Archive for the Category ◊ Uncategorized ◊

• Friday, November 27th, 2020

Arah Masjid Nurul Iman Sekaran
Oleh Agung Kuswantoro

Mendapatkan amanah dari jamaah bagi saya adalah tanggung jawab yang harus dilakukan dengan sepenuhnya, karena akan dipertanggungjawabkan kepada Allah SWT. Adapun amanah tersebut adalah wakil ketua takmir. Saya mengibaratkan wakil ketua takmir itu seperti jabatan ketua harian dalam suatu partai.

Masjid Nurul Iman sudah beroperasi enam tahun. Sudah banyak perkembangan hasilnya, baik berupa fisik dan psikis. Tujuan utama saya saat ini adalah mencairkan uang atas nama Masjid Nurul Iman sebesar Rp. 65.000.000,00 yang saat ini ada kendala pengambilan secara teknis.

Insyaallah masalah tersebut bisa teratasi. Yang menjadi pertanyaan selanjutnya adalah: “Apa arah/tujuan dari masjid Nurul Iman Sekaran itu berdiri?”

Pertanyaan di atas adalah pertanyaan dasar saya dan jamaah dalam membuat visi, misi, tujuan, program kerja, sasaran, rencana (jangka pendek, menengah, dan panjang), serta alokasi anggaran.

Jika arahnya jelas, maka sumber dayanya dapat ditata sesuai dengan “arahnya”. Dalam menentukan “arah” Masjid, pastinya dilihat dari kondisi masyarakat, jamaah, kemampuan jamaah, kemampuan masyarakat dalam beribadah, dan faktor lainnya. Termasuk, kondisi psikis, para jamaah dan masyarakat.

Singkat cerita, nanti ada pertanyaan lanjutan yaitu: “Apa alasan Masjid Nurul Iman berdiri di daerah Sekaran Gang Pete Selatan 1?”

Jika asal berdiri, maka kurang tepat. Karena yang muncul hanyalah bangunan yang megah. Bisa jadi, jamaahnya sepi dalam sholat lima waktu. Setiap ada event/kegiatan ramai, tapi saat waktu sholat sepi. Atau, memang masjid masih fokus pada pembangunan. Misal, lantai 2 atau bagian yang lainnya.

Hal inilah yang ingin saya diskusinya dengan penasihat, ketua, takmir, seksi, dan para jamaah. Terlebih, ada dana Rp. 65.000.000,00 mau diarahkan kemana? Apakah ke pembangunan? Atau, memaksimalkan fungsi Masjid sebagai tempat beribadah kepada Allah, khususnya di masyarakat Sekaran Gang Pete Selatan I ini.

Semoga rapat nanti, akan “membuahkan” hasil yang baik untuk kemakmuran Masjid Nurul Iman Sekaran ini. Amin. []

Semarang, 27 November 2020
Ditulis di Rumah Jam 05.00 – 05.15 WIB.

• Monday, November 23rd, 2020

Manajemen Strategik Ala Fred dan Forest Yang “Kuat” pada Keunggulan Bersaing

Oleh Agung Kuswantoro

Adalah Fred R. David – dipanggil Fred – dan Forest R. David – dipanggil Forest – yang mengenalkan konsep manajemen strategik berbasis keunggulan bersaing. Keduanya adalah pakar dan konsultan manajemen strategik yang telah mendampingi “perusahaan raksasa” dalam  menggunakan jasanya. Termasuk buku “Manajemen Strategik yang telah digunakan oleh 500 universitas di Amerika dan di dunia. Pada  tahun 2011, keduanya menuliskan artikel yang berjudul “What are business school doing for business today?” tulisan tersebut mampu mengubah banyak tinjauan kurikulum sekolah bisnis. Melalui tulisan ini, saya ingin  berbagi atas pemikirannya dalam buku ciptaannya dan materi yang disampaikan oleh Bapak Drs. Heri Yanto, MBA, PhD.

 

Ada sebuah ilustrasi mengenai strategi. Suatu ketika ada dua pemimpin perusahaan yang sama-sama bersaing di bidang yang sama. Kedua pemimpin tersebut berkemah di hutan. Mereka sedang memikirkan masa depan perusahanannya. Apakah ingin tetap berdiri sendiri atau bergabung? Saat tenda/kemah tiba-tiba muncul seekor beruang besar sambil mengangkat kakinya yang mengeram. Pemimpin pertama langsung melepaskan tas rangselnya dan mengambil sepatunya. Lalu pemimpin kedua berkata kepada pemimpin satu: “Bos, kamu tidak bisa berlari cepat dari beruang itu”.

 

Pemimpin pertama menanggapi pernyataan pemimpin kedua tersebut dengan kalimat “Mungkin saya tidak bisa berlari cepat dari beruang itu, namun yang jelas saya bisa berlari cepat dari Anda”.

 

Cerita di atas menggambarkan dari manajemen strategik dari kedua pemimpin. Adapun yang ditonjolkan/ditemukan dari kedua pemimpin atas manajemen strategiknya adalah mempertahankan keunggulan bersaing. Sekali lagi, keunggulan bersaing.

 

Manajemen strategik adalah seni dan ilmu dalam memformulasi, mengimplementasi, dan mengevaluasi keputusan “lintas” fungsi agar organisasi dapat memperoleh tujuannya.

 

Dalam manajemen, ada rencana. Dalam manajemen strategik, ada rencana strategik. Rencana strategik, esensinya/intinya adalah permainan perusahaan/organisasi. Misal, tim sepakbola membutuhkan rencana strategik – permainan – agar bisa menang dengan lawannya.

 

Fred dan Forest mengatakan ada tiga tahapan manajemen strategik yaitu (1) formulasi strategik , (2) implementasi strategi, dan (3) evaluasi strategi. Formulasi Strategi mencakup pengembangan visi dan misi; mengidentifikasi kesempatan; dan ancaman eksternal organisasi; menentukan kekuatan dan kelemahan internal; menciptakan tujuan jangka panjang; memulai strategi alternatif; dan memilih strategi khusus untuk dicapai.

 

Implementasi strategi memerlukan perumusan tujuan tahunan; kebijakan yang memotivasi karyawan/staf dan pengalokasian sumber daya organisasi agar strategi yang diformulasikan dapat terlaksana. Implementasi strategi mencakup pengembangan budaya; struktur organisasi yang efektif; pengarahan usaha/bisnis; anggaran; sistem informasi manajemen; dan kompetensi karyawan/staf dengan kinerja organisasi.

 

Evaluasi strategi adalah tahapan final dalam kegiatan manajemen strategi. Ada tiga aktivitas pokok dalam evaluasi strategi yaitu (1) meninjau faktor internal dan eksternal sebagai dasar/basis strategi saat ini, (2) mengukur kinerja, (3) mengambil tindakan korektif.

 

Ketiga tahapan manajemen strategi – yaitu formulasi, implementasi, dan evaluasi strategi – adalah aktivitas yang terjadi dalam tiga level organisasi yang besar (perusahaan, unit devisi, dan fungsional). Dengan komunikasi yang baik, antar manajer, karyawan, dan lintas level hirarki, muncullah tim yang kompetitif. Berikut model tahapan manajemen strategi menurut Fred dan Foster.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Saya tidak menjelaskan masing-masing keterangan dari tahapan manajemen strategi, karena terlalu luas. Namun, hanya menyampaikan kebutuhan matrik sebagai dasar menganalisis manajemen strategi organisasi.

 

Ada tujuh matrik yang saya temukan dalam buku tersebut. Ketujuh matrik tersebut ada dalam tahapan formulasi strategi. Ketujuh matrik ini harus dipahami oleh setiap pemimpin/manajer, sehingga harus menguasai ketujuh matrik ini. Ketujuh matrik tersebut adalah (1) matrik  Evaluasi Faktor Eksternal (EFE), (2) matrik Evaluasi Faktor Internal (EFI), (3) matrik SWOT, (4) matrik Strategic Position and Action Evaluation (SPACE), (5) matrik Boston Consulting Group (BCG), (6) Matrik Grant Strategy, dan (7) matrik Quantitative Strategic Planning Matrix (QSPM).

 

Dari yang saya pelajari, dari ketujuh matrik tersebut ternyata manajemen  strategik itu kuantitatif sekali. Setiap point memiliki bobot/nilai yang mengandung makna. Tidak asal pula dalam memberikan point/nilai dari suatu kasus. Ada panduannya tersendiri, misal tidak lebih dari angka satu. Kemudian, dari setiap point-point tersebut, dikonkretkan kepada manajer/karyawan untuk diberikan feedback/masukan, sehingga nilai tersebut sesuai. Nilai tersebut bukan dari satu orang saja. Namun, sudah ditetapkan bersama para manajer dan karyawan/staf.

 

Kesan saya belajar manajemen strategi ala Fred dan Forest adalah runtut dalam berpikir mengenai manajemen strategi dalam suatu organisasi. Terlebih, Fred dan Forest memberikan contoh-contoh nyata perusahaan. Selain itu, Fred dan Forest mampu menganalisis dengan tajam setiap tahapan-tahapan manajemen strategik. Dengan matrik-matrik pula, Fred dan Forest mampu menganalisis posisi suatu organisasi ada di posisi mana? Keberadaan posisi organisasi menunjukkan kekuatan/kelemahan organisasi tersebut. Sehingga, harapan Fred dan Forest adalah keunggulan kompetititif menjadi “modal” dalam manajemen strategik suatu organisasi.

 

Dalam buku tersebut Fred dan Forest lebih banyak memberikan contoh-contoh perusahaan. Sedikit atau tidak ada contoh “bisnis” pendidikan. Karena, “bisnis” pendidikan memiliki karakteristik berbeda dengan bisnis perusahaan. Padahal, saya seorang pendidik yang membutuhkan contoh manajemen strategik di dunia pendidikan.

 

Saran saya, kepada Anda adalah baca, pahami, buat matrik, dan praktikkan mengenai manajemen strategi ala Fred dan Forest yang berbasis keunggulan kompetitif/bersaing. Karena, disitulah Anda akan menemukan jati diri organisasi Anda sendiri. Lalu, muncul pertanyaan: “Bisakah Anda – selaku manajer – mampu menemukan keunggulan bersaing dibidang organisasi yang telah ditetapkan? Jika Anda sudah menemukan keunggulan kompetitifnya, maka Anda sudah belajar dan memahami manajemen strategik dengan benar.

 

Namun, jika Anda belum menemukan keunggulan kompetitifnya, maka Anda belum belajar dan belum memahami manajemen strategik dengan benar. Belajar manajemen strategiknya, ada yang salah. Yuk, pahami lagi belajar manajemen strategiknya!

 

Semarang, 21 November 2020

 

Ditulis di Rumah jam 22.00 – 22.45 WIB. Semoga tulisan ini bisa “mengikat makna” atas materi yang telah disampaikan oleh Bapak Drs. Hery Yanto, MBA, Ph.D dalam mata kuliah Manajemen Strategik Pendidikan.

• Thursday, November 19th, 2020

Jangan Mudah Diadu Domba
Oleh Agung Kuswantoro

“Hai orang-orang yang beriman, bertakwalah kamu sekalian kepada Allah dan katakanlah perkataan yang benar, niscaya Allah akan memperbaiki amalan-amalanmu dan mengampuni dosamu” (QS. al-Ahzab: 70-71)

Beberapa hari ini, kita selalu mendengar berita dari media elektronik dan cetak. Adanya ucapan dan tindakan yang tidak terpuji/tercela yang dilakukan oleh Habib atau Tokoh Agama.

