Mantra dalam Belajar E Arsip Pembelajaran yang diselenggarakan oleh MGMP kabupaten Purwakarta, Jawa Barat bekerjasama dengan Dinas Pendidikan kabupaten Purwakarta dan PT BINO (Bantex) yang dihadiri sejumlah 40 guru di SMK Negeri 2 Purwakarta yaitu :

1. Arsip yang akan dielektronikkan adalah surat masuk dan keluar.
2. Sistem yang digunakan adalah abjad, wilayah, decimal, terminal digit, subjek, dan terminologis.
3. Berlaku hukum laci, guide, dan map virtue. Virtue sebagai ganti lemari arsip (filling cabinet) dan map yang berwujud fisik. Virtue berwujud folder-folder.
4. Memasukkan arsip surat ke dalam laci, guide, dan map virtue terlebih dahulu. Kemudian, disimpan (di-entry) ke sistem e arsip yang berupa database
5. Penulisan-penulisan pada sistem penyimpanannya adalah:
6. Abjad misal   : Ra
7. Pokok soal misal   : KU01
8. Tanggal surat misal   : 5/12/2015
9. Desimal misal   : 000,1
10. Terminal digit misal   : 1123
11. Wilayah             misal   : P. Jawa – Jawa Tengah,Grobogan

Jika ada kesalahan penulisan, maka sistem tidak dapat membacanya.

6. Peserta dapat latihan dengan soal-soal yang ada dalam folder surat masuk dan keluar.
7. Telitilah dalam mengerjakan, terutama saat memasukkan arsip ke virtual (folder-folder) dan meng-upload ke dalam sistem dan arsip (access).
8. PT Trivia Soft merupakan nama lembaga yang memiliki e arsip (pengelola).
9. Pastikan semua arsip yang disimpan muncul perintah “data berhasil disimpan”.

Itulah sembilan mantra yang dapat saya sampaikan kepada peserta pelatihan e arsip. Semoga mantra-mantra ini bermanfaat dalam praktek e arsip. Jangan lupa selalu optimis dan bekerja keras untuk menyambut pendidikan administrasi perkantoran yang lebih inovatif. Jika bukan kita yang mengajukan administrasi perkantoran, terus siapa lagi? Wallahu’alam.