Tata Persuratan dan Kearsipan Ala SPK
Oleh Agung Kuswantoro

Hasil komunikasi saya dengan Ibu Wafi (sekretaris SPK Pusat), bahwa diperlukan tata administrasi persuratan dan kearsipan. Saya membaca dan menelaah berbagai surat (baca:arsip) yang sudah dikeluarkan oleh SPK pada periode 2016-2020.

Mengingat organisasi ini bergerak dalam literasi, persuratannya khas. Keunggulannya dalam segi penilaian surat di luar surat – diantaranya – yaitu bahasa yang baik, benar, dan to the point. Dari penilaian bentuk-bentuk surat – menurut saya – tinggal merapikan saja.

Bentuk surat, bahasa surat, dan bagian-bagian surat adalah gaya khas suatu lembaga/organisasi. Termasuk, SPK ini harus memiliki karakteristik persuratan. Bahasa kerennya, SPK harus memiliki Tata Naskah Dinasnya.

Tujuan diadakannya Tata Naskah Dinas sebagai acuan/pedoman dalam penciptaan sebuah dokumen. Kemudian, Tata Naskah Dinas ini akan nyambung dengan sistem kearsipannya. Minimal dari sisi klasifikasi kearsipan yang nampak dalam hal/perihal dan nomor surat.

Contoh yang sedang dikerjakan oleh Ibu Wafi dan saya yaitu SK pengangkatan pengurus. SK pengangkatan pengurus masuk dalam klasifikasi Hukum/HK. Kemudian, ada subklasifikasi yaitu Surat Keputusan. Surat Keputusan ini diberi nomor 00. Kemudian, Pengangkatan Pengurus diberi nomor 00. Jadi, klasifikasi arsip untuk SK Pengangkatan Pengurus adalah HK.00.00.

Adapun jika ditulis dalam penomoran surat, maka akan muncul nomor: 1/HK.00.00/VIII/2020. Ini misal ya? Karena SPK baru mengeluarkan surat kedua dengan ditulis angka 1. Karena penomoran dimulai dari nol. Nol dihitung satu. Kemudian, nomor yang lain meneruskan dari nomor diatas dengan kode klasifikasi sama.

HK.00.00 menunjukkan klasifikasi arsip yaitu Hukum tentang Surat Keputusan (00 pertama) dan Pengangkatan Pengurus (00 kedua). Romawi VIII menunjukkan bulan Agustus. 2020 menunjukkan tahun diciptakan yaitu tahun 2020.

Asas Kearsipan
Dalam kearsipan ada istilah asas yang digunakan lembaga dalam pengaturan kearsipan. Ada 3 jenis asas yaitu sentralisasi, desentralisasi, dan kombinasi. Sentralisasi artinya SPK yang mengatur dan membuat persuratan dan kearsipan baik di SPK Pusat dan SPK Daerah. Siapa yang menciptakan? Sekretaris Pusat.

Kelebihan sistem sentralisasi adalah tersistem dan seragam. Kompak. Karena semua penciptaan sebuah dokumen rapi, karena dibuat oleh satu orang/satu pintu yaitu sekretaris pusat. Kelemahannya, SPK daerah tidak memiliki kewenangan menciptakan sebuah dokumen.

Kelebihan sistem desentralisasi adalah SPK Daerah memiliki kewenangan dalam menciptakan sebuah dokumen. Misal, membuat surat peminjamkan tempat seminar kepenulisan atau permohonan pembicara yang diadakan oleh SPK Daerah. Siapakah yang menciptakan dokumen tersebut? Sekretaris SPK Daerah. Penciptaan dokumen menjadi tanggung jawab, SPK Daerah. Kelemahannya adalah SPK Pusat tidak bisa mengontrol dari dokumen yang diciptakan oleh SPK Pusat.

Kelebihan sistem kombinasi adalah SPK Pusat dan SPK Daerah sama-sama dapat membuat dokumen yang diciptakannya. Berarti SPK Pusat harus punya tata Naskah Dinas yang akan diciptakan oleh SPK Pusat dan Daerah. Dalam segi kebijakan kearsipannya itu satu. Namun, prakteknya bisa diterapkan di SPK Daerah. Sistem kombinasi bersifat mengurangi atau menutupi kelemahan pada asas sentralisasi dan desentralisasi.

Dari ketiga sistem tersebut, saya butuh masukan dari ketua dan pengurus SPK Pusat, mana yang dipilih? Karena dibutuhkan keputusan dalam asas kearsipan yang akan digunakan. Adapun dampak dari penetapan asas kearsipan, sebagaimana di atas.

Terima kasih atas perhatiannya. Mohon saran dan arahannya dari Ketua dan pengurus SPK Pusat. Mari tertib beradministrasi sebagai bentuk orang yang bijak dan taat hukum. []

Semarang, 11 Agustus 2020
Ditulis di Rumah, jam 01.00-01.30 WIB.