Manajemen E-mail

Oleh Agung Kuswantoro

Hal yang terpenting dalam lembaga/perusahaan mengenai email harus diatur, diantaranya kapasitas daya penyimpanan dan penamaan atas email tersebut. Kapasitas daya penyimpanan harus besar karena menyangkut data-data yang diterima /dikirim oleh perusahaan.

Penamaan atas email harus berdasarkan nama perusahaan atau “issue” bisnis tersebut. bukan berdasarkan trend IT (Informasi dan Teknologi). Saya baru mengetahui sebuah email ternyata memiliki type. Menurut Azad (2009) email sebuah perusahaan memiiki dokumen type sebagai berikut:

Maksudnya, email document type terdiri dari form, cc, Bcc, subject, content ditulis dengan data type Alphanumeric, dengan length 255. Untuk content, lengthnya variable. Sedangkan, untuk field name date, data type-nya date time, dengan format depends on country’s format. Dan, untuk sent/received data type-mya Boolean.

Mungkin selama ini, kita hanya menggunakan fasilitas email gratis dari gmail, sehingga tidak menyadari, sebenarnya pengaturan tersebut itu ada. Bahkan, tidak mudah. Karena, kita hanya menggunakan fasilitas gmail berupa email, maka akses keamanannya kurang aman, karena kita hanya pengguna.

Tetapi, kita pernah melihat email dengan nama perusahaan. Misal nama email [email protected]. Itu jelas ptx telah membeli dan mengatur emailnya. Bahkan, sampai stafnya pun bisa menggunakan domainnya, seperti [email protected]

Ini pula yang saya rasakan pada lembaga saya bekerja. Website lembaga adalah: http//unnes.ac.id. email resmi lembaga tersebut adalah [email protected]. Email saya – selaku staf – yaitu [email protected].

Keuntungan menggunakan email tersebut adalah resmi milik lembaga dan teknisi IT dapat mengatur daya simpan kapasitas ukuran besarnya sebuah email. Akses kerahasiaan dalam email pun dijamin. Cara, seperti ini, pastinya lembaga tersebut telah melakukan transaksi pembelian/berbayar dengan penyedia email tersebut.

Semarang, 14 Mei 2018