Sinkronisasi SIRADI dan SIKD

Oleh Agung Kuswantoro

Hari ini, Kamis (19/4/2018) hari yang penting bagi UNNES, khususnya bagian Tata Usaha dan UPT Kearsipan UNNES untuk menyinkronkan SIRADI dan SIKD. Perlu diketahui, SIRADI—singkatan dari sistem Surat Dinas—dan SIKD—singkatan dari Sistem Informasi Kearsipan Dinamis. Kita (Tata Usaha dan UPT Kearsipan UNNES) akan mensikonisasi dari kedua sistem tersebut.

Mengapa perlu disinkronisasikan? Karena untuk melaksanakan prinsip efektivitas dan efesien. Efektifivitas dalam hal percepatan mencapai tujuan yaitu terlaksananya atau terbentuknya sistem tersebut. Efesien dalam hal waktu dan biaya, serta jumlahnya sistem yang ada di UNNES. Secara waktu itu singkat. Secara biaya itu murah dan hemat. Secara tampilan menu sistem itu sederhana. Dan, secara jumlah sistem di UNNES itu tidak terlalu banyak.

Atas dasar itulah mengapa pentingnya sinkronisasi. Perlu diketahui bahwa SIRADI ini mejadi “dapur” persuratan yang di UNNES. Baru-baru ini, SIRADI diintegrasikan ke SIREMUN (sistem Remunerasi) di UNNES. Dengan pengintegrasian ini, maka saat perhitungan remunerasi tidak mengentri surat yang telah ter-upload di SIRADI. Mengapa demikian? Karena sudah terintegrasi.

Sekarang, sistem tersebut disinkronisasi ke kearsipan (SIKD). Saya sepakat dengan sinkronisasi tersebut. Mengapa? Berdasarkan pengamatan saya menu atau fitur yang ada di-SIRADI tak kalah dengan menu atau fiture yang ditawarkan oleh SIKD. Dasar SIRADI juga sesuai dengan Permenristekdikti Nomor 51 tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas. Selain itu, pembagian unit kerja dan operator serta pejabat yang menggunakan (hak akses) menggunakan sudah dipetakan.

SIRADI di UNNES sudah diterapkan sejak tahun 2016. Tidak hanya melayani surat dinas untuk pegawai kantor saja, tetapi juga untuk layanan surat izin observasi dan penelitian. Jadi, sudah sampai pada taraf paling bawah, dimana mahasiswa juga dapat mengaksesnya untuk kepeluan akademik. Hingga sekarang, sistem tersebut masih digunakan.

Dalam acara sinkronisasi ini, kita akan mengoptimalkan bagaimana solusi terbaik dari sistem kearsipan di UNNES. Bukannya, menciptakan sebuah sistem baru. Namun, mengoptimalkan segala sesuatu yang ada menjadi lebih baik. Oleh karenanya, dihadirkan pula ahli SIKD dari ANRI yaitu bapak Tasdik Eko Pramono S.Kom, MT CHFI dan programmer UPT TIK UNNES yang menangani SIRADI dan prototype SIARDI (yaitu Kiki Baehaki dan Mas’ul Fauzi. Semoga menemukan hasil yang terbaik dari sinkronisasi kedua sistem ini.

Semarang, 19 April 2018