Arsip memegang peranan sangat penting bagi sebuah lembaga. Ia memberikan informasi yang dalam terhadap suatu dokumen. Oleh karenanya, keberadaannya perlu diselamatkan. Suatu kebahagiaan bagi saya, hari ini, Sabtu (27 Agustus 2016) dapat berbagi ilmu dengan Ibu/ Bapak dari Jakarta, Bandung, Semarang, dan Makasar dengan jumlah peserta hanya tujuh orang.

Peserta yang dibatasi hanya tujuh orang menunjukkan keseriusan panitia dalam memberikan kualitas pelayanan kepada peserta. Saya sebagai pihak yang diundang menjadi pembicara harus memberikan ilmu kearsipan yang bermanfaat. Permintaan panitia adalah materi digitalisasi kearsipan.

Digitalisasi kearsipan adalah saat ini sedang saya kembangkan dalam penelitian saya. Alhamdulillh semoga melalui acara ini produk penelitian saya ini dapat digunakan. Bahasa saya diujicobakan atas produk penelitian saya.

Mengingat materi ini kental dengan teori dan praktek. Saya tidak sendiri. Saya dibantu oleh teman saya yaitu Trisna Novi Ashari. Acara dilakukan di hotel Ibis Yogyakarta, dimulai pukul 08.00 hingga 17.30 WIB. Durasi waktu yang panjang sehingga saya harus mengatur waktu dalam mempresentasikan setiap materi. Terlebih saya sebagai pembicara tunggal.

Semoga acara ini bermanfaat untuk peserta dan para pembaca bisa belajar dari setiap materi melalui status ini. Diniati ibadah semoga dipermudah segala sesuatu dalam pelatihan ini. Semoga Allah selalu ada di setiap langkah kita. Amin

Yogyakarta, 27 Agustus 2016

Agung Kuswantoro

Setiap ada orang yang meninggal mengingatkan kita akan kematian. Kematian menjadi kepastian setiap mahluk yang bernyawa. Kematian pasti akan datang pada kita, hanya waktu yang berbeda. Allah yang mengetahui kapan kita akan mengalami kematian. Jadi mati itu pasti.

Melihat papan pengumuman yang tertera di depan rumah yang meninggal, biasanya berisi “Telah meninggal dunia dengan tenang, nama, umur, meninggal jam, jenasah akan dikebumikan pada tanggal, jam pekamanan, dan informasi lainnya’.

Terasa mengena hati jika kita merasakan atau menghayati informasi atau ada orang yang memberikan kabar duka di sebuah masjid dengan informasi di atas. Dalam hati bertanya kapan kita akan disebutkan oleh mereka yang memberi pengumuman? Karena kepastian kematian ada suatu kebenaran, hanya menunggu waktu. Kemudian muncul pertanyaan apakah kelak jenasah saya ada yang menyolati, mengkafani dan mengantarkan hingga kepemakaman? Apakah nanti ada jenasah saya ada yang mendampingi dengan suara mengaji al qur’an? Apakah jenasah nanti saya ada yang mengkafani? Apakah nanti jenasah saya ada yang mengadzani dan mengiqomahti saat ditaruh diatas tanah? Apakah nanti jenasah saya ada yang mengkirimi doa setelah pemakanan? Dan pertanyaan lainnya

Jika kita perhatikan, kebanyakan orang takziyah adalah datang, duduk, bercerita, dan mengisi amplop (jika ada), dan pulang. Lupa dengan hukum wajib fardu kifayahnya, yaitu menyolati, mengkafani, atau minimal berdoa atau mengaji di depan jenasahnya. Bahkan anak yang dari yang meninggal tidak menunjukkan aktivitas ibadah fardu kifayahnya. Parahnya lagi, ia memasrahkan semuanya kepada orang yang biasa mengurus kematian.

Menurut saya kurang pas keadaan tersebut. Katakanlah yang meninggal orang tuanya. Anaknya adalah laki-laki yang sudah dewasa. Miminal anak laki-laki tersebut berdoa dan mengaji disamping orang tua yang meninggal. Bagusnya lagi, ia mengimami solat jenasahnya, kemudian mengafani, mengantarkan kepemakaman hingga ke liang lahat. Itulah cita-cita seorang anak laki-laki saat orang tuanya meninggal. Bukan dipasrahkan semua kepada orang yang biasa mengurus kematian.

