Pertanyaan itulah yang menjadi dasar bagi saya untuk menyampaikan materi tentang Focus Group Discussion (FGD) yang diselenggarakan oleh FMIPA Unnes. Acara yang dihadiri oleh semua tenaga kependidikan FMIPA Unnes. Acara dilaksanakan pada Rabu (16/3/2016) di Gedung E5, Kampus Sekaran Unnes. FMIPA Unnes sebagai unit kerja di lingkungan Unnes memiliki andil yang sangat besar dalam menyokong Unnes sebagai Kampus Konservasi. Terlebih, FMIPA Unnes juara pertama di lingkungan Unnes karena memiliki berbagai prestasi, keunggulan akademik maupun non akademik dibanding dengan fakultas lainnya di Unnes, termasuk dalam bidang pelayanan prima. Salah satu wujud pelayanan prima adalah pemberian informasi yang terkandung di sebuah arsip. Oleh karenanya, FMIPA Unnes harus menjadi penyemangat fakultas lain untuk menata kearsipannya.

Berdasarkan pengamatan saya, bahwa kearsipan Unnes yang berbasis unit kerja belum tertata dengan rapi. Mengapa belum rapi? Karena penyimpanan arsip masih dalam sub unit kerja dan belum ada tenaga khusus (arsiparis) yang menangani kearsipan. Selain itu, sarana prasarana kearsipan yang belum memadai, seperti depo arsip. Seharusnya unit kerja memiliki depo arsip, tenaga arsiparis, dan berbagai alat kearsipan, seperti filling cabinet atau mobile file, atau yang lainnya. Namun, untuk mewujudkan itu semua, tidaklah mudah dibutuhkan sebuah komitmen yang besar dari pimpinan. Karena pimpinan itulah yang akan membuat kebijakan dan memotivasi dalam mewujudkan penataan kearsipan di unit kerjanya. Meskipun demikian, untuk menata arsip di unit kerja saat ini belumlah terlambat. Untuk memulai menata arsip, ada beberapa langkah yang perlu dilakukan, yaitu membuat prosedur kerja pola (model) kearsipan, mengidentifikasi kebutuhan kearsipan unit kerja, penyimpan depo arsip, dan pengelolaan arsip.

Standar Prosedur Kerja

Membuat prosedur kerja atau Standar Operasional Prosedur (SOP) kearsipan haruslah jelas. Hal yang perlu diperhatikan adalah pencipta arsip. Pencipta arsip yang dimaksud adalah orang, pembuat dokumen, atau asal mula arsip itu muncul. Misal ada surat masuk, surat keluar, atau dokumen itu dibuat. Skema atau alur surat masuk dimulai dari front desk, kemudian dicatat dengan melampirkan lembar disposisi, kemudian penerima surat seperti dekan atau wadek akan memberikan disposisi surat tersebut atau hanya disimpan (diarsipkan) dari surat tersebut.

Gambaran alur tersebut menunjukkan bahwa pekerjaan penataan arsip muncul dalam surat masuk. Demikian juga saat penanganan surat keluar atau dokumen lainnya, pasti ada sebuah warkat yang akan disimpan. Oleh karenanya, SOP itu haruslah jelas agar pencipta arsip dan penyimpan arsip dapat terkendali. Berikut contoh flow chart surat masuk, keluar, dan beberapa dokumen yang dihasilkan oleh sub unit (gugus, bagian keuangan, akademik, kepegawaian, akuntansi, sarana prasarana, dan lainnya). Berikut contoh alur pemprosesan surat masuk di Fakultas Ekonomi (FE) Unnes.