Arsip Itu Ilmu
Oleh Agung Kuswantoro

Saya baru memahami dan menyadari, bahwa arsip itu adalah sebuah ilmu. Awalnya, saya berpendapat, bahwa arsip itu terapan. Atau, praktik saja. Jadi, bicara arsip, maka bicara praktek atas berkas atau warkat.

Berkas tersebut ditata atau dikelola. Namanya saja menata atau mengelola, maka harus dilakukan. Tidak diperdebatkan atau dikaji.

Namun, pemikiran saya itu keliru. Salah besar. Yang benar adalah arsip itu ilmu. Ada filosofi kearsipan tersendiri. Tidak semata-mata bicara arsip itu langsung praktek. Tidak!

Ada sebuah kebenaran yang hakiki dalam kearsipan itu. Jika arsip itu tidak autentik (baca:salah), maka informasi yang terkandung itu salah/keliru. Jadi, ada sebuah kebenaran dalam “diri” arsip.

Lalu, dilihat dari mana kebenaran sebuah arsip itu? Dilihat dari filosofi kearsipan. Filosofi kearsipan meliputi tiga aspek yaitu ontologi, epistimologi, dan aksiologi.

Mari belajar bersama, memaknai ketiga aspek tersebut. Pertama, ada ontologi. Ontologi artinya, apa itu arsip. Sederhananya seperti itu.

Arsip adalah titik titik. Berarti arsip adalah objek kajiannya. Arsip adalah informasi yang terekam yang diciptakan oleh suatu lembaga/organisasi. Mengapa arsip tercipta? Karena ada kegiatan yang “alami” dari suatu administrasi. Ada pula yang memaknai objek (formal) arsip yaitu arsip dinamis dan statis.

Kedua, epistimologi. Arti epistimologi yaitu bagaimana cara mempelajari arsip. Itu makna sederhananya, epistimologi. Cara mempelajarinya, pastinya tidak dengan ‘menebak-nebak’. Atau, asal numpuk berkas. Pastinya, ada ilmunya.

Lalu, bagaimana cara mempelajari arsip? Lihatlah dari siklus arsip. Ada konsep life cycle atau daur hidup arsip yang merupakan cara untuk memandang keseluruhan proses rangkaian arsip, baik itu daur hidup arsip dinamis (records life cycle). Menurut Kennedy (1989:9) pada daur hidup arsip dinamis, dimulai dari penciptaan, distribusi, penggunaan, pengelolaan, dan penyusutan.

Konsep yang serupa disampaikan oleh Betty R. Ricks, yang dimulai dari penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan.

Terakhir, ketiga, aksiologi. Aksiologi artinya manfaat dari arsip. Bicara manfaat arsip, maka akan ada dua pandangan yaitu pandangan tradisional dan sekarang. Pandangan tradisional mengatakan, bahwa arsip sebagai bentuk fisik yang memuat informasi masa lalu. Kebenaran arsip tidak bisa dilepaskan dari kebenaran fisik yang menjadi media rekamnya. Berarti manfaat arsip lebih pada informasi yang melekat pada diri arsip tersebut.

Sedangkan pandangan sekarang mengatakan bahwa arsip merupakan rekaman informasi yang memiliki isi, konteks, dan struktur. Arsip harus memiliki isi, yaitu informasi yang dikandung di dalam arsip. Informasi itu harus berada didalam konteksnya, baik konteks tempat, waktu, dan pelakunya yang mencerminkan sistem administrasi. Arsip harus juga memiliki struktur, berupa simbol struktur huruf, angka, gambar, tanda, petunjuk, dan lain-lain baik dalam bentuk fisik maupun virtual.

Berati manfaat arsip lebih luas sekali dibandingkan dengan pandangan tradisional. Ada manfaat dilihat dari isi, konteks, dan struktur.

Kurang itulah, memaknai arsip itu sebuah ilmu. Mari, dalami lagi ilmu kearsipan. Terapkan ilmu tersebut, pasti akan ada perkembangannya, seperti digitalisisi arsip.

Saya mengucapkan terima kasih kepada Pak Azmi, Pak Andi Kasman, dan Prof. Nandang yang telah menyempatkan berdiskusi bersama saya. Ada pula, Ibu dan Bapak arsiparis dan penata arsip yang menjadikan saya lebih memahami arti sebuah arsip. “Insaf” memahami arsip. Terima kasih sekali lagi dari saya. Salam hormat dari saya. []

Semarang, 27 Agustus 2020
Ditulis di Rumah, jam 00.00-00.45 WIB.