Ada tahapan yang terlewat dalam mengelola kearsipan yang saya rancang pada Badan Konservasi Universitas Negeri Semarang (Unnes), yaitu tahap penempatan arsip pada lemari (filling). Tahapan tersebut biasa disebut plating. Mengapa saya lupa dengan tahapan tersebut? Karena, biasanya tempat untuk menyimpan arsip berupa filling cabinet, sehingga hal itu saya dengan sendirinya menempatkan arsip sesuai dengan kode yang telah dibuat. Namun, pada lembaga tersebut, filling cabinet-nya berupa lemari kayu yang meninggi, dengan empat rak. Setiap rak, jika dimasukkan arsip dengan ukuran A4, dengan posisi portrait (berdiri), maka arsip tersebut tidak dapat masuk ke rak, sehingga posisinya harus landscape (tidur).

Hal itulah, yang tidak terpikirkan oleh saya, saat obesrvasi. Saat itu (observasi), pemahaman saya, bahwa arsip akan disimpan di lemari arsip (filling cabinet). Akan tetapi, karena kondisinya seperti itu (rak yang tidak bisa dimasukkan arsip dengan posisi berdiri, maka saya memposisikan arsip menidur.

Sebelum saya memutuskan dengan posisi menidur, kami mengajak diskusi dengan staf Badan Konservasi Unnes, untuk memahami permasalahan tersebut. Saya memaparkan, bahwa jika posisinya menidur, maka arsip tersebut dalam pencariannya agak lama, karena kode sistem penyimpanan arsip pada label tersebut tertutup oleh arsip di atasnya. Demikian juga saat akan mengambil arsip yang posisinya bawah (ketindih) arsip yang diatasnya, maka akan kesusahan, karena harus memindahkan arsip yang diatasnya (menindih-nya). Secara estetika juga tidak rapi, karena stiker label kode sistem penyimpanan arsip. Bentuk arsip ada yang ukuran A5 dan legal, sehingga label kode sistem penyimpanan arsip tidak teratur (sejajar).

Dari pihak staf, juga tidak memungkinkan pengadaan filling cabinet pada saat sekarang. Mengingat keadaan tersebut, maka diputuskan arsip diletakkan pada lemari kayu tersebut, dengan posisi arsip ada yang berdiri dan tidur. Hal ini disesuaikan dengan ukuran arsip, jika arsip bisa dengan berdiri, maka diposisikan berdiri. Jika arsip tidak bisa dengan berdiri, maka diposisikan dengan tidur,