Pengelolaan Kearsipan Di SMK
Oleh Agung Kuswantoro

Arsip sangat penting bagi kelangsungan suatu organisasi atau lembaga. Salah satu fungsi arsip adalah dasar pengambilan keputusan bagi pimpinan. Area manajemen pendidikan itu sangat luas. Saya mengambil jalur pendidikannya, formal. Jenis pendidikannya, vokasi. Jenjang pendidikannya, menengah. Untuk substansi pendidikannya, pengelolaan dokumen/kearsipan.

Alasan saya memilih/tertarik kearsipan sekolah, karena setiap garapan pengelolaan sekolah pasti memiliki arsip. Mulai dari arsip peserta didik, arsip tenaga pendidik dan kependidikan, arsip kurikulum, arsip sarana prasarana, arsip pembiayaan dan arsip humas.

Adapun dasar kebijakannya adalah Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah Nomor 26 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Nomor 43 Tahun 2009, dan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 Tentang Pembagian Urusan Pemerintah Daerah.

Pasal 1 ayat 2 dari Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 menyebutkan, bahwa kearsipan termasuk dalam urusan pemerintahan wajib yang tidak berkaitan dengan pelayanan dasar.

Agustina (2018) mengatakan salah satu tugas kearsipan kota/kabupaten adalah mendampingi proses penyelenggaraan di Sekolah. Hal-hal yang dilakukan yaitu (1) berkoordinasi dalam penyelenggaraan kearsipan dengan sekolah bekerjasama dengan BPAD (Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah); (2) menyusun pedoman pengelolaan kearsipan sekolah bekerjasama dengan BPAD; (3) pemberian bimbingan dan konsultasi pelaksanaan kearsipan kepada sekolah.

Nah, ruang lingkup arsip sekolah selama ini adalah arsip dinamis. Dimana, arsip dinamis itu dibagi menjadi dua, yaitu dinamis aktif dan dinamis inaktif. Dinamis aktif yang mengelola adalah subbag TU dan pelaksana (pengelola sekolah) yang terdiri dari waka (wakil kepala sekolah) kurikulum, waka kesiswaan, waka humas, dan waka sarpras.

Asifah (2017) mengatakan sistem pengelolaan kearsipan di Sekolah—dilakukan oleh bagian Tata Usaha sekolah – yang meliputi sistem penyimpanan arsip, peminjaman arsip, penemuan kembali arsip, pemeliharaan dan pengamanan arsip, serta pemindahan arsip.

Perbedaan pengelolaan arsip di SMK dengan PT/Perguruan Tinggi adalah PT dalam pengelolaannya, lebih mandiri. Artinya, PT memiliki otoritas dalam mengelolanya. Termasuk dalam menyusun kebijakan-kebijakannya. Hal ini didukung dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Indonesia (ANRI) Nomor 24 Tahun 2011 Tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Perguruan Tinggi. Sedangkan, pengelolaan kearsipan sekolah diatur kerjasama antara sekolah dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota/Kabupaten. Hal ini sebagaimana dalam Undang-Undang nomor 23 tahun 2014.

Pengelolaan kearsipan di PT biasanya dikelola oleh unit pelaksana, teknisi (UPT) atau bagian Tata Usaha Universitas. Sedangkan di SMK dikelola oleh bagian Tata Usaha sekolah.

Perbandingan

Rose dan Nwackhuckwu (2015) dalam penelitiannya mengatakan pencatatan/registrasi arsip harus dilakukan sejak awal dengan harapan sekolah akan mendapatkan informasi penting, khususnya kepala sekolah dalam membuat kebijakan dan me-manage dokumen/arsip dimulai dari perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi.

Pendapat diatas didukung dengan penelitian Omaha (2013) dalam penelitiannya menyebutkan, bahwa kepala sekolah gagal dalam mengelola kearsipannya. Pencatatan dokumen yang tidak rapi dari kegiatan yang telah dilakukan menjadikan ketidakakuratan dalam informasi sekolah. Penelitian ini dilakukan di sekolah menengah atas. Ada 9 daerah di negara Nigeria yaitu Otukpo, Obi Ojo, Ogba, Dibo, Okpokwu, Apo, Okimini, Ado, dan Agato.

Mengapa Nigeria yang dijadikan persandingan? Karena, ada kesamaan sistem pendidikan di negara Nigeria, dimana dimulai dari enam tahun sekolah dasar, tiga tahun sekolah menengah pertama, tiga tahun sekolah menengah, dan empat tahun perguruan tinggi untuk mendapatkan gelar sarjana.

Dari kedua penelitian di atas—dapat dikatakan—bahwa pengelolaan kearsipan sekolah di Nigeria itu masih manual. Dibuktikan dengan proses yang manual pada pencatatan di buku dan proses pengelolaan arsip aktifnya (record).

Namun, persandingan ini berbeda dengan negara Singapura. Dimana, sekolah memiliki kewenangan dalam mengelola kearsipannya. Data digital lebih tertata. Sekolah mengelola kearsipannya melalui website yang dapat diakses oleh pihak-pihak yang berkepentingan.

Bahkan, Indonesia sangat tertarik dengan pengelolaan kearsipan di Singapura. Pada tanggal 8 Oktober 2019 di Istana Negara dilakukan kerjasama kearsipan antara Indonesia dan Singapura. Kolaborasi antara Arsip Nasional Republik Indonesia dengan Arsip Nasional Singapura. Indonesia menilai Singapura sangat berhasil dalam pengelolaan kearsipan digital. Sehingga, kolaborasi ini diharapkan dapat meningkatkan kearsipan, khususnya digitalisasi arsip di sekolah. [].