Perbuatan laki-laki tersebut merupakan wujud birrul walidaian atau berbuat baik kepada kedua orang tua. Orang tua adalah surga bagi anak. Ada surga di rumah kita, yaitu memuliakan orang tua disaat hidup dan mati.

Demikian juga, jika kita menjadi anak perempuan, tidak cukup dengan merangkai bunga saja. Namun harus juga mengaji, menyolati, mengkafani, dan berdoa di samping orang tuanya.

Apa yang kita lihat dilingkungan kita belum tentu benar dan sesuai dengan tuntunan fiqih. Kita harus belajar dan mendalami untuk diri, keluarga, dan masyarakat ini. Jangan sampai, orang tua kita meninggal, malah kita sibuk dengan android dan mengaji kaset mp3.

Sebagai orang tua pun kita harus mengajarkan anak bekal agar bisa mengaji dan solat jenasah. Jangan kita mengutamakan les priivat mata pelajaran. Cobalah ajari bagaimana huruf hijaiyah, solat jenasah, cara mengkafani, cara memandikan, hingga cara mengubur. Rasanya bangga jika kita meninggal, yang mengurus kita adalah anak kita sendiri.

Mari kita belajar setiap detik dan mengambil hikmah dari apa yang terjadi. Semoga kita bisa menjadi orang tua dan anak yang baik. Sehingga kita siap dengan kematian. Selamat datang kematian. Selamat datang malaikat Pencabut Nyawa. Selamat datang Allah. Aku bangga datang ke Surga Mu.

Semarang, 23 Agustus 2016

Agung Kuswantoro

Tidak menyangka antusias para tenaga kependidikan Fakultas Ekonomi (FE) UNNES sangat tinggi saaat rapat penataan arsip record center FE UNNES. Rapat yang dimulai tepat pukul 09.00 WIB dengan dipimpin oleh Wakil Dekan bidang Administrasi Umum, Amir Mahmud, S.Pd, M. Pd.

Beliau menyampaikan FE UNNES sedang konsentrasi penataan arsip, oleh karenanya mohon semua elemen terutama tenaga tendik harus mendukung program tersebut. Saya yang didaulat menjadi koordinator dalam kegiatan ini, memaparkan teknis yang akan dilakukan. Adapun strategi saya adalah

1. Adanya kepastian arsip yang akan disimpan di record center FE UNNES adalah berupa arsip apa? Dalam rapat tersebut dijelaskan oleh Amir Mahmud, S.Pd, M. Pd. Yaitu arsip inaktif tahun 2015.
2. Sekaligus penataan arsip perlu dikelompokkan arsip yang semester I tahun 2016 dan arsip yang tidak penting. Arsip yang tidak penting ini akan dimusnahkan.
3. Harus ada serahterima arsip dari subunit kerja ke unit kerja dilengkapi dengan identitas arsip dan berita serah terima arsip dari subunit ke unit kerja.
4. Para pegawai subunit kerja akan didampingi oleh mahasiswa pendidikan administrasi perkantoran dalam pencarian arsip inaktif.
5. FE UNNES akan menyelenggarakan pelatihan kearsipan identifikasi arsip dan pola klasifikasi untuk tenaga kependidikan selama dua hari.
6. Jika arsip sudah diserahterimakan dari subunit kerja ke unit kerja, maka ada pendampingan kearsipan dari UPT Kearsipan di record center FE UNNES.

