Ada hal yang menarik, ketika penulis melakukan pengabdian kepada masyarakat di kelurahan Limbangan, Kendal, Jawa Tengah. Materi yang disampaikan adalah tertib administrasi melalui manajemen kearsipan.

Dua tahapan dalam kegiatan ini yaitu teori dan praktek. Tahap teori dilakukan dengan ceramah tentang sistem penyimpanan arsip, sedangkan tahap praktek dilakukan dengan simulasi penyimpanan arsip.

Strategi ceramah dilakukan agar mendekatkan komunikasi pemateri dengan peserta, sedangkan simulasi dimaksudkan agar peserta langsung praktek dari materi yang telah disampaikan.

Tempat pemaparan tahap teori berada di Aula dan tahap simulasi berada di tempat kerja mereka.

Bahan materi teori berupa hand out, tidak dengan power point agar bahan tersebut sebagai panduan dalam simulasi.

Bahan simulasi meliputi buku ekspedisi, kartu kendali, dan kartu pinjam. Demikian juga peralatannya yaitu cap diterima dan cap tanggal.

Tertarik Praktek

Setelah materi dipaparkan, peserta tertarik untuk praktek karena mereka “penasaran” dengan materi sistem penyimpanan arsip. Selama ini, mereka baru mengetahui sistem nomor yang mereka gunakan. Padahal, sistem penyimpanan arsip ada lima yaitu nomor (desimal dan terminal digit), pokok soal (subjek), wilayah, tanggal (kronologis), dan abjat. Bahkan, dalam penjelasan saya tentang prosedur surat masuk dan surat keluar dengan kartu kendali, mereka baru mengetahuinya secara detail.

Hal ini menjadikan “aneh” bagi saya, karena pekerjaan itu, mereka lakukan tiap hari, sehingga muncul pertanyaan “Bagaimana cara mereka mengarsip suatu warkat yang mereka lakukan selama ini?”

Model yang selama ini mereka lakukan adalah menyimpan secara langsung, tanpa ada kartu kendali. Fungsi kartu kendali adalah memberikan kode penyimpanan arsip yang digunakan dan mengontrol keberadaan arsip. Kartu kendali biasnya terdiri dari triplikat kertas berwarna yaitu putih, biru, dan pink (jambon).

Prosedur penyimpanannya adalah mereka mencatat surat masuk atau keluar ke sekretaris desa. Setelah itu, surat diserahkan sesuai pesan surat kepada bagian yang bersangkutan (kaur). Seharusnya, ada kartu kendali yang dibuat oleh sekretaris desa sebelum diserahkan ke kaur.

Model tersebut memiliki kelemahan dalam penemuan kembali arsip yang disimpan, karena asas yang digunakan tidak jelas.

Prosedur yang sebenarnya ada dua yaitu model surat masuk dan surat keluar dengan kartu kendali. Semua surat masuk diterima dibagian penerima, selanjutnya disortir, dikelompokkan, dan didistribusikan kepada kaur yang bersangkutan. Bagian pencatat melakukan pencatatan dengan kartu kendali. Surat yang sudah dikendalikan diserahkan ke bagian pengolah (sekretaris desa) untuk diteruskan ke pimpinan (lurah), kemudian pimpinan memberikan disposisi dan disimpan oleh arsiparis (kaur). Demikian juga dengan proses surat keluar yang dimulai dari lurah memberikan disposisi ke sekretaris desa untuk mengonsep surat, kemudian surat tersebut di berikan kepada kaur mencatatnya dengan kartu kertu kendali untuk disimpan dan dikirimkan.

Hal utama yang perlu dibenahi dari sistem arsip di kelurahan tersebut adalah penetapan asas sistem penyimpanan yang digunakan dan penggunaan kartu kendali sebelum surat disimpan.

Lemari Plastik

Penulis juga mengamati tempat arsip yang mereka gunakan adalah lemari plastik yang biasanya berfungsi tempat pakaian. Seharusnya, tempatnya berupa filling cabinet yang terbuat dari besi yang terdiri dari empat laci dengan guidenya.

Jika arsip disimpan dilemari plastik, maka keamanannya tidak terjamin seperti tidak tahan terhadap cuaca dan kondisi darurat (kebakaran).

Penulis mengibaratkan “rumah tanpa kamar”. Rumah diasumsikan kelurahan, kamarnya adalah filling cabinet, dan penghuninya adalah arsip. Penghuni beraktivitas di rumah, setelah itu beristirahat di kamar, bahkan sebelum tidur dia punya “ritual” membersihkan diri dengan sikat gigi.

Demikian juga arsip, arsip selalu ada di kelurahan, jika akan disimpan dimasukkan ke filling cabinet. Bahkan, sebelum dimasukkan ke filling cabinet, arsip perlu dicatat di buku agendaris oleh pencatat dengan kartu kendali, dan disimpan oleh arsiparis di filling cabinet, sehingga arsip yang baik harus memiliki filling cabinet yang tepat.

Refleksi

Tulisan ini sebagai bahan kita sebagai pendidik, peneliti, atau arsiparis untuk terjun langsung ke lapangan melalui pendampingan dan penyuluhan kepada tenaga administrasi.

Tidak semua administrator memahami prosedur penyimpanan arsip. Padahal, arsip memiliki value yang urgent bagi organisasi, sehingga perlu didukung oleh bahan dan peralatan yang tepat serta pengetahuan manajemen kearsipan yang memadai.

Jika kita sepakat dengan pernyataan “orang boleh lupa, tetapi arsip tak pernah lupa”. Apalah arti statement tersebut jika prosedurnya tidak sesuai dengan kaidahnya dan ditempatkan tidak layak sebagaimana mestinya, sehingga nilai arsip akan hilang.

Marilah kita menjadi pelopor arsiparis yang baik dari warkat yang kita simpan, sehingga perbuatan kita memberi dampak pada lembaga. Jika penyimpanan arsip setiap pegawai baik, maka baik pula sistem penyimpanan arsip di lembaga tersebut.

Agung Kuswantoro, S, Pd, M. Pd, Dosen Pengampu Mata Kuliah Manajemen Kearsipan Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang (Unnes)