Arsip merupakan sumber informasi di suatu organisasi. Oleh karenanya, keberadaan arsip harus dikelola dengan baik. Pengelolaan (baca manajemen) arsip di organisasi harus memiliki perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi yang jelas, sehingga organisasi tersebut memiliki pedoman kearsipan yang digunakannya.

Fakultas Ekonomi Unnes merupakan salah satu fakultas yang dimiliki oleh kampus konservasi. Diusianya yang kesembilan tahun, pastinya ia sudah memilik banyak dokumen yang tersimpan. Ia harus tetap terjaga keamanannya.

Berdasarkan pengamatan penulis bahwa arsip di Fakultas Ekonomi disimpan oleh petugas pada masing-masing unit di jurusan dan Fakultas. Seperti, Bu Rini, Mba Eka, pak Agung, dan Mas Hayat mengelola arsip jurusan. Pak Tarno, Pak Sri, Mbak Wiwik, dan Mas Narna mengelola arsip fakultas tentang akademik. Pak Yit, Pak Joko Hendro, dan Mba Maya mengelola arsip fakultas tentang kemahasiswaan Mas Puguh, Mas Rahmat dan Mas Zaenus mengelola arsip tentang administrasi umum dan kepegawaian. Pak Kamtono, Mba Wuri, Pak Arbain, dan Mba Ning mengelola arsip tentang keuangan. Mba Yuli, Mba Isma, dan Bu Evita mengelola arsip tentang akuntansi. Mba Sri dan Mba Lusi mengelola arsip rumah tangga dan perlengkapan. Mba Jum mengelola arsip legalisir mahasiswa. Dan pegawai lainnya, yang menyimpan di bagian unit masing-masing.

Maknanya, bahwa asas penyimpanan yang digunakan oleh Fakultas Ekonomi Unnes adalah asas desentralisasi. Kelebihan asas desentralisasi adalah penyimpnan arsip sesuai dengan lingkungan kerja, pengurusan arsip lebih cepat, dan pemindahan dan penyusutan arsip lebih mudah dilakukan. Sedangkan kelemahannya adalah membutuhkan sarana dan prasarana yang banyak, karena tiap unit memiliki tempat penyimpanan arsip. Kelemahan lainnya adalah tidak semua pegawai memahami pengelola arsip dengan baik, karena memiliki latar belakang pendidikan yang bukan dari manajemen atau administrasi perkantoran.

Sebenarnya Unnes memiliki pedoman kearsipan, namun dalam prakteknya pedoman tersebut tidak digunakan oleh unit jurusan atau fakultas. Hasil wawancara penulis terhadap pegawai mengatakan, bahwa pedoman kearsipan Unnes, cakupan permasalahannya banyak. Padahal, pokok permasalahan di unit jurusan dan fakultas belum tentu ada, sebagaimana di Universitas. Misalnya, di jurusan tidak ada pokok permasalahan perbekalan, kepegawaian, keuangan, dan lainnya.

Pengalaman penulis saat mengelola kearsipan di Fakultas Hukum, Pascasarjana (PPS), dan Badan Konsevasi Unnes, bahwa asas penyimpanan arsip yang digunakan adalah desentralisasi. Mengapa menggunakan asas desentralisasi ? karena sesuai dengan kebutuhan organisasi tersebut dan fleksibel dalam pengurusannya. Berikut gambar dari contoh asas penyimpanan di lembaga tersebut