Tiap orang pasti melakukan komunikasi. Salah satu komunikasi yang digunakan oleh manusia adalah surat. Kelebihannya karena simple, relatif murah dan intim (berasa). Kekurangannya adalah membutuhkan waktu dalam menyampaikannya.

Surat memiliki dua segi yaitu eksplisit dan implisit. Implisit terlihat dari sampul kertas, kerapian, dan tulisan. Eksplisit terlihat dari bahasa, gaya bahasa, dan maknanya.

Menilai surat seperti memaknai orang. Orang memiliki dhohir dan bathin. Dhohir berupa anggota tubuh manusia sedangkan bathin berupa hati.

Orang yang tampan atau cantik itu tidak cukup, jika hatinya buruk. Orang akan memuji jika hatinya baik, meskipun tidak memiliki wajah tampan atau cantik.

Demikian juga surat, orang akan menilai surat secara eksplisit atau bathin. Penerima surat akan menangis, jika surat tersebut menyiratkan kesedihan. Dia akan tersenyum, jika isinya menyiratkan kesenangan. Dia akan takut jika isinya berupa ancaman. Dia akan resah jika isinya mengandung keluhan.

Orang yang tersugesti oleh isi surat dan merasakan dampaknya, maka surat tersebut memiliki hati. Hati surat muncul dari pesan surat.

Tugas seorang pembaca surat adalah menyelami kedalaman pesan surat. Kedalaman ini terukur dari kata yang dipilih, penulisan kata, dan rangkaian kalimat yang digunakan penulis surat.

Juliet selalu menyimpan surat kekasihnya yaitu Romeo yang berisi sebuah pengungkapan rasa cinta. Dia mengarsipkan suratnya di tempat khusus. Logikanya, jika surat tidak berhati mengapa dia masih menyimpannya? Mengapa pula disimpan di tempat khusus? Sebaliknya, mengapa ada orang bunuh diri ketika membaca surat yang isinya berupa penolakan cinta? Mengapa pula, ada surat yang disobek atau dibakar?

Demikian pula surat yang ditulis oleh Presiden Soekarno (saat itu) kepada Panglima Komando Operasi Keamanan dan Ketertiban/ Pangkopkamtib untuk mengambil segala tindakan yang dianggap perlu dalam mengatasi situasi keamanan yang buruk pada waktu itu. Surat sakti tersebut dikenal dengan nama Supersemar atau Surat Perintah Sebelas Maret. Begitu berharganya pesan surat tersebut sehingga bangsa Indonesia mencatatnya bagian dari sejarahnya. Bagaimana jika surat itu hilang? Apakah nilai implisit dan eksplisit itu ada?

Jika surat itu disobek, dibakar, atau hilang maka nilai ada yang melekat dalam diri surat juga lenyap, baik secara implisit maupun eksplisit. Tidak ada artinya arti sebuah kertas atau tinta yang mahal tetapi penerima surat menghilangkan pesan surat. Surat menjadi tak

Itulah bukti bahwa surat punya hati. Semoga kita bisa pandai dan bijak menjadi penulis dan pembaca surat yang memiliki seribu rasa.

pernah dipublikasikan di ekspress Unnes

Tak ada yang meragukan
UNNES konservasi
Terletak di Sekaran
Di tempat yang tinggi
Lingkungannya bersih indah
Bertatakan bangunan nan elok di mata
Memudahkan untuk melangkah
Bersama kecanggihan teknologinya
Internet sebagai jembatan gerakku
Ku temani sikadu sebagai huniannya
Segala informasi terpadu
Siapapun dapat menghampirinya
Diriku yang terawat sistematis
Di rektorat, aku terjamah
Terbelai tangan cekatan arsiparis
Di sana, ia mengolah
Di jurusan pun, aku berada
Dari diriku yang dinamis
Oleh orang-orang cendikia
Sehingga olahanku lebih praktis
UNNES butuh badan lembaga
Agar mengalir nilai gunaku
Dari pioner anak bangsa
Generasi penerus perawatku
Aku ingin menjadi elektronik
Agar ringan langkah kakiku
Membawa kenyamanan untuk publik
Agar mereka mudah menyentuhku
UNNES, juaranya pelayanan prima
Dia tak mungkin mempermainkan
Segala informasi yang diucapnya
Dariku yang terujar
Aku dan Keinginanku
Aku, arsip di UNNES
Tidak ingin diproses manual lagi
Aku ingin dibuat database
Biar sama dengan sitedi
Konservasi harmoni
Aku ingin menjadi bagianmu
Aku dapat berpartisipasi
Yang tersimpan dari inti jiwaku

Karya Agung Kuswantoro

Bersumber dari Senandung puisi Konservasi Unnes dan masuk dalam buku Agung Bercerita Arsip : Praktik-praktik manajemen kearsipan (2015)

Unnes sebagai kampus konservasi selalu berinovasi dalam mewujudkan visi, misi, dan tujuannya. Akselerasi inovasi menjadi tema Unnes di tahun 2016. Berbagai kegiatan telah dilakukan untuk mencapai target Unnes. Hal yang terlupa adalah akselerasi bidang kearsipan, padahal arsip merupakan salah satu tujuan Unnes dalam mewujudkan pelayanan good govermance. Unnes tidak akan dapat memberikan pelayanan prima, jika arsipnya tidak tertata.

Saya sangat senang diakhir tahun 2015, Unnes me-launching SOTK (Struktur Organisasi dan Tata Kelola), dimana terdapat lembaga baru, yaitu UPT Kearsipan. Saya sangat mendambakan terbentuknya organisasi tersebut di Unnes, terlebih Unnes sebagai kampus konservasi atau kampus yang mampu merawat, memelihara, dan menjaga bumi ini, termasuk dokumen atau arsip.

