email yang selain ditunjukan ke sebuah alamat email utama yang kita tuliskan pada bagian yang diawali dengan “TO” , sedangkan alamat email tembusannya kita tuliskan pada bagian “CC”.

Ø Blind Carbon Copy / Bcc

Blind carbon copy ini merupakan variasi dari CC dimana orang yang menerima email alamatnya dituliskan pada bagian “TO” oleh si pengirim, dan pengirim juga bisa melihat kepada siapa atau ke alamat email mana saja emailnya dikirimkan sebagai tembusan. Untuk melihatnya bias dilihat pada bagian “CC”. Akan tetapi kadang apabila kita mengirim email kepada seseorang dan kita tidak ingin orang tersebut mengetahuinya bahwa kita juga mengirimkan email tembusan kepada alamat email orang lain. Oleh karena itu agar tidak diketahui digunakanlah BCC. Tapi ada beberapa email client yang menyediakan bagian “BCC”, selain “TO” dan”CC” pada outlook Express ver, 5.01 pada bagian BCC akan tampak apabila kita masuk ke program sebuah email baru dan mengklik pilihan view dan All Header.

Ø Distribution List

Distribution List ini merupakan distribution list yang agak berbeda dengan tiga varian bentuk diatas,karena distribution list ini lebih berkenaan dengan pengaturan distribusi email yang dilakukan secara eksternal, atau Pengaturan distribusi e-mail satu arah yang Bisa digunakan untuk menyebarluaskan informasi tertentu dan tidak mengharapkan adanya respon atau balasan dari penerima.

Ø Discussion List

Discussion List ini bisa disebut juga mailing list atau milis. Yang mana penjelasannya hampir sama dengan distribution list, hanya saja cara penggunaannya memungkinkan siapapun bisa tergabung menjadi subscriber untuk mengirimkan respon.

Akan tetapi untuk bisa tergabung menjadi subscriber terkadang suka ada milis yang mempersyaratkan calon anggotanya untuk memberikan keterangan mengenai jati dirinya sebelum permohonan bergabung disetujui, dan apabila administratur milis menyetujuinya untuk bergabung maka biasanya tidak lama kita akan dikirimkan informasi mengnai tatacara pengiriman email dan keterangan keterangan lainnya tenteng milis tersebut seperti tujuan milis, yang boleh dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan, cara keluar dari milis, alamat email administratur dan lain sebagainya.

Sumber : https://putrasayuti.wordpress.com/category/kkpi/