Rapat selesai jam 12.00 WIB, kemudian, ditindaklanjuti dengan rapat pemantapan tim pendamping arsip yaitu empat belas mahasiswa. Mereka akan mendampingi Bapak/ Ibu tendik dalam pencarian arsip inaktif tahun 2015 sekaligus identifikasi arsipnya. Rapat dengan mahasiswa pun berlangsung hingga pukukl 15.30 WIB. Setelah itu, ada tendik dari akuntansi menghubungi saya terkait pola klasifikasinya. Saya diruang tendik tersebut hingga pukul 16.00 WIB. Mantap sudah saya bicara arsip selama tujuh jam untuk satu minggu praktek kearsipan. Semoga langkah ini bisa berjalan lancar dan diridhoi oleh Allah SWT agar UNNES ini dapat memberikan pelayanan dengan prima.

Semarang, 22 Agustus 2016

Agung Kuswantoro, dosen UNNES HP 08179599354

Ada tahapan yang terlewat dalam mengelola kearsipan yang saya rancang pada Badan Konservasi Universitas Negeri Semarang (Unnes), yaitu tahap penempatan arsip pada lemari (filling). Tahapan tersebut biasa disebut plating. Mengapa saya lupa dengan tahapan tersebut? Karena, biasanya tempat untuk menyimpan arsip berupa filling cabinet, sehingga hal itu saya dengan sendirinya menempatkan arsip sesuai dengan kode yang telah dibuat. Namun, pada lembaga tersebut, filling cabinet-nya berupa lemari kayu yang meninggi, dengan empat rak. Setiap rak, jika dimasukkan arsip dengan ukuran A4, dengan posisi portrait (berdiri), maka arsip tersebut tidak dapat masuk ke rak, sehingga posisinya harus landscape (tidur).

Hal itulah, yang tidak terpikirkan oleh saya, saat obesrvasi. Saat itu (observasi), pemahaman saya, bahwa arsip akan disimpan di lemari arsip (filling cabinet). Akan tetapi, karena kondisinya seperti itu (rak yang tidak bisa dimasukkan arsip dengan posisi berdiri, maka saya memposisikan arsip menidur.

Sebelum saya memutuskan dengan posisi menidur, kami mengajak diskusi dengan staf Badan Konservasi Unnes, untuk memahami permasalahan tersebut. Saya memaparkan, bahwa jika posisinya menidur, maka arsip tersebut dalam pencariannya agak lama, karena kode sistem penyimpanan arsip pada label tersebut tertutup oleh arsip di atasnya. Demikian juga saat akan mengambil arsip yang posisinya bawah (ketindih) arsip yang diatasnya, maka akan kesusahan, karena harus memindahkan arsip yang diatasnya (menindih-nya). Secara estetika juga tidak rapi, karena stiker label kode sistem penyimpanan arsip. Bentuk arsip ada yang ukuran A5 dan legal, sehingga label kode sistem penyimpanan arsip tidak teratur (sejajar).

Dari pihak staf, juga tidak memungkinkan pengadaan filling cabinet pada saat sekarang. Mengingat keadaan tersebut, maka diputuskan arsip diletakkan pada lemari kayu tersebut, dengan posisi arsip ada yang berdiri dan tidur. Hal ini disesuaikan dengan ukuran arsip, jika arsip bisa dengan berdiri, maka diposisikan berdiri. Jika arsip tidak bisa dengan berdiri, maka diposisikan dengan tidur,

Alhamdulillah, kalimat itulah yang saya ucapkan saat adanya undangan menjadi pembicara pelatihan e arsip di Semarang. Saya bersyukur, karena dapat sharing kepada guru-guru administrasi perkantoran sejumlah empat puluh orang. Tempat pelatihannya di SMK Negeri 2 Semarang, yang dilaksanakan pada tanggal 24 Oktober 2015.

Tahapan yang akan saya lakukan adalah pemaparan konsep e arsip yang saya buat dan prakteknya. Konsep e arsip meliputi konsep dasar arsip, kelemahan, kelebihan, dan lainnya. Prakteknya meliputi membuka, main menu, manajemen arsip, peminjaman, pengembalian, dan lainnya. Alokasi konsep e arsip selama 45 menit, sedangkan alokasi praktek e arsip selama 3 hingga 4 jam.

Konsep e arsip, saya memaparkannya dengan power point. Konsep e arsip yang saya buat berdasarkan kajian teori pada buku yang saya tulis bersama Drs. Sularso Mulyono dan Drs. Partono, M.Pd. Jadi, e arsip yang saya buat merupakan inovasi dan berlandaskan pada buku manajemen kearsipan, yang saya tulis tersebut.

