Efektifkah Aplikasi (Sistem)?

Oleh Agung Kuswantoro

Mendengarkan dan menyimak materi yang disampaikan oleh Dr. Eng. Imam Machdi, MT sangat menarik. Imam Machdi adalah Asdep Perumusan Kebijakan dan Koordinasi Pelaksanaan SAP dan Penerapan SPBE. Pengalaman dan pendidikannya sangat cocok materinya. Imam Machdi menguasai betul konsep-konsep sebuah aplikasi. Imam Machdi menjelaskan infrastruktur yang harus dipenuhi dalam sebuah aplikasi mulai kebutuhan, keuangan, sumber daya manusia, dan sistem keamanan. Mari kita kaji satu-satu.

Sebuah aplikasi berawal dari proses bisnisnya. Alurnya harus ceto welolo. Termasuk pekerjaannya apa saja setiap point yang harus dilakukan. Bukan IT-nya diperkuat dulu, tetapi identifikasi setiap kebutuhannya. Baru setelah itu memiikirkan IT-nya.

Bicara IT tidak lepas dari keuangan. Membuat aplikasi tidaklah murah. Butuh biaya yang tidak sedikit. Oleh karenanya perlu direncanakan dan dianggarkan mengenai kebutuhan dalam IT.

Setelah IT-nya disusun, kemudian dipikirkan siapa yang mengoperasionalkan? Disinilah letak sumber daya manusianya. Pastinya, harus mumpuni dalam bidangnya. Jangan menunjuk atau orang yang mengoperasionalkan yang belum memahami konteks (isi) yang ada dalam aplikasi tersebut.

Setelah itu, perhatikan keamanannnya. Pernahkah kita mengisi pendaftaran Facebook? Di Facebook kita mengisi data kelahiran dan alamat lokasi. Padahal kita saat mengisi data kelahiran adalah membuka kerahasiaan diri kita. Dalam bidang perbankan data kelahiran itu sangat rahasia. Namun, justru kita membuka dan memunculkannya saat kita berulang tahun, serta Facebook pun mengucapkan ucapan selamat ulang tahun.

Lalu, saat mengisi alamat lokasi, sadarkan mungkin disekitar kita ada orang yang mengintai? Jika ada orang yang (semoga tidak terjadi) berniat jahat, maka sesungguhnya dia sedang membocorkan keberadaannya. Disitulah letak keamanannya. Mungkin kita tidak sadar saat mengisi identitas tersebut. Oleh karenanya, kita jangan terlalu membuka diri kita melalui media (akses internet).

Dari sisi manajemen sebuah sistem itu efektif, terbukti cepat dan tidak ribet. Semua informasi mudah diperoleh, cukup dengan meng-kik bisa diperoleh informasi tersebut. Dari sisi manajemen ternyata juga tidak efektif. Misal, apakah di instansi Ibu/ Bapak memiliki sistem kepegawaian? Dapat dipastikan, jawabannya memilikinya. Ada 10 instansi, ada 10 pula sistem kepegawaian. 1 sistem butuh dana, berarti ada 10 pendanaan. Nah, disinilah muncul ketidak efesiensinya dalam bidang anggaran. Dari data Imam Machdi ada 65% lembaga yang memiliki sistem tersebut, selebihnya 35% lembaga memiliki pusat data sendiri.

Hal ini menjadi Pekerjaan Rumah (PR) bagi kementerian atau lembaga yang tinggi. Coba muncul sistemnya dari atas terlebih dahulu, maka lembaga yang dibawahnya pasti akan menggunakannya. Dana pun lebih irit. Lembaga yang dibawahnya, tidak membuat proposal kegiatan untuk membuat sistem tersebut.

Lalu, bagaimanakah e-goverment dalam bidang kearsipan? Saya belum bisa menuliskannya, karena sedang dirancang oleh Pemerintah. Minimal ANRI melalui JIKN dan SIKD menjadi simpul-simpul dalam bidang kearsipan di Kabupaten/ Kota/ Perguruan Tinggi . Simak pula materi yang sedang disampaikan oleh Imam Machdi. Hingga tulisan ini ditulis, materi masih disampaikan oleh Imam Machdi. Terima kasih.

Batam, 28 September 2017