Selalu ada kerepotan dadakan saat sebuah unit kerja menghadapi audit mutu internal. Kerepotan yang sama juga dialami pegawai saat harus mengisi Sasaran Kerja Pegawai (SKP) atau pendataan ulang secara elektronik Pegawan Negeri Sipil (e-PUPNS). Bisakah kesibukan semacam itu disiasati?

Saat menghadapi kegiatan yang bersifat administrasi, biasanya kita akan membuka lemari arsip (filing cabinet) dan map berisi dokumen-dokumen yang dibutuhkan. Padahal, jika kita cermati bahwa kegiatan-kegiatan diatas pasti menimpa setiap orang yang bekerja, baik tenaga kependidikan (tendik) atau pendidik (dosen).

Misalnya, SKP merupakan target setiap pegawai dalam melakukan tugasnya. Namun, kadang kita dibuat repot dengan urusan tersebut. Mulai dari mencari, men-scan, menggandakan, menyimpan kembali, dan pengiriman dokumen tersebut. Pekerjaan tersebut membutuhkan waktu yang tidak pendek, bahkan dibutuhkan perhatian khusus dalam menyelesaikannya agar tidak keliru atau salah dalam mengurus dokumen-dokumen tersebut. Kemungkinan juga, dalam mengerjakan dibantu oleh orang lain agar cepat selesai.

Tiga Pembenahan

Melengkapi persyaratan administrasi, sebenarnya , adalah pekerjaan sederhana. Namun tanpa dukungan arsip yang baik, pekerjaaan itu terasa berat dan merepotkan. Oleh karena itu, perlu dilakukan tiga pembenahan dari mulai yang terkecil dalam diri setiap pegawai dan unit kerja.

Pertama, pegawai mulai membiasakan menyimpan arsip (baca: dokumen) berdasarkan subjek permasalahan. Misal surat tugas, ijasah, workshop, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan lainnya. Tiap kita mendapatkan berkas tersebut, simpan berdasarkan masalah, kemudian dimasukkan kedalam map yang telah diberi nama atas subjek masalah.

Kedua, men-scan dokumen tersebut dalam suatu file dengan penamaan atas subjek atas dokumen tersebut. Hal ini dimaksudkan agar kita memiliki softfile atas dokumen tersebut. Jadi, selain kita memiliki hard-nya, kita juga memiliki soft­-nya. File tersebut kita simpan di komputer atau flasdisk. Jangan menyimpan hanya dalam satu tempat saja (komputer) untuk menghindari komputer tersebut terkena virus atau rusak (corrupted file).

Ketiga, menguatkan arsip di unit kerja. Hal ini dilakukan apabila pegawainya sudah disiplin dalam pengarsipan pribadinya, maka tahapan berikutnya adalah membuat depo arsip di masing-masing unit kerja. Unit kerja meliputi fakultas, PPs, lembaga, biro, UPT, badan, dan satuan pengembang bisnis untuk mengelola kearsipannya.

Dalam sistem pengolaan kearsipan di Unnes disebutkan bahwa azas yang digunakan adalah gabungan sentralisasi-desentralisasi. Pusat sebagai sentralisasi mengatur arsip yang berisi kebijakan, standar, pedoman, dan pengelolaan arsip inaktif yang memiliki jangka simpan lima tahun atau lebih. Adapun unit kerja sebagai desentralisasi mengatur kepengurusan naskah dinas, pengelolaan arsip aktif dan inaktif yang memiliki jangka waktu simpan kurang dari tahun (Pedoman Arsip Dinamis Unnes, 2013:17).

Terlihat jelas bahwa arsip di unit menjadi kewenangan unit bersangkutan untuk mengelolanya. Dalam mengelolanya tiap unit menyimpan arsip sendiri-sendiri yang ada di masing-masing subunit, seperti keuangan, kepegawaian, akuntansi, akademik, dan kemahasiswaan, serta dosen selaku panitia kegiatan. Hal ini menjadikan arsip tidak terpola dengan seragam di satu unit tersebut.