Misal, pada guide, dan map merupakan konsep yang ada dalam kearsipan manual. Sedangkan laci, guide, dan map diwujudkan dalam folder-folder untuk e arsip. Folder-folder tersebut disebut dengan “virtue” atau maya. Mengapa demikian? Karena laci, guide, dan map tidak berujud asli, sebagaimana dalam kearsipan manual.

Model e arsip yang ditawarkan disebut dengan nama “E Arsip untuk Pembelajaran”. Langkah-langkah yang pertama dibuat adalah membuat folder-folder penyimpanan kearsipan yang berjumlah enam, yaitu abjad, pokok soal, tanggal (kronologis), desimal, terminal, digit, dan wilayah.

Keenam sistem penyimpanan arsip tersebut merupakan ciri khusus dalam e arsip pembelajaran, karena keenam sistem penyimpanan harus diketahui oleh peserta didik, termasuk membuat folder laci, guide, dan map. Penekanan model e arsip untuk pembelajaran adalah memiliki kaidah yang sesuai manajemen kearsipan. Berdasarkan pengamatan saya, ada beberapa aplikasi e arsip yang saat ini digunakan oleh masyarakat. Namun, mereka menghilangkan kaidah manajemen kearsipan, yang terpenting file-nya tersimpan di komputer, sehingga menu kartu kendali, kartu pinjam, dan pengembalian arsip tidak ada. Padahal, menu-menu tersebut dibutuhkan dalam manajemen kearsipan. Oleh karena, dalam model e arsip untuk pembelajaran harus dimunculkan menu-menu tersebut.

Berdasarkan masukan dari pakar kearsipan, Drs. Sularso Mulyono, mengatakan sistem penyimpanan kearsipan dalam e arsip harus lengkap yang terdiri dari abjad, pokok soal, tanggal (kronologis), desimal, terminal digit, dan wilayah. Urutannya pun harus yang termudah, mulai dari abjad hingga wilayah.

Arsip merupakan sumber informasi di suatu organisasi. Oleh karenanya, keberadaan arsip harus dikelola dengan baik. Pengelolaan (baca manajemen) arsip di organisasi harus memiliki perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi yang jelas, sehingga organisasi tersebut memiliki pedoman kearsipan yang digunakannya.

Fakultas Ekonomi Unnes merupakan salah satu fakultas yang dimiliki oleh kampus konservasi. Diusianya yang kesembilan tahun, pastinya ia sudah memilik banyak dokumen yang tersimpan. Ia harus tetap terjaga keamanannya.

Berdasarkan pengamatan penulis bahwa arsip di Fakultas Ekonomi disimpan oleh petugas pada masing-masing unit di jurusan dan Fakultas. Seperti, Bu Rini, Mba Eka, pak Agung, dan Mas Hayat mengelola arsip jurusan. Pak Tarno, Pak Sri, Mbak Wiwik, dan Mas Narna mengelola arsip fakultas tentang akademik. Pak Yit, Pak Joko Hendro, dan Mba Maya mengelola arsip fakultas tentang kemahasiswaan Mas Puguh, Mas Rahmat dan Mas Zaenus mengelola arsip tentang administrasi umum dan kepegawaian. Pak Kamtono, Mba Wuri, Pak Arbain, dan Mba Ning mengelola arsip tentang keuangan. Mba Yuli, Mba Isma, dan Bu Evita mengelola arsip tentang akuntansi. Mba Sri dan Mba Lusi mengelola arsip rumah tangga dan perlengkapan. Mba Jum mengelola arsip legalisir mahasiswa. Dan pegawai lainnya, yang menyimpan di bagian unit masing-masing.

