Sisi Lain Arsip

Oleh Agung Kuswantoro

Bicara arsip, biasanya orang akan mencarinya, saat ia kehilangan akan arsip tersebut.  Bingung atas keberadaan arsip yang hilang. Dan, biasanya, ia mencari saat ada suatu kepentingan, bahkan kasus. Lihatlah, kasus di Negara kita, Surat Perintah Sebelas Maret (Supersemar). Itu dikategorikan sebagai Daftar Pencarian Arsip (DPA). Negara ini, “bingung” akan keberadaan arsip bersejarah tersebut, sehingga informasi yang ada dalam arsip tersebut menjadi kurang ampuh. “Keampuhan” isi dari Supersemar pun, tak sekuat waktu zaman saya Sekolah Dasar (SD), sekitar tahun 1990an.

Demikian juga, orang bicara arsip, kebanyakan pada sisi teknis. Apa itu teknis? Yaitu penataan. Jika kita perhatikan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, ada petunjuk mengenai arsip dinamis dan statis. Sangat jelas, bagaimana cara mengelolanya. Pengelolaan arsip dinamis meliputi dari penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip (Undang-Undang Nomor 43/ 2009 Pasal 1 ayat 25), sedangkan pengelolaan arsip statis meliputi akuisisi, (baca:pemindahan), pengelolaan preservasi, dan akses arsip statis (Undang-Undang Nomor 43/ 2009 Pasal 59 ayat 2).

Menurut saya, melihat arsip tidak cukup dari sisi penataan saja. Ada hal-hal yang menarik dari arsip itu. Apa itu? Misal, diorama, kilas balik (sejarah), pameran, buku kearsipan, dan telusur arsip. Selain itu berbicara arsip, juga tidak terlepas dari kebijakan, sarana dan prasarana, sumber daya manusia (arsiparis/penata arsip) dan keuangan.

Mari kita lihat satu-satu. Pertama, diaroma. Diorama adalah sejenis benda miniatur tiga dimensi untuk menggambarkan suatu pemandangan atau suatu adegan (www.wikipedia.com). Dalam perkembangannya–menurut saya– diaroma disajikan dalam bentuk video, sebagaimana yang sering kita lihat. Orang akan tertarik dan mengambil suatu “nilai” dari arsip tersebut (arsip yang disajikan dalam diaroma). Orang menjadi tahu melalui diaroma.

Kedua, sejarah atau kilas balik “perjalanan” suatu peristiwa. Sejarah berasal dari kata syajarotun, yang artinya pohon. Sejarah adalah rekaman perputaran masa dan pergantian kekuasaan yang terjadi pada masa lalu (Ibnu Khaldun dalam www.kanalinfo.web.id). Nah pertanyannya, bagaimana merangkai itu semua? Sumbernya dari mana? Jawabnya, jelas arsip. Ingat, arsip itu tidak hanya dari kertas saja.

Ketiga, pameran. Pameran adalah pertunjukan, hasil karya, seni, barang produksi dan lainnya (Kamus Besar Bahasa Indonesia). Arsip pun layak kita dipamerkan. Di IPB, UI, dan UGM rutin menyelanggarakan pameran arsip. Masyarakat menjadi tahu mengenai arsip-arsip yang ada di lembaga tersebut.

Keempat, buku kearsipan. Arsip yang dipelajari dapat kita susun menjadi sebuah buku, seperti buku-buku sejarah. Demikian juga pengalaman dalam mengelola atau menata arsip dapat kita tulis menjadi sebuah buku. Seperti arsiparis UGM yang sangat sukses dengan dunia kearsipan yaitu Muscliihah. Ia menuliskan buku tentang pengalaman kearsipannya, bukunya berjudul Bunga Rampai Kearsipan. Demikian juga, Profesor Nandang. Ia adalah pakar hukum bidang kearsipan. Beberapa produk hukum tentang kearsipan, ia kaji, hingga menghasilkan buku.

Kelima, telusur arsip. Telusur arsip merupakan kegiatan untuk mengetahui informasi yang terkandung dalam suatu arsip. Misal, menelusuri sejarah IKIP Semarang. Bagaimana asal mulanya? Siapa rektor pertamanya? Letak pertama kali, ada dimana? Dan, pertanyaan lainnya. Otomatis, nanti kita akan ada tokoh yang ada di balik arsip tersebut. Kita akan melakukan pendekatan berupa wawancara. Tujuannya, agar mendapatkan informasi yang utuh dan rinci. Itulah telusur.

