Mengevaluasi Persuratan dan Kearsipan UNNES

Oleh Agung Kuswantoro

Hari ini Kamis (17 September 2020), saya dapat tugas dari pimpinan untuk menyampaikan evaluasi sistem persuratan dan kearsipan UNNES. Di tengah-tengah jadwal saya yang padat, saya mengusahakan bisa hadir dan menyampaikan beberapa informasi terkait persuratan dan kearsipan UNNES. Berikut poin-poin yang akan saya sampaikan:

1. Orisinalitas surat. Lihatlah tata naskah dinas UNNES. Bagian-bagian surat, mohon diperhatikan lagi. Mulai dari kop hingga tembusan.

2. Perbedaan antara surat dan dokumen. Sehingga, ada sistem yang berkaitan dengan surat dan dokumen (baca:arsip). Kalau terkait masalah uang, ada akuntansi dan keuangan. Ujungnya, akan ada sistem persuratan dan kearsipan. Ujungnya juga, akan ada, sistem keuangan dan sistem akuntansi.

3. Penyimpanan surat dan arsipnya. Bagaimana penciptaan sebuah surat (baca:arsip). Lalu, bagaimana penyimpanan surat selama ini, bagaimana? Apakah secara elektronik atau manual? Jika secara manual, bagaimana penyimpannya? Dan, jika secara elektronik, bagaimana penyimpanannya?

4. Bagaimana penomoran yang di UNNES? Apakah menjadi satu dengan SIRADI dimana nomornya diurutkan seluruh UNNES?

5. Klasifikasi arsip pada penomoran surat. Bagaimana klasifikasi arsip pada penomoran surat? Cek peraturan yang terkait.

6. Evaluasi sistem kearsipannya. Apakah ada surat/file dalam sistem tersebut yang akan diarsip? Apakah sudah bisa mengisi setiap itemnya? Mulai dari umur arsip aktif, inaktif, dan keterangan (disimpan, musnah, dan dinilai kembali).

Kurang lebih ada enam point yang akan dievaluasi yang akan disampaikan dalam kegiatan ini. Dimana fokusnya pada kinerja persuratan dan kearsipan. Evaluasi belum pada tahap sarana prasarana, operator, dan kebijakan persuratan dan kearsipan.

Yuk kita bahas, satu persatu.

Pertama, orisinalitas. Tata  Naskah Dinas, coba dibuka. Kita main tebak-tebakan saja. Mana yang benar?

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN atau KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI?

Nomor :

Hal      :

atau

Nomor             :

Lampiran         :

Lampiran atau Lamp.?

Hal : 1 lembar atau

Hal : 1 (satu) lembar?

Hal : Undangan (tulisan italic dan tebal) atau

Hal: Undangan (saja. Tidak italic dan tebal)?

Yth. Bapak Rektor

Atau Yth. Rektor?

Yth…di Semarang atau

Yth……Semarang?

Tembusan:      Agung

1. Rektor NIP

atau

Tembusan:

1. Rektor Agung

NIP

NIP atau NIP. ?

Wakil Rektor Bid. Adminitrasi Umum

Atau

Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan ?

1. atau a.n. ?

Kedua, perbedaan antara surat dan dokumen. Surat itu dokumen. Tapi, tidak semua dokumen berisi surat. Lalu, dokumen dan surat akan menjadi arsip. Oleh karenanya, antara surat dan dokumen itu memiliki sistem kearsipan tersendiri. Surat punya sistem manajemen persuratan. Arsip punya sistem manajemen kearsipan. Surat itu bisa dikatakan, nanti menjadi arsip. Sehingga, akan memiliki nilai guna.

Contoh yang paling nyata adalah dalam sistem persuratan sudah nyambung dengan sistem remun. Lalu, nyambung ke sistem kearsipan. Sistem persuratan sebagai “pintu” awal dalam kedua sistem tersebut.

Ketiga, penyimpanan surat dan arsip. Di unit Bapak Ibu dalam menyimpan surat dan arsip, apakah ada perbedaan tempatnya? Misal, surat itu disimpan di filing cabinet atau lemari? Arsip yang sudah berumur lima tahun disimpan di mana? Apakah di map?

Demikian juga, jika dokumen atau suratnya berupa file, disimpan dimana? Jika berupa file di SIRADI, apakah suratnya dilampirkan/discan? Jika melampirkan, apakah dampaknya? Jika tidak melampirkan, apakah dampaknya?

Jadi, ada perbedaan dalam cara penyimpanan arsip yang manual dan elektronik. Sehingga, dibutuhkan prosedur dalam penyimpanan surat dan arsip di unit-unit.

Keempat, penomoran. Penomoran yang ada di SIRADI: Apakah berlaku seluruh UNNES? Artinya, nomor satu hingga kesekian itu untuk Rektorat, Biro, Lembaga, UPT, Badan, Fakultas, PPs, dan unit-unit lainnya. Mengapa saya bertanya seperti itu? Karena asas kearsipan menggunakan sistem kombinasi. Kombinasi dari asas sentralistik dan desentralistik.

Kelima, klasifikasi arsip pada penomoran surat. Dulu, di UNNES pernah klasifikasi arsip pada penomoran seperti ini, B/001/UN.37.1/TU.01.01/2020. Apa artinya? Sifat surat biasa. Urutan nomor satu. Dikeluarkan oleh Fakultas Ilmu Pendidikan. Berisi tentang tata usaha surat masuk tentang perizinan. Surat tersebut dikeluarkan pada tahun 2020.

Nah, bagaimana sekarang klasifikasi arsip pada penomoran surat? B/001/UN.37.1/TU/2020. Apakah ada yang hilang? Jika ada, dimana? Mengapa hilang? Lalu, bagaimana yang sesuai aturan?

Terakhir, keenam, evaluasi sistem kearsipan. UNNES sudah memiliki sistem kearsipan dan persuratan. Apakah Ibu Bapak sudah mengoperasikan sistem SIRADI dan KEARSIPAN? Apakah ada kendalanya? Untuk sementara dalam pengamatan saya, hanya beberapa unit yang mengoperasikan sistem KEARSIPAN. Lebih banyak, mengoperasikan SIRADI. Dimanakah, faktor mengapa operator masih sedikit yang mengoperasionalkan sistem KEARSIPAN? Padahal, jika sistem tersebut dilaksanakan dengan baik, maka akan mempermudah dalam kinerja persuratan dan kearsipan.

Demikianlah, keenam point saya mengenai evaluasi persuratan dan kearsipan di UNNES ini. Saya sangat senang dalam pekerjaan ini. Ada kendala, kita atasi bersama. UNNES bisa menjadi lebih baik dalam persuratan dan kearsipan, karena peran aktif kita semua. Salam persuratan dan kearsipan UNNES. []

Semarang, 17 September 2020

Ditulis di Rumah, jam 05.00 – 05.45 WIB.

Materi disampaikan pada acara Evaluasi Penomoran Surat Universitas Negeri Semarang, tanggal 17 September 2020 di Rektorat ruang 404, jam 13.00 WIB.