Maknanya, bahwa asas penyimpanan yang digunakan oleh Fakultas Ekonomi Unnes adalah asas desentralisasi. Kelebihan asas desentralisasi adalah penyimpnan arsip sesuai dengan lingkungan kerja, pengurusan arsip lebih cepat, dan pemindahan dan penyusutan arsip lebih mudah dilakukan. Sedangkan kelemahannya adalah membutuhkan sarana dan prasarana yang banyak, karena tiap unit memiliki tempat penyimpanan arsip. Kelemahan lainnya adalah tidak semua pegawai memahami pengelola arsip dengan baik, karena memiliki latar belakang pendidikan yang bukan dari manajemen atau administrasi perkantoran.

Sebenarnya Unnes memiliki pedoman kearsipan, namun dalam prakteknya pedoman tersebut tidak digunakan oleh unit jurusan atau fakultas. Hasil wawancara penulis terhadap pegawai mengatakan, bahwa pedoman kearsipan Unnes, cakupan permasalahannya banyak. Padahal, pokok permasalahan di unit jurusan dan fakultas belum tentu ada, sebagaimana di Universitas. Misalnya, di jurusan tidak ada pokok permasalahan perbekalan, kepegawaian, keuangan, dan lainnya.

Pengalaman penulis saat mengelola kearsipan di Fakultas Hukum, Pascasarjana (PPS), dan Badan Konsevasi Unnes, bahwa asas penyimpanan arsip yang digunakan adalah desentralisasi. Mengapa menggunakan asas desentralisasi ? karena sesuai dengan kebutuhan organisasi tersebut dan fleksibel dalam pengurusannya. Berikut gambar dari contoh asas penyimpanan di lembaga tersebut

Mantra dalam Belajar E Arsip Pembelajaran yang diselenggarakan oleh MGMP kabupaten Purwakarta, Jawa Barat bekerjasama dengan Dinas Pendidikan kabupaten Purwakarta dan PT BINO (Bantex) yang dihadiri sejumlah 40 guru di SMK Negeri 2 Purwakarta yaitu :

1. Arsip yang akan dielektronikkan adalah surat masuk dan keluar.
2. Sistem yang digunakan adalah abjad, wilayah, decimal, terminal digit, subjek, dan terminologis.
3. Berlaku hukum laci, guide, dan map virtue. Virtue sebagai ganti lemari arsip (filling cabinet) dan map yang berwujud fisik. Virtue berwujud folder-folder.
4. Memasukkan arsip surat ke dalam laci, guide, dan map virtue terlebih dahulu. Kemudian, disimpan (di-entry) ke sistem e arsip yang berupa database
5. Penulisan-penulisan pada sistem penyimpanannya adalah:
6. Abjad misal   : Ra
7. Pokok soal misal   : KU01
8. Tanggal surat misal   : 5/12/2015
9. Desimal misal   : 000,1
10. Terminal digit misal   : 1123
11. Wilayah             misal   : P. Jawa – Jawa Tengah,Grobogan

Jika ada kesalahan penulisan, maka sistem tidak dapat membacanya.

6. Peserta dapat latihan dengan soal-soal yang ada dalam folder surat masuk dan keluar.
7. Telitilah dalam mengerjakan, terutama saat memasukkan arsip ke virtual (folder-folder) dan meng-upload ke dalam sistem dan arsip (access).
8. PT Trivia Soft merupakan nama lembaga yang memiliki e arsip (pengelola).
9. Pastikan semua arsip yang disimpan muncul perintah “data berhasil disimpan”.

Itulah sembilan mantra yang dapat saya sampaikan kepada peserta pelatihan e arsip. Semoga mantra-mantra ini bermanfaat dalam praktek e arsip. Jangan lupa selalu optimis dan bekerja keras untuk menyambut pendidikan administrasi perkantoran yang lebih inovatif. Jika bukan kita yang mengajukan administrasi perkantoran, terus siapa lagi? Wallahu’alam.