Kelima hal tersebut terlihat dari sisi arsip. Namun, saat berbicara sisi arsip tersebut, maka tidak bisa lepas komponen-komponen yang ada dalam kearsipan. Apa saja itu? Komponen tersebut adalah kebijakan dan sumber daya seperti SDM (arsiparis), sarana dan prasarana (mobile file, filing cabinet, map, dan box), serta keuangan (program kearsipan). Berikut contoh abstrak hasil penelitian.

Tujuan penelitian ini adalah (1) Untuk mengetahui kebijakan penyelenggaran kearsipan Fakultas Ekonomi UNNES, (2) Untuk mengetahui pembinaan kearsipan Fakultas Ekonomi UNNES, dan (3) Untuk mengetahui sumber daya kearsipan Fakultas Ekonomi UNNES. Pendekatan dalam penelitian ini adalah pendekatan kualitatif. Subjek  penelitan  ini adalah arsiparis atau penata dokumen, tata usaha, dan Wakil Dekan bidang Administrasi Umum. Kebijakan kearsipan di FE UNNES sudah ada yaitu SK Dekan FE UNNES Nomor 84/TU/2015 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan FE UNNES dan SK Dekan FE UNNES Nomor 83/TU/2015 tentang Pedoman Pola Klasifikasi kearsipan di Lingkungan FE UNNES. Pembinaan kearsipan FE UNNES dilakukan dengan cara pelatihan dan bimbingan teknis yang dilakukan oleh Fakultas, Universitas, dan lembaga diklat. Sarana dan prasarana kearsipan FE UNNES berupa record center atau depo arsip yang menyimpan arsip-arsip Fakultas. Fasilitas record center meliputi mobile file, box arsip, map, dan odner. Anggaran kearsipan dilakukan dengan mengajukan proposal kegiatan berupa pelatihan dan workshop kearsipan yang ditujukan kepada Wakil Dekan bidang Administrasi Umum. Selain untuk anggaran pelatihan dan workshop juga, ada anggaran untuk fasilitas kearsipan. Saran dalam penelitian ini adalah (1) Penata arsip lebih intensif dalam melakukan pekerjaan kearsipan di record center. Penata arsip lebih fokus dalam mengelola kearsipan dibanding dengan mengelola administrasi lainnya, (2) Perlu ada standar jam kerja bagi penata arsip di record center, agar arsip-arsip yang di record center dapat dikelola lebih baik lagi, (3) Pimpinan perlu mengevaluasi secara periodik kearsipan, mulai dari arsip yang disimpan oleh subunit dan jurusan, sehingga keberlangsungan (keberadaan) arsip dapat dikontrol.

Itulah hasil penelitian yang saya lakukan. Dari tulisan diatas, dapat disimpulkan bahwa

1. Berbicara arsip tak semata-mata pada ranah teknis, tetapi ada sisi lain, yaitu diaroma, sejarah, pameran, buku, dan telusur arsip. Namun, sisi lain arsip dapat ditampilkan, jika pengelolaan arsipnya baik.
2. Dalam pengelolaan kearsipan dibutuhkan kebijakan dan sumber daya. Sumber daya meliputi arsiparis, sarana dan prasarana dan pendanaan.

Itu saja, semoga bermanfaat tulisan ini.

Agung Kuswantoro,  Dosen Pendidikan Administrasi Perkantoran Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang

Materi disampaikan di workshop kearsipan Jurusan Pendidikan Ekonomi Fakultas Ekonomi UNNES, Semarang, 23 November 2017

Daftar Pustaka

Kamus Besar Bahasa Indonesia. 2017. Jakarta: Penerbit Gramedia Pustaka Utama.

Kuswantoro, A dan Pramusinto, H. 2017. Penyelenggaraan Kearsipan Fakultas Ekonomi Unnes (Ditinjau Dari Kebijakan Kearsipan, Pembinaan Kearsipan,  dan Sumber Daya Kearsipan). Hasil Penelitian.

Ibnu Khaldun dalam www.kanalinfo.web.id

ww.wikipedia.com

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan