Ada yang menarik, saat saya mengikuti Human Resources Management Seminar and Call for Paper di hotel Grasia, Semarang pada tangga 29 Oktober 2013 yang diselenggarakan oleh Fakultas Ekonomi, Unnes. Seminar tersebut pentingnya Tekonologi Informasi (TI) dalam meningkatkan produktivias kerja.

Penulis mempresentasikan tentang menggagas arsiparis kompeten melalui e arsip berbasis access.

Tata kelola arsip yang baik, dibutuhkan arsiparis kompeten. Ada anggapan mengenai arsiparis, bahwa dia adalah pegawai “singkiran” di suatu lembaga, sehingga pekerjaan tersebut dilakukan oleh pegawai Tata Usaha (TU) yang tidak memahami arsip. Menurut saya, hal tersebut tidaklah tepat karena, arsiparis adalah pekerjaan yang harus dilakukan secara professional dan hanya dilakukan oleh orang yang kompeten.

Salah satu kompetensi arsiparis yaitu keterampilan. Keterampilan yang dimaksudkan adalah cekatan menempatkan (placing), penemuan kembali (finding), dan memilah golongan arsip. Dengan cekatan, diharapkan arsiparis mampu menyajikan (men-display) data tepat waktu dan Sistem Informasi Manajemen (SIM) “mengalir” sesuai dengan kebutuhan.

Keberadaan IT mendorong dalam efektivitas dan efesiensi. Pekerjaan yang bersifat administratif dapat dilakukan oleh IT, bukan oleh tenaga manusia.

Misal, pengalaman penulis saat pengabdian kepada masyarakat di beberapa kelurahan di Jawa Tengah, bahwa penulisan buku agenda, ekspedisi, kartu kendali, dan pinjam arsip dilakukan secara manual.

Padahal, melalui IT diharapkan pekerjaan tersebut dapat diselesaikan dengan program komputer. Salah satu program yang sesuai dengan permasalahan ini adalah access.

Access

Program komputer berkembang seperti php Mysql, delphi, software arsip, internet dengan open source (dropbox, google doc, dan lainnya). Program tersebut sudah dirancang dan didesain sesuai database secara khusus, sehingga penggunaan aplikasi rumit dipelajari oleh orang awam. Jika ada pun software arsip, maka harganya mahal, sehingga kebanyakan orang tidak mampu membelinya.

Untuk itu, diperlukan sofwore yang murah, bahkan free (gratis), karena include dalam Microsoft office. Menurut saya, salah satu software yang menunjang program ini yaitu access, karena merupakan program yang mendesain database. Database yang dibuat adalah kartu kendali, pinjam arsip, buku agenda, dan ekspedisi.

Essensinya, sistem ini membuat database dan menyimpan arsip elektronik berupa file dokumen atau gambar yang sudah diubah dalam format docx, pptx, xlsx, jpeg, dan lainnya.

Dua tahapan membuat e arsip ini adalah mengidentifikasi kebutuhan dan men-create masing-masing kebutuhan mulai dari table, query (jika diperlukan), form, dan report.

Dengan sistem tersebut, diharapkan pengelolaan kearsipan, tidak hanya sekedar disimpan, tetapi pengaturan kode penyimpanannya, sehingga mempermudah penemuan kembali (finding).

Organisasi Kecil

Saat penulis mempresentasikan gagasan tersebut, respon pemakalah lain memberikan feedback yang menarik, yaitu perlu ada penelitian, uji coba, dan sasaran organisasi, dan model pelatihan keterampilan arsiparis dalam membuat database di organisasi kecil seperti kelurahan atau usaha kecil.

Dalam membuat database tersebut, taraf yang paling pada saat table saat menentukan field name dan data type, namun bukan berarti tidak bisa dikerjakan oleh arsiparis, karena materi tersebut, sudah diberikan saat Sekolah Menengah Atas atau Kejuruan, hanya saja dalam model ini harus disesuaikan dengan kebutuhan kearsipan.

Acara tersebut menjadikan saya untuk berkreativitas dan mencari solusi database yang murah, sehingga digunakan organisasi kecil. Selain itu, meningkatkan arsiparis lebih kompeten dalam keterampilan mengelola IT melalui access.

Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd : Penulis Buku “Manajemen Kearsipan”, Dosen Fakultas Ekonomi Unnes.