Kita – sebagai orang awam – yang masih “miskin” ilmu menjadi bingung. Penulis menyebut mereka – dengan istilah tokoh agama – tersebut bertingkah laku dan berkata yang kurang tepat. Terlebih dalam masa Pandemi Covid-19. Dimana, Pemerintah menganjurkan untuk menerapkan protokol kesehatan, jika ada suatu kegiatan atau beraktivitas di luar rumah.

Kegiatan baik, cara pun juga harus baik. Kegiatan Maulid Nabi Muhammad SAW itu sangat baik, maka cara pelaksanaannya juga harus baik. Apalagi, dalam masa Pandemi Covid-19. Dimana, mengundang kerumunan massa. Jangan sampai kegiatan baik, namun caranya tidak baik. Nanti, kegiatan Maulid Nabinya menjadi tidak baik. Dan, agama Islamnya menjadi tidak baik.

Lalu, bagaimana baiknya? Tunda dulu, pelaksanaan perayaan Maulud Nabi Muhammad SAW. Tidak menyelenggarakan kegiatan Maulid Nabi Muhammad SAW. Habib Maulana Luthfi bin Yahya dari Pekalongan sedianya akan menyelenggarakan peringatan Maulid Nabi Muhammad SAW akbar, namun karena kondisi dan pertimbangan lingkungan. Akhirnya, kegiatan tersebut ditunda/dibatalkan.

Contoh lain, ada ustad yang membubarkan kegiatan Maulid Nabi Muhammad SAW dari acara yang ia selenggarakan sendiri. Ia membubarkan orang yang hadir, karena akan menimbulkan kerumunan.

Sebaliknya, ada pula Habib yang dengan sengaja mengadakan peringatan Maulid Nabi Muhammad SAW di tengah masa Pandemi Covid-19. Hasilnya yang datang menolak protokoler kesehatan. Tidak menerapkan protokoler kesehatan dalam kegiatan tersebut. Dampak dari kegiatan tersebut adalah pejabat RT, RW, Lurah, Camat, Dinas Kesehatan, Walikota, dan Gubernur daerah tersebut ditanyai oleh Kapolri dan Satgas Covid-19 Republik Indonesia.

Sebagai umat Islam yang sedang belajar agama, kita dijadikan “bingung” dengan kejadian ini, “mengapa ada Habib atau tokoh agama dalam menyikapi satu kasus dengan cara yang berbeda?” Ada dengan cara yang terpuji dan tercela dalam kasus yang sama. Bahkan, tokoh masyarakat tersebut berdoa dengan kalimat yang negatif. Istilahnya, nyepatani.

Dari kejadian di atas, kita dituntut untuk cerdas dalam memilih sosok panutan. Ada Habib A yang berperilaku baik dalam melaksanakan suatu kegiatan. Ada Habib B yang berperilaku buruk dalam melaksanakan suatu kegiatan. Padahal, kasusnya sama.

Contoh teladan yang terbaik bagi manusia adalah Nabi Muhammad SAW. Maaf bukan Kiai, Habib, atau Ustad. Habib, Kiai, atau Ustad. Kiai, Habib, atau Ustad. Habib, Kiai, atau Ustad bisa berkata buruk/kotor. Namun, Nabi Muhammad SAW pasti tidak pernah berkata kotor.

Perilaku para tokoh agama, jangan sampai kita diadu domba. Orang yang “lemah” iman dan islam menjadi sasaran “empuk” dalam kondisi seperti ini. Karena, setiap tokoh masyarakat tersebut akan berkata dan berperilaku yang meyakinkan. Ucapannya, pasti “landep”. Tingkah lakunya, pasti sangat mantap. Tujuannya, agar masyarakat mengikuti kegiatan atau ajarannya.