Perkembangan teknologi informasi telah mengubah pola manusia dalam bekerja, salah satunya adalah mengelola arsip. Selama ini pengelolaan arsip di kelurahan bersifat manual yaitu penulisan identitas arsip ke dalam buku agenda, buku ekspedisi, kartu kendali, dan kartu pinjam arsip, sehingga dibutuhkan sistem yang lebih praktis, efektif dan efisien, salah satunya dengan sistem elektronik arsip (e arsip) berbasis Microsoft Access. Database yang dibangun berdasarkan kebutuhan penyimpanan arsip yang meliputi buku agenda, buku ekspedisi, kartu kendali, dan kartu pinjam arsip. Tujuan kegiatan ini adalah tenaga administrasi mampu mengoperasikan e arsip dengan baik melalui microsoft access. Metode yang digunakan yaitu ceramah, simulasi e arsip berbasis access sesuai dengan identifikasi kebutuhan di kelurahan, dan evaluasi sistem tersebut. Hasil kegiatan tersebut adalah pegawai kelurahan Kalisegoro sangat antusias dalam pelatihan e arsip berbasis access, pada awalnya mereka bingung dengan sistem ini, karena biasanya mereka menggunakan sistem kearsipan manual yang ditulis tangan, diagendakan, dan disimpan dalam filling cabinet. Namun, setelah mencobanya mereka tertarik untuk menerapkan sistem tersebut di tempat kerja mereka, karena lebih efektif dan efesien. Sarannya adalah pegawai kelurahan Kalisegoro perlu adanya peningkatan keterampilan berkomputer dan pendampingan yang intensif dalam mengelola e arsip.

Ada hal yang menarik, ketika penulis melakukan pengabdian kepada masyarakat di kelurahan Limbangan, Kendal, Jawa Tengah. Materi yang disampaikan adalah tertib administrasi melalui manajemen kearsipan.

Dua tahapan dalam kegiatan ini yaitu teori dan praktek. Tahap teori dilakukan dengan ceramah tentang sistem penyimpanan arsip, sedangkan tahap praktek dilakukan dengan simulasi penyimpanan arsip.

Strategi ceramah dilakukan agar mendekatkan komunikasi pemateri dengan peserta, sedangkan simulasi dimaksudkan agar peserta langsung praktek dari materi yang telah disampaikan.

Tempat pemaparan tahap teori berada di Aula dan tahap simulasi berada di tempat kerja mereka.

Bahan materi teori berupa hand out, tidak dengan power point agar bahan tersebut sebagai panduan dalam simulasi.

Bahan simulasi meliputi buku ekspedisi, kartu kendali, dan kartu pinjam. Demikian juga peralatannya yaitu cap diterima dan cap tanggal.

Tertarik Praktek

Setelah materi dipaparkan, peserta tertarik untuk praktek karena mereka “penasaran” dengan materi sistem penyimpanan arsip. Selama ini, mereka baru mengetahui sistem nomor yang mereka gunakan. Padahal, sistem penyimpanan arsip ada lima yaitu nomor (desimal dan terminal digit), pokok soal (subjek), wilayah, tanggal (kronologis), dan abjat. Bahkan, dalam penjelasan saya tentang prosedur surat masuk dan surat keluar dengan kartu kendali, mereka baru mengetahuinya secara detail.

Hal ini menjadikan “aneh” bagi saya, karena pekerjaan itu, mereka lakukan tiap hari, sehingga muncul pertanyaan “Bagaimana cara mereka mengarsip suatu warkat yang mereka lakukan selama ini?”

Model yang selama ini mereka lakukan adalah menyimpan secara langsung, tanpa ada kartu kendali. Fungsi kartu kendali adalah memberikan kode penyimpanan arsip yang digunakan dan mengontrol keberadaan arsip. Kartu kendali biasnya terdiri dari triplikat kertas berwarna yaitu putih, biru, dan pink (jambon).

Prosedur penyimpanannya adalah mereka mencatat surat masuk atau keluar ke sekretaris desa. Setelah itu, surat diserahkan sesuai pesan surat kepada bagian yang bersangkutan (kaur). Seharusnya, ada kartu kendali yang dibuat oleh sekretaris desa sebelum diserahkan ke kaur.

Model tersebut memiliki kelemahan dalam penemuan kembali arsip yang disimpan, karena asas yang digunakan tidak jelas.

