Arsip memegang peranan sangat penting bagi sebuah lembaga. Ia memberikan informasi yang dalam terhadap suatu dokumen. Oleh karenanya, keberadaannya perlu diselamatkan. Suatu kebahagiaan bagi saya, hari ini, Sabtu (27 Agustus 2016) dapat berbagi ilmu dengan Ibu/ Bapak dari Jakarta, Bandung, Semarang, dan Makasar dengan jumlah peserta hanya tujuh orang. Tempat pelatihan di hotel Ibis, Malioboro, Yogyakarta.

Mereka adalah Ibu Suriani Sulaeman dari Universitas Muslim Indonsia (Makasar), Dominica Dian Pramudhita (Universitas Duta Wacana), Ayu Dianita Lestari (Universitas Jenderal Ahmad Yani), M. Sulfikarnain (Universitas Tarumanegara), Poni Kusdiningsih (Universitas Tarumanegara), Yunus Mustaqim (Universitas Sultan Agung), dan Slamet (Universitas Sultan Agung).

Semangat mereka sangat tinggi. Mereka berangkat pagi dari Jakarta, hingga belum sarapan untuk mengejar jam 08.00 menuju Yogyakarta. Demikian juga yang dari Semarang. Padahal, hari Sabtu, dimana mereka seharusnya masih bercengkerama dan menikmati liburan. Namun, mereka justru belajar. Pastinya, mereka memiliki pengalaman kerja yang lama dibanding saya.

Peserta yang dibatasi hanya tujuh orang menunjukkan keseriusan panitia dalam memberikan kualitas pelayanan kepada peserta. Saya sebagai pihak yang diundang menjadi pembicara harus memberikan ilmu kearsipan yang bermanfaat. Permintaan panitia adalah materi digitalisasi kearsipan. Panitianya adalah PT Media Citra Mandiri dari Bandung https://mediacitramandiri.co.id/Pelatihan-Digitalisasi-Kearsipan/.

Tak disangka ketujuh beserta berasal dari Fakultas Kedokteran. Mereka berkedudukan sebagai tenaga administrasi dan kepala Tata Usaha serta kepala subbagian. Dengan homogenitas peserta yang sama yaitu dari Perguruan Tinggi dan berasal dari Fakultas yang sama, menjadikan saya berpikir untuk praktik pelatihannya dalam bidang kasus perguruan tinggi. Nah, namun kenapa kok pesertanya dari fakultas yang sama? Apakah panitia hanya membagikan atau menginformasikan pelatihan ini hanya ditujukan untuk fakultas kedokteran? Ternyata jawaban panitia adalah informasi pelatihan ini ditujukan kepada perusahaan dan instansi, tetapi yang mendaftar sejumlah tujuh peserta ini.

Muncullah pertanyaan-pertanyaan saya dalam pelatihan ini yaitu apakah arsip di fakultas kedokteran itu belum tertata? Mengapa semua peserta berasal dari Fakultas Kedokteran? Apakah arsip fi Fakultas Kedokteran banyak? Pertanyaan tersebut saya sampaikan kepada peserta. Hasilnya memang arsip di tempat mereka kerja perlu ada penanganan yang serius sesuai dengan kaidah kearsipan.

Digitalisasi kearsipan adalah saat ini sedang saya kembangkan dalam penelitian saya. Alhamdulillah semoga melalui acara ini produk penelitian saya ini dapat digunakan. Bahasa saya diujicobakan atas produk penelitian saya.

Mengingat materi ini kental dengan teori dan praktek. Saya tidak sendiri. Saya dibantu oleh teman saya yaitu Trisna Novi Ashari. Acara dilakukan di hotel Ibis Yogyakarta, dimulai pukul 08.00 hingga 16.30 WIB. Durasi waktu yang panjang sehingga saya harus mengatur waktu dalam mempresentasikan setiap materi. Terlebih saya sebagai pembicara tunggal.

Strategi yang digunakan dalam pelatihan ini adalah sesi sebelum istrihat makan siang yaitu pengutan konsep kearsipan manual dan elektronik. Setelah itu baru praktek kearsipan digital. Saat saya menyampaikan materi, teman saya meng-install program kearsipan ke laptop peserta. Meng-install tujuh laptop saja membutuhkan dua jam, sehingga membutuhkan konsentrasi yang cukup tinggi pula. Oleh karenanya, tahap peng-install-an saya lakukan oleh kami terlebih dahulu, setelah mereka memahami isi dari yang ada dalam aplikasi tersebut dan masih ada waktu dalam pelatihan tersebut, baru mereka belajar cara meng-install aplikasi tersebut.

Memang membutuhkan keterampilan dalam proses meng-install dan mengoperasikan komputer. Selain itu, peserta harus memahami kaidah kearsipan. Mengapa demikian? Aplikasi yang saya tawarkan dalam sistem tersebut sangat kental dengan manajemen kearsipan, mulai dari jenis arsip, sifat arsip, arsip aktif/ inaktif, jadual retensi, kode klasifikasi arsip, indeks, peminjaman arsip, dan pengembalian arsip, dan konsep lainnya.

Mengapa saya memaparkan kaidah kearsipan? Karena aplikasi, orang IT pun bisa membuat program, namun konsep kearsipan belum tentu semua orang memasukkan dalam IT tersebut, sehingga harus ada perpaduan antara IT dan manajemen kearsipan.

Diskusi yang panjang dengan mereka terkait pola klasifikasi kearsipan, penentuan retensi, nilai guna arsip, penyimpanan arsip, cara mengindeks arsip, dan konsep kearsipan yang lainnya menjadi sesuatu yang menarik. Kita bisa saling bertukar informasi di antara sesama lembaga perguruan tinggi dan fakultas yang sama pula, yaitu kedokteran. Jadi bisa saling belajar bersama.

Acara berakhir jam 16.30 WIB ditandai dengan pembagian sertifikat dan foto bersama. Semoga acara ini bermanfaat untuk peserta dan para pembaca bisa belajar dari setiap materi melalui status ini. Diniati ibadah semoga dipermudah segala sesuatu dalam pelatihan ini. Semoga Allah selalu ada di setiap langkah kita. Sukses selalu untuk kita semua. Amin

Yogyakarta, 27 Agustus 2016

Agung Kuswantoro