Menurut penulis, menyikapi keadaan seperti ini, lebih baik diam. Serahkan saja semua kejadian ini kepada Negara. Karena, Allah sudah memberikan izin kepada pemimpin Negara ini untuk mengelolanya. Artinya, kita pasti memiliki contoh yang baik, setelah Nabi Muhammad SAW wafat.

Jangan sampai martabat tokoh agama dikomentari oleh nitizen/orang yang tidak selevel untuk berkomentar. Yang mengingatkan dan memberi informasi Nabi Muhammad SAW itu Allah dan Malaikat Jibril.

Nabi Muhammad SAW itu orang baik, yang mendekati juga orang baik. Jangan sampai ada seorang tokoh agama, namun yang berkomentar (mohon maaf) adalah orang-orang yang “kotor” dalam iman dan Islam. Bedakan, antara Kiai, Preman, Habib, Pengamen, dan profesi lain dalam berperilaku dan berucap.

Biarlah Habib yang berkomentar itu antar Habib. Biarlah Kiai yang berkomentar itu antar Kiai. Dan, biarlah Ustad yang berkomentar itu antar Ustad. Seimbang antar orang yang berkomentar.

Jika ada Habib yang berkomentar itu Preman. Cek, perkataan Habib tersebut. Bisa jadi, perkataan Habib tersebut mirip, Preman. Artinya, Habib tersebut berkata “kotor”, sehingga dikomentari oleh Preman.

Mari, pilihlah orang yang beriman. Dimana, ciri-cirinya sebagaimana ayat pada paragraf pertama, yaitu berkata benar. Berkata benar saja. Doa yang benar. Jangan berdoa dengan kalimat “memperpendek umur seseorang”. Jelas itu bukan doa, tapi mengutuk.

Nabi Muhammad SAW itu tidak pernah mengajarkan berdoa umur pendek kepada seseorang. Maaf cerita rakyat yang mengutuk anak menjadi batu saja, itu tidak diperkenankan dalam akhlak atau ilmu agama. Artinya, jika berkata kepada anak itu dengan ucapan yang baik/qoulan sadida.

Setelah berkata baik, maka amalan/perbuatan juga (pasti) baik. Artinya, ada keselarasan. Sejalan antara ucapan dan tindakan. Ucapan baik, maka tindakan akan baik pula.

Demikianlah tulisan singkat ini. Ada beberapa simpulan, yaitu:

1. Tirulah sosok Nabi Muhammad SAW dalam berperilaku dan berkata.

2. Tidak semua Habib, Kiai, Ustad atau tokoh masyarakat itu dijadikan contoh teladan terbaik dalam kehidupan kita.

3. Jadilah muslim yang cerdas dengan cara perbanyak referensi/bacaan buku/kitab, agar menjadi muslim yang jeli/tanggap terhadap fenomena/kejadian saat ini.

4. Jadilah muslim yang tidak mudah diadu domba atau dihasut oleh ‘ulah’/perilaku Tokoh Agama/Habib dengan cara perbanyak membaca al-Qur’an, hadist, dan buku/kitab.

5. Berkatalah yang baik saja, karena akan berdampak pada amalan yang baik pula.

Semoga bermanfaat tulisan ini untuk diri penulis dan pembaca. Amin. []

Semarang, 19 November 2020
Ditulis di Rumah jam 04.30 – 05.05 WIB.

Materi disampaikan di Masjid Nurul Iman Sekaran pada Jum’at kliwon, 20 November 2020.

• Tuesday, November 17th, 2020

Pemindahan Arsip Inaktif Arsip Akuntansi
Oleh Agung Kuswantoro

Sebelum ada sikeu, siakun, simonev, siaggar dan sistem yang berkaitan dengan keuangan, segala berkas yang berkaitan dengan keuangan dilakukan dengan cara manual. Sehingga, dalam pengelolaan berkasnya membutuhkan ketelitian, kerapian, dan ketekunan dalam menata dokumen-dokumen tersebut.