Klasifikasi

Jika ada dokumen yang tidak sesuai dengan format yang telah ditentukan unit kerja, maka dapat dikatakan surat tersebut tidak valid. Maknanya, surat tersebut tidak resmi dikeluarkan oleh unit tersebut. Penentuan tata naskah surat dinas masuk-keluar serta dokumen lainnya yang diatur oleh unit harus menjadi Standar Operasional Prosedur (SOP) bagi pegawai yang akan membuat dokumen. Ibaratnya, agar pekerjaannya selamat, harus mengikuti SOP di unit kerja. Atau, agar dokumen tersebut itu autentik, maka harus sesuai dengan SOP di unit kerja.

Setelah sesuai SOP, langkah berikutnya adalah penentuan pola klasifikasi yang digunakan. Berdasarkan pengamatan saya, tiap unit memiliki karakteristik kerja yang berbeda-beda. PPs memiliki dokumen yang dikeluarkan oleh prodi-prodi S2 dan S3. Fakultas memiliki dokumen yang terdiri dari perkuliahan (akademik), kepegawaian, keuangan, akuntansi, perlengkapan, kemahasiswaan, ketatausahaan, dan sarana prasarana, serta gugus kerja. Demikian badan atau biro, jelas berbeda karakteristik arsip yang disimpannya. Oleh karenanya, dalam penentuan pola klasifikasi harus dilakukan identifikasi kebutuhan yang jelas sesuai dengan unit kerja. Kemudian, identifikasi tersebut disesuaikan dengan pola klasifikasi yang dimiliki Unnes (2013). Dengan demikian, pola klasifikasi yang ada di unit kerja sesuai dengan pola klasifikasi yang ada di universitas (pusat).

Langkah selanjutnya, setelah memiliki pola klasifikasi kearsipan adalah penataan arsip. Dalam penataan arsip yang harus diperhatikan adalah sarana prasarana arsip memadai. Selain itu, dibutuhkan tenaga (arsiparis) yang memahami dalam peletakan dan penempatan arsip. Mengapa demikian? Karena arsip yang akan ditata sudah sesuai dengan pola klasifikasi, jadi tidak asal meletakkan atau menempatkan arsip.

Kedepan, jika pola klasifikasi hingga pemusnahan arsip di unit kerja sudah berjalan, maka sistem informasi kearsipan (e arsip) dengan sendiri akan lebih mudah, karena konsep manualnya sudah tertata dengan apik. Jadi, dasar arsip manual harus sesuai dengan kaidah dalam manajemen kearsipan dan peraturan agar dalam sistem informasi arsip juga sesuai dengan kaidahnya dan cepat pula dalam pembuatannya karena adanya kaidah laci, guide, dan map virtual.

Semoga dengan tahapan-tahapan di atas akan muncul depo arsip di masing-masing unit kerja di lingkungan Unnes. Dengan adanya kearsipan di tiap unit menjadikan arsip lebih tertata. Jika ada kegiatan sebagaimana dalam paragraf pertama, kita dapat meminjamnya di bagian kearsipan unit kerja. Tidak harus mencari atau meminta salinan dokumen ke dosen yang bersangkutan atau penanggungjawab kegiatan, karena dosen atau pegawai tersebut sudah menyerahkan berkas salinannya ke depo kearsipan di unit kerjanya, setelah mendapatkan disposisi dari Wakil Dekan (Wadek) atau Kepala Tata Usaha (Kabag TU), kemudian depo arsip akan membuatkan berita acara serah terima arsip tersebut. Demikian juga, saat pegawai tersebut membutuhkan dokumen pribadi yang disimpannya, ia dengan cepat akan menemukan file tersebut yang telah disimpannya dengan penamaan subjek permasalahan yang jelas.

– Agung Kuswantoro, dosen pendidikan administrasi perkantoran Unnes, penulis Agung Bercerita Arsip: Praktik-Praktik Manajemen Kearsipan (2015)

Tulisan pernah dipublikasikan di www.unnes.ac.id