Dulu, saya pernah menuliskan gagasan di website Unnes berjudul Menggagas Lembaga Kearsipan Unnes. Mengapa saya menuliskan tema itu? Karena secara undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan dan peraturan pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU no. 43 tahun 2009.

Dalam Undang-undang tersebut, disebutkan bahwa perguruan tinggi ditunjuk oleh pemerintah untuk mengelola kearsipannya terutama dalam kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi.

Meskipun UPT Kearsipan Unnes baru berdiri di akhir tahun 2015, namun menurut saya belumlah terlambat, walaupun sarana dan prasarana masih minim. Misal, gedung saja belum memiliki. Dimana arsip disimpannya? Namun demikian, menurut saya jangan putus asa dalam menata kearsipan Unnes. Lihatlah bagan akselerasi berikut:

Bagan akselerasi arsip Unnes

Ada empat akselerasi arsip yaitu penguatan kearsipan unit kerja, Sumber Daya Manusia (SDM), sarana dan prasarana, serta Informasi Teknologi (IT). Penguatan kearsipan unit kerja, meliputi penataan arsip di masing-masing badan, biro, lembaga, fakultas, pascasarjana, pengembang bisnis, dan UPT. Jika saya hitung, total berjumlah dua puluh unit kerja. Kedua puluh unit kerja, penataan arsip manualnya harus tertata rapi terlebih dahulu.

Penguatan SDM, dalam hal ini adalah arsiparis, minimal ada dua puluh arsiparis. Bagaimana percepatan menciptakan dua puluh arsiparis tersebut? Dengan bekerja sama dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menyelenggarakan In House Trainning (IHT) selama satu/dua pekan. Mereka didiklat agar menjadi Arsiparis Perguruan Tinggi yang handal.

Penguatan sarana dan prasarana meliputi penyediaan depo arsip di masing-masing unit kerja dan gedung kearsipan Unnes. Saya berpendapat membuat depo-depo arsip di unit kerja, kata kuncinya adalah komitmen pimpinan di unit kerja. Sederhananya, pimpinan berkomitmen menyediakan satu ruang berupa depo arsip. Depo arsip tidak akan terwujud jika, tidak ada komitmen dari pimpinan.

Penguatan IT dapat dilakukan dengan pembuatan aplikasi yang include dalam website arsip.unnes.ac.id. Aplikasi ini berupa arsip aktif, inaktif, dan statis. Menurut saya, aplikasi ini dapat diterapkan bersama dengan penataan arsip. Jadi saat menata, sekaligus memasukkan database kearsipannya ke aplikasi kearsipan.

Keempat penguatan inilah yang saya sebut sebagai akselerasi bidang kearsipan. Unnes harus yakin dalam kesuksesan bidang kearsipan, melalui komitmen pimpinan untuk memberikan pelayanan yanag terbaik. Sehingga “good govermance” yang menjadi tujuan Unnes dapat tercapai. Amin.

Semarang, 7 Maret 2016

Agung Kuswantoro

Tulisan ini dibuat untuk mengikuti lomba blog dosen dan tendik. Tulisan adalah karya saya sendiri dan bukan jiplakan.

Aplikasi yang akan dibuat oleh Tata Usaha Universitas Negeri Semarang (Unnes) berupa surat masuk dan surat keluar, bukanlah hal yang mudah. Sepengetahuan saya aplikasi tersebut sudah pernah dibuat oleh Tata Usaha (TU) Unnes, namun karena ada terkendala teknis, aplikasi tersebut belum bisa diterapkan di lingkungan kampus konservasi.

Melihat keadaan tersebut, TU Unnes berinisiatif membuat sistem informasi surat masuk dan keluar. Saya langsung menangkap peluang ini dengan “nebeng” sistem tersebut. Saya selaku koordinator layanan arsip harus memaknai peranan sistem tersebut. Pastinya, ada berkas atau dokumen yang akan disimpan. Dalam sistem tersebut, pasti ada surat yang akan diarsip oleh universitas. Terlebih, sistem ini akan diterapkan di lingkungan Unnes. Dengan sendirinya, akan ada “lalu lintas” dokumen yang “padat” untuk dinilai.

Sistem tersebut, tak sekedar aplikasi surat saja, namun harus melihat konten surat tersebut. Misal surat keputusan pengangkatan dosen atau kerjasama universitas dengan lembaga atau instansi. Secara tata persuratan, jika sudah jadi yang terpenting surat keputusan tersebut sudah dibuat dan diterima oleh yang bersangkutan. Namun, berbeda jika orang kearsipan memandangnya. Nilai surat pengangkatan pejabat atas kerjasama dengan lembaga memiliki nilai guna informasi, jadi harus disimpan. Bahkan, dalam konten (isi) surat tersebut berlaku masa berlakunya surat keputusan atau retensi arsip tersebut. Jika arsip tersebut termasuk arsip inaktif atau universitas, maka universitaslah yang akan menyimpan. Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar berikut:

Bagan Surat Masuk

 Terlihat jelas bahwa dalam sistem tersebut, ada kebutuhan arsip yaitu penyimpanan. Nah, disinilah letak “nebeng” sistemnya. Arsip menjadi penilai surat-surat yang akan disimpan. Arsip memiliki “akun” berupa kewenangan untuk dimusnahkan atau dipelihara arsip tersebut. Oleh karenanya melalui pembuatan sistem persuratan oleh TU Unnes, diharapkan ada nilai tambah dalam kearsipan Unnes. Semoga tulisan ini bermanfaat, terutama dalam inovasi akselerasi Unnes menuju PTN Badan Hukum

Tulisan ini dibuat untuk mengikuti lomba blog dosen dan tendik. Tulisan adalah karya saya sendiri dan bukan jiplakan.