Adalah arsip tahun 2007, 2008, dan 2009 yang sudah bernilai inaktif (baca:jarang dipakai) milik bagian keuangan/akuntansi yang sudah memiliki retensi yang habis. Masa retensinya adalah 10 tahun. Artinya, sudah saatnya dipindahkan ke lembaga kearsipan untuk ditindaklanjuti akan arsip tersebut. Bisa jadi arsip-arsip tersebut akan dimusnahkan. Dan, bisa juga arsip-arsip tersebut bisa disimpan. Sehingga, nanti akan ada tim penilai arsip tersebut. Adapun tim tersebut disahkan oleh Rektor atau pejabat yang bertanggungjawab terhadap kearsipan di lembaga tersebut.

Pemindahan arsip yang memiliki retensi dibawah 10 tahun dilakukan dari unit pengolah ke unit kearsipan (UK II) di lingkungan kerja rektorat, fakultas, atau satuan kerja dengan sebutan lain. Pemindahan arsip yang memiliki retensi sekurang- kurangnya 10 tahun dilakukan dari unit kearsipan (UK II) di lingkungan kerja rektorat, fakultas, atau satuan kerja dengan sebutan lain ke lembaga kearsipan perguruan tinggi (Peraturan Pemerintah Nomor 28 Th 2012 Pasal 62).

Ketentuan pemindahan arsip yaitu (1) Pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan menjadi tanggung jawab unit pengolah, (2) Pemindahan dilaksanakan setelah melewati retensi aktif, (3) Pemindahan dilakukan dengan penandatangan Berita Acara (BA) dan dilampiri dengan daftar arsip yang akan dipindahkan, (4) BA dan daftar arsip yang dipindahkan ditandatangani oleh Pimpinan Pengolah dan Unit Kearsipan.

Kurang lebih itulah poin-poin yang disampaikan pada acara hari ini (Senin, 15 November 2020) jam 09.00 WIB di UPT Kearsipan UNNES. Dua unit kerja yaitu UPT Kearsipan UNNES dan Biro Perencanaan dan Keuangan (BPK) UNNES dalam permasalahan arsip ini. Mohon doanya, semoga lancar acaranya hari ini. Amin. []

 

Semarang 15 November 2020D

Ditulis di Rumah jam 20.00-20.15 WIB.

• Thursday, November 12th, 2020

Pemeliharaan dan Perawatan Arsip UPT Kearsipan UNNES
Oleh Agung Kuswantoro

Desember 2020, usia UPT Kearsipan UNNES adalah lima tahun. Lima tahun adalah usia yang masih baru. Artinya, UPT Kearsipan UNNES masih dalam tahap penataan arsipnya. Dalam pelaksanaanya, pernah menemukan arsip yang rusak dan ada rumah rayap di depot arsip UPT Kearsipan UNNES. Kondisi inilah yang harus kita selesaikan dengan cara memelihara dan merawat arsip.

Secara teknis, dalam memelihara dan merawat itu ada yang dilakukan oleh internal dan eksternal. Internal disini adalah dilakukan oleh arsiparis/UPT Kearsipan UNNES. Eksternal disini adalah pihak dari luar arsiparis/UPT Kearsipan UNNES. Saya mengatakan pihak eksternal, karena kemampuan arsiparis itu terbatas.

Jika hanya membersihkan debu, maka arsiparis/UPT Kearsipan UNNES itu bisa. Namun, jika sudah masuk tahap penyemprotan hingga peletakan arsip di rak, maka arsiparis/UPT Kearsipan UNNES itu kesusahan. Oleh karenanya, UPT Kearsipan UNNES mengajak kepada pihak Subbag Rumah Tangga untuk berdiskusi menyelesaikan ini. Harapannya, bisa menemukan solusinya. Mari berdiskusi terkait masalah ini, agar arsip di UNNES dapat terpelihara dan terawat dengan baik. []

Berikut point-point yang akan didiskusikan:
Pemeliharaan, merupakan usaha pengamanan arsip agar terawat dengan baik, sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan kehilangan arsip. Kemudian perawatan, merupakan kegiatan mempertahankan kondisi arsip agar tetap baik dan mengadakan perbaikan pada arsip yang rusak agar informasinya tetap terpelihara.

