PPs UNNES adalah unit kerja di UNNES yang menyelenggarakan khusus pendidikan strata dua dan tiga, sehingga ia memiliki peran yang sangat vital dalam kemajuan UNNES. Oleh karenanya, perlu dokumen atau arsip yang dikelolanya harus ditata sebagai dasar dalam membuat kebijakan atau keputusan atas informasi yang tersaji dalam arsip tersebut.

UNNES telah memiliki pola klasifikasi, Jadwal Retensi Arsip (JRA), tata naskah surat dinas, pengelolaan arsip dinamis, dan pedoman lainnya mengenai kearsipan. Namun, itu semua perlu didukung oleh unit kerja, salah satunya PPs UNNES. Bagaimana agar arsip di PPs UNNES dapat tertata? Jawaban yang sangat singkat adalah membuat Record Center PPs UNNES. Namun, untuk mewujudkan record center bukan hal yang mudah. Mengapa demikian? Dibutuhkan komitmen yang kuat dari pimpinan dan sumber daya yang kompeten. The right man on the right place atau penempatan orang sesuai dengan tempatnya menjadi prinsip utama dalam penataan arsip. Jangan sampai penataan arsip dilakukan asal saja. Menata arsip memiliki kaidah dan pola tersendiri. Oleh karenanya perlu dirancang.

Adapun rancangannya ada beberapa tahap. Pertama, unit kerja (PPs UNNES) harus memiliki SOP (Standard Operational Prosedure) mengenai pola klasifikasi kearsipan dan tata naskah dinas. SOP sebagai pedoman orang yang bekerja agar sesuai  prosedur sehingga tujuan organisasi cepat tercapai. Ilustrasinya saat orang pekerja bangunan akan masuk ke gedung yang sedang dikerjakan, maka ia akan memakai helm, rompi warna cerah, sepatu, membawa peralatan kerja, dan bekal lainnya. Tujuannya ia memakai atribut seperti itu adalah agar ia selamat dan menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.

Lantas, bagaimana penata dokumen dalam mengelola arsip? Pastinya, dibutuhkan SOP sebagaimana pekerja bangunan akan masuk ke gedung. Penata dokumen menuliskan surat masuk-keluar ke buku agenda, membuat kartu kendali, mengklasifikasikan, memberkas arsip, menyimpan arsip, memelihara arsip, mengamankan arsip, dan menyusutkan arsip. Setiap pekerjaan penata dokumen pasti memiliki langkah kerjanya agar ia selamat dan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan seperti arsip hilang atau merasa sudah menerima arsip, padahal belum menerima arsip. Oleh karenanya, SOP kearsipan di PPs UNNES sangat dibutuhkan, sebagai acuan penata dokumen dalam bekerja.

Kedua, unit kerja memiliki sumber daya (penata dokumen) yang potensial dibidang administrasi. Hal ini sangat penting, karena menata arsip dibutuhkan profesionalitas, sehingga kita mengenal arsiparis, dimana ia memiiki tugas utama menata arsip. Kenyataan selama ini, ada rotasi pegawai pada penata dokumen atau tendik, namun UNNES masih terbatas dalam tenaga arsiparisnya, sehingga menyulitkan dalam penataan arsip. Oleh karenanya, cara yang harus ditempuh  adalah menguatkan SOP dan memberikan pelatihan dan pendampingan dalam kearsipan.

Ketiga, menata arsip membutuhkan ruangan atau record center. Tujuannya adalah menyimpan arsip atau depo arsip dari masing-masing subunit atau prodi. Depo arsip ini menjadi  pusat penyimpanan arsip PPs UNNES. Arsip yang aktif masih disimpan di subunit atau prodi, sedangkan arsip yang masa umurnya sudah habis dan masih berguna, serta memiliki nilai guna, maka disimpan di depo arsip. Untuk memindahkan arsip dari subunit kerja ke unit kerja atau record center atau depo arsip juga harus sesuai dengan prosedur, yaitu dengan mencatat arsip mulai dari judul arsip, tahun arsip, pola klasifikasi, jumlah arsip, bentuk arsip, dan retensi arsip.

Cara penyerahan arsip bukan berwujud berkas-berkas yang dibendel tali rafiya atau berkas yang dimasukkan ke kardus, kemudian dikirim ke depo arsip. Sebelum dikirim ke depo arsip, dibuatkan berita serah terima arsip dari subunit kerja ke unit kerja. Jadi, bukan asal mengirim berkas ke record center.

Ketiga rancangan itulah yang dapat kita lakukan dalam menata arsip, khususnya membuat record center. Memang bukan hal mudah untuk menciptakan arsip yang rapi dan tertib, sehingga penemuan kembali (finding) arsip dapat cepat ditemukan. Semoga arsip PPs UNNES dapat tertata dengan  rapi sesuai dengan kaidah manajemen kearsipan. Sukses untuk kita semua. Amin.

Semarang, 7 September 2016

Agung Kuswantoro