Alhamdulillah, kalimat itulah yang saya ucapkan saat adanya undangan menjadi pembicara pelatihan e arsip di Semarang. Saya bersyukur, karena dapat sharing kepada guru-guru administrasi perkantoran sejumlah empat puluh orang. Tempat pelatihannya di SMK Negeri 2 Semarang, yang dilaksanakan pada tanggal 24 Oktober 2015.

Tahapan yang akan saya lakukan adalah pemaparan konsep e arsip yang saya buat dan prakteknya. Konsep e arsip meliputi konsep dasar arsip, kelemahan, kelebihan, dan lainnya. Prakteknya meliputi membuka, main menu, manajemen arsip, peminjaman, pengembalian, dan lainnya. Alokasi konsep e arsip selama 45 menit, sedangkan alokasi praktek e arsip selama 3 hingga 4 jam.

Konsep e arsip, saya memaparkannya dengan power point. Konsep e arsip yang saya buat berdasarkan kajian teori pada buku yang saya tulis bersama Drs. Sularso Mulyono dan Drs. Partono, M.Pd. Jadi, e arsip yang saya buat merupakan inovasi dan berlandaskan pada buku manajemen kearsipan, yang saya tulis tersebut.

Misal, pada guide, dan map merupakan konsep yang ada dalam kearsipan manual. Sedangkan laci, guide, dan map diwujudkan dalam folder-folder untuk e arsip. Folder-folder tersebut disebut dengan “virtue” atau maya. Mengapa demikian? Karena laci, guide, dan map tidak berujud asli, sebagaimana dalam kearsipan manual.

Model e arsip yang ditawarkan disebut dengan nama “E Arsip untuk Pembelajaran”. Langkah-langkah yang pertama dibuat adalah membuat folder-folder penyimpanan kearsipan yang berjumlah enam, yaitu abjad, pokok soal, tanggal (kronologis), desimal, terminal, digit, dan wilayah.

Keenam sistem penyimpanan arsip tersebut merupakan ciri khusus dalam e arsip pembelajaran, karena keenam sistem penyimpanan harus diketahui oleh peserta didik, termasuk membuat folder laci, guide, dan map. Penekanan model e arsip untuk pembelajaran adalah memiliki kaidah yang sesuai manajemen kearsipan. Berdasarkan pengamatan saya, ada beberapa aplikasi e arsip yang saat ini digunakan oleh masyarakat. Namun, mereka menghilangkan kaidah manajemen kearsipan, yang terpenting file-nya tersimpan di komputer, sehingga menu kartu kendali, kartu pinjam, dan pengembalian arsip tidak ada. Padahal, menu-menu tersebut dibutuhkan dalam manajemen kearsipan. Oleh karena, dalam model e arsip untuk pembelajaran harus dimunculkan menu-menu tersebut.

Berdasarkan masukan dari pakar kearsipan, Drs. Sularso Mulyono, mengatakan sistem penyimpanan kearsipan dalam e arsip harus lengkap yang terdiri dari abjad, pokok soal, tanggal (kronologis), desimal, terminal digit, dan wilayah. Urutannya pun harus yang termudah, mulai dari abjad hingga wilayah.