Menurut Sulistiyo-Basuki (1992:231), tata kerja pemeliharaan arsip sebagai berikut: pengaturan arsip di rak, pembersih dan penghilang debu, serta pembetulan letak arsip.

Pengaturan arsip di rak dalam bahasa Inggris dikenal dengan shelving. Kegiatan ini dilakukan secara hati-hati untuk menghidari terjadi nya keruskan pada arsip.

Pengaturan arsip di rak disusun secara berurut untuk memenuhi kebutuhan pemakai. Penyusun arsip di rak yang baik yaitu dengan cara menyadarkan arsip dalam keadaan tegak lurus, tidak bertumpuk pada bagian folder arsip.

Kegiatan pembersihkan dan menghilangkan debu harus dilakukan dengan cara berkala oleh staf yang terlatih, agar tidak menimbulkan kerusakan.

Kegiatan pembersihkan dan menghilangkan debu harus dilakukan dengan cara berkala oleh staf yang terlatih, agar tidak menimbulkan kerusakan arsip dan untuk memperpanjang usia arsip, dengan mengunakan penyedot debu.

Setelah pemakai mengunakan arsip, petugas kearsipan mengatur dan memeriksa kembali susunan letak arsip dirak secara sistematis sesuai dengan kode klasifikasi arsip, sehingga pengguna arsip dapat dengan mudah mencari arsip yang dibutuhkannya.

Untuk menghilangkan debu tersebut maka sebaiknya dilakukan pembersihan dan mengatur suhu udara dan memperbaiki sebagaimana seharusnya yang telah ditetapkan.

Menurut Razak (1992:32) untuk mengatasi kerusakan pada bahan arsip dijelaskan tindakan sebagai berikut: membersihkan debu atau kotoran fumigasi untuk mematikan, jamur dan desidifikasi untuk menghilangkan serta melindungi kertas terhadap pengaturan asam dari luar dan mengilangkan noda dan lain-lain.

Menurut Barthos (2005:58), bentuk-bentuk penjagaan ruangan arsip meliputi tujuh kegiatan sebagai berikut:
1. Pembersihan ruangan,
2. Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya,
3. Penggunan peracun serangga,
4. Pelarangan makan dan merokok,
5. Penyimpanan arsip di rak,
6. Pembersihan arsip dan penyimpanan arsip yang tidak dipakai.

Menurut Daryana, dkk (2007:15) juga menjelaskan bahwa kegiatan perawatan arsip adalah kegiatan yang berhubungan langsung dengan tata cara perawatan arsip yang mengalami degradasi baik oleh karena factor internal arsipnya itu sendiri atau disebabkan oleh factor eksternalnya.

Selanjutnya Sugiarto (1997:86) mengemukakan, bahwa perawatan arsip adalah usaha penjaga agar benda arsip yang telah mengalami kerusakan tidak bertambah rusak. Kerusakan yang paling sering terjadi adalah sobek, terserang jamur, terkena air dan terbakar.

Semarang, 12 November 2020
Ditulis di Rumah, jam 04.30-05.00 WIB. Materi ini sebagai pengantar dalam diskusi pemeliharaan dan perawatan arsip di UPT Kearsipan UNNES, jam 09.00.

• Wednesday, November 11th, 2020

Bermodal “Manusia”
Oleh Agung Kuswantoro

Ada yang menarik materi yang disampaikan mengenai MSDM dibidang kependidikan. Paradigma yang ditawarkan oleh Dr. