Tahun Emas, Tahun Digitalisasi Arsip

Oleh Agung Kuswantoro

kabar_arsip_001

Hari ini, kita sedang merayakan hari kearsipan nasional yang ke-50. Adapun tema yang diusung dalam perayaan emas ini adalah “Satukan Langkah Menuju Arsip Digital”. Saya sebagai orang yang awam dalam bidang arsip, sangat setuju dengan tema ini. Tema yang dipilih oleh ANRI itu sangat relevan dengan keadaan saat ini. Terlebih, pada masa pandemi Covid-19. Dimana, semua pekerjaan sebisanya dilakukan di Rumah.

Salah satu, “alat” yang “menjembatani” antara rumah dan kantor adalah teknologi. Lalu, bagaimana teknologi dalam bekerja, padahal arsipnya ada di kantor? Jawabnya, sebagaimana tema kearsipan ini, yaitu: didigitalkan, arsipnya. Arsip harus digitalisasi.

“Rumah” digital adalah sistem/aplikasi. Ibaratnya, arsip yang didigitalkan adalah “isinya”, sedangkan “rumahnya” adalah sistem/aplikasi. Beberapa tahun yang lalu, ANRI pernah mengenalkan SIKD/Sistem Informasi Kearsipan Dinamis dan SIKS/Sistem Informasi Kearsipan Statis. Artinya, “rumah” sudah dibuat oleh ANRI. Belum lagi, ada JIKN/Jaringan Informasi Kearsipan Nasional. JIKN, adalah “rumah besar” yang menyambungkan “rumah-rumah kecil” yang ada di Indonesia ini.

Dengan hadirnya, “rumah-rumah” berupa sistem/aplikasi, maka “pemiliki rumah” harus menyiapkan segala kebutuhan yang ada didalamnya. Misalnya: alat scan, kamera, computer, database, flasdisk, memory internal, hard disk, dan alat perekam file lainnya.

Jika alat/peralatannya sudah, maka langkah berikutnya adalah orangnya. Orang yang ada dalam rumah tersebut. “Bisakah orang yang menangani arsip dapat mengoperasikan peralatan tersebut?” Artinya, seorang arsiparis harus memiliki kompetensi yang sesuai dengan zamannya.

Dulu, arsip berwujud kertas. Sekarang, arsip harus bisa diwujudkan dalam bentuk file/gambar yang dapat dinikmati oleh orang lain melalui media yang tanpa batas waktu. Arsiparis harus kompeten. Termasuk, dalam mengolah arsip yang akan digitalkan. Dengan arsip digital ini, informasi kearsipan dapat dinikmati oleh masyarakat dengan cepat.

Mari, di hari kearsipan nasional ini, saya mengingatkan kepada diri saya dan mengajak kepada orang sekitar saya untuk mulai mendigitalkan arsip yang dimilikinya. Simpan dalam folder Anda, agar arsip yang autentik, tetap terjaga dengan baik.

Arsip digitallah yang akan menjawab setiap orang yang akan meminta informasi yang dicari dari diri arsip tersebut. Selamat hari kearsipan yang ke-50. Semoga UNNES bisa mendigitalkan arsipnya dalam Sistem Arsip Digital yang sudah diwadahi oleh lembaga berwawasan konservasi dan bereputasi Internasional tersebut. []

Semarang, 17 Mei 2021

Ditulis di Rumah, jam 21.30- 21.50 WIB.