BIMTEK SISTEM INFORMASI ARSIP DINAMIS

Sistem Informasi Surat Dinas (SIRADI) adalah sebuah sistem informasi manajemen berbasis website yang membantu dalam pengelolaan tata naskah dinas di UNNES. SIRADI ini memberikan kemudahan dan kecepatan dalam pengelolaan surat dinas yaitu pengelolaan manajemen administrasi surat masuk, manajemen disposisi surat masuk, dan manajemen administrasi surat keluar dalam satu sistem dokumentasi dan perekaman data surat dinas secara elektronik.

Hingga saat ini, surat yang ada di SIRADI belum ada perlakuan untuk disimpan atau disusutkan/musnah. Oleh karenanya perlu, ada sistem yang menangani hal itu. ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) membuat rancangan sistem tersebut yang diberi nama SIKD. SIKD singkatan dari Sistem Informasi Kearsipan Dinamis. Aplikasi ini adalah web based application dan bersifat multi user.

Menurut ketua kegiatan, Agung Kuswantoro mengatakan bahwa peserta kegiatan ini berjumlah 55 orang yang terdiri dari kasubbag umum dan operator dari masing-masing unit di lingkungan UNNES. Tujuan kegiatan ini adalah Untuk meningkatkan pengetahuan dan pemahaman para petugas kearsipan mengenai pengelolaan arsip, memahami dan melaksanakan pengaturan dan penyimpanan arsip sehingga mempermudah penemuan arsip kembali serta mengetahui implementasi kebijakan atau regulasi bidang kearsipan melalui sistem informasi kearsipan dinamis.

Acara dibuka oleh Kepala UPT Kearsipan UNNES, Dr. H. Muhsin, M.Si. Ia mengatakan melalui kegiatan ini, tiap unit kerja dalam mengelola kearsipannya dengan baik. Petunjuk kearsipan harus diperhatikan, seperti pemberkasan hingga penyusutan arsip.

Hadir dalam bimtek tersebut, pengembang sistem kearsipan UNNES yaitu Mas’ul Fauzi. Ia memaparkan fungsi-fungsi dalam sistem kearsipan tersebut. Aplikasi SIKD memiliki fungsi-fungsi seperti pengaturan struktur organisasi dan pengguna, pengaturan klasifikasi keamanan dan akses, pengaturan klasifikasi arsip, penetapan jadwal retensi arsip, pengaturan berkas, registrasi (pemberkasan) arsip, dan fungsi lainnya.

Diharapkan melalui kegiatan ini, tiap-tiap unit kearsipan dalam mengelola kearsipan dengan baik. daur hidup arsip harus dilakukan, agar arsip dinamis mudah ditemukan saat dibutuhkan.