Prosedur yang sebenarnya ada dua yaitu model surat masuk dan surat keluar dengan kartu kendali. Semua surat masuk diterima dibagian penerima, selanjutnya disortir, dikelompokkan, dan didistribusikan kepada kaur yang bersangkutan. Bagian pencatat melakukan pencatatan dengan kartu kendali. Surat yang sudah dikendalikan diserahkan ke bagian pengolah (sekretaris desa) untuk diteruskan ke pimpinan (lurah), kemudian pimpinan memberikan disposisi dan disimpan oleh arsiparis (kaur). Demikian juga dengan proses surat keluar yang dimulai dari lurah memberikan disposisi ke sekretaris desa untuk mengonsep surat, kemudian surat tersebut di berikan kepada kaur mencatatnya dengan kartu kertu kendali untuk disimpan dan dikirimkan.

Hal utama yang perlu dibenahi dari sistem arsip di kelurahan tersebut adalah penetapan asas sistem penyimpanan yang digunakan dan penggunaan kartu kendali sebelum surat disimpan.

Lemari Plastik

Penulis juga mengamati tempat arsip yang mereka gunakan adalah lemari plastik yang biasanya berfungsi tempat pakaian. Seharusnya, tempatnya berupa filling cabinet yang terbuat dari besi yang terdiri dari empat laci dengan guidenya.

Jika arsip disimpan dilemari plastik, maka keamanannya tidak terjamin seperti tidak tahan terhadap cuaca dan kondisi darurat (kebakaran).

Penulis mengibaratkan “rumah tanpa kamar”. Rumah diasumsikan kelurahan, kamarnya adalah filling cabinet, dan penghuninya adalah arsip. Penghuni beraktivitas di rumah, setelah itu beristirahat di kamar, bahkan sebelum tidur dia punya “ritual” membersihkan diri dengan sikat gigi.

Demikian juga arsip, arsip selalu ada di kelurahan, jika akan disimpan dimasukkan ke filling cabinet. Bahkan, sebelum dimasukkan ke filling cabinet, arsip perlu dicatat di buku agendaris oleh pencatat dengan kartu kendali, dan disimpan oleh arsiparis di filling cabinet, sehingga arsip yang baik harus memiliki filling cabinet yang tepat.

Refleksi

Tulisan ini sebagai bahan kita sebagai pendidik, peneliti, atau arsiparis untuk terjun langsung ke lapangan melalui pendampingan dan penyuluhan kepada tenaga administrasi.

Tidak semua administrator memahami prosedur penyimpanan arsip. Padahal, arsip memiliki value yang urgent bagi organisasi, sehingga perlu didukung oleh bahan dan peralatan yang tepat serta pengetahuan manajemen kearsipan yang memadai.

Jika kita sepakat dengan pernyataan “orang boleh lupa, tetapi arsip tak pernah lupa”. Apalah arti statement tersebut jika prosedurnya tidak sesuai dengan kaidahnya dan ditempatkan tidak layak sebagaimana mestinya, sehingga nilai arsip akan hilang.

Marilah kita menjadi pelopor arsiparis yang baik dari warkat yang kita simpan, sehingga perbuatan kita memberi dampak pada lembaga. Jika penyimpanan arsip setiap pegawai baik, maka baik pula sistem penyimpanan arsip di lembaga tersebut.

Agung Kuswantoro, S, Pd, M. Pd, Dosen Pengampu Mata Kuliah Manajemen Kearsipan Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang (Unnes)

Perkembangan teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) mengubah gaya hidup seseorang dan organisasi. Faktor mobilitas menjadi alasan orang untuk menjadikan pekerjaan lebih efektif dan efesien, sehingga muncul sistem elektronik, seperti e mail, e commerce, e procurement, e arsip, e document, e ktp, e filing, e kinerja, e laporan, e jurnal, dan lainnya.

Demikian juga, dalam perkembangan administrasi (manajemen) perkantoran mengalami pergeseran paradigma, yakni dari tradisional ke modern, sebagaimana konsep manajemen perkantoran modern yang disampaikan oleh Sukoco (2007) dan Doni & Agus (2012).

Dalam manajemen perkantoran modern dikenal sistem elektronik arsip (E Arsip). Berawal dengan menggunakan komputer yang dikelola melalui file dan folder. Kemudian, dikembangkan melalui program yang difasilitasi oleh microsoft seperti excel, access, php mysql, atau delphi.

Jika kita mencari program open source mengenai arsip, maka kecenderungan tidak sesuai dengan kubutuhan dalam manajemen arsip. Padahal, hal tersebut dibutuhkan. Adapun kebutuhannya seperti kartu kendali, buku agenda masuk, buku agenda surat keluar, buku ekspedisi, kartu pinjam dan lainnya.

Oleh karenanya, penulis berinisiatif membuat E Arsip. Awalnya membuat dengan program access. Pastinya, sistem tersebut memiliki kelebihan dan kelemahan. Kelebihannya adalah mudah didapatkan, simpel mengoperasikan, dan biaya murah, bahkan gratis (free). Kelemahannya adalah kapasitas terbatas, sehingga tidak memuat banyak dokumen.

Sebenarnya ada tiga model dalam membuat E Arsip. Pertama, model access, sebagaimana model yang sudah dibuat oleh penulis. Kedua, model access berbantuan barcode. Model ini, lebih menekankan pada organisasi besar, karena menekankan pada berkas (arsip) keluar. Fungsi dari barcode adalah memanggil data, sehingga lebih cocok untuk organisasi bisnis, seperti supermarket. Ketiga, model internet, yakni model access yang diintegrasikan dengan jaringan internet. Hal ini dilakukan, agar keberadaan arsip dapat juga dinikmati oleh khalayak umum.

Saat ini, penulis dalam pengembangan software E Arsip, di mana access sabagai dasar dalam pembuatannya. Pastinya, perlu ada uji coba dan pengembangan terhadap produk tersebut. Kelebihan dari software tersebut adalah mampu menyimpan arsip dalam kapasitas besar, bahkan dapat di-LAN-kan, sehingga antar pengelola arsip dapat saling bertukar informasi. Hal ini dilakukan sebagai solusi bagi E Arsip berbasis access.

Ada empat komponen dasar yang bisa dijadikan pegangan dalam memilih E Arsip, yaitu kecepatan memindahkan, kemampuan meyimpan dokumen, kemampuan mengindeks dokumen, dan kemampuan mengontrol akses.

Prinsipnya, E Arsip memiliki konsep yang sama dengan teknik kearsipan konvensional. Jika pada kearsipan konvensional memiliki kabinet yang secara fisik berfungsi untuk menyimpan arsip, maka pada E Arsip ini memiliki kabinet virtual yang di dalamnya berisi map virtual. Selanjutnya di dalam map virtual berisi lembaran-lembaran arsip yang telah dikonversi di dalam bentuk file. Pada prinsipnya, E Arsip tidak menghilangkan pola kearsipan secara manual. Kebutuhan dalam membuat E Arsip, diantaranya berupa hardware dan software. Hal ini dibutuhkan, karena semua dokumen akan disimpan komputer.

Berdasarkan keadaan di atas, maka E Arsip dibutuhkan sumber daya mendukung, seperti arsiparis yang terampil dan sarana serta prasarana yang memadai. Keterampilan arsiparis di antaranya mampu mengoperasikan komputer, sedangkan sarana dan prasarana berupa ruangan yang disesuaikan dengan kebutuhan E Arsip, alat scan, perangkat komputer, dan lainnya.

Sebenarnya, setiap orang di saat ini sudah melakukan E Arsip, minimal menyimpan dokumen di-HP, berupa gambar, pesan, nomor telepon, vedio, mp3, dan lainnya. Bahkan, jika Ia memiliki e mail, maka telah menyimpan setiap dokumen di-e mail-nya dengan kapasitas lebih besar dibanding dengan memory HP.

E Arsip sangat dibutuhkan pada saat ini, karena perkembangan Teknologi Informasi (TI) menuntut informasi dapat dinikmati oleh masyarakat. Masyarakat dapat mengaksesnya di mana dan kapanpun. Melalui E Arsip, diharapkan lebih menghargai dan memaknai arti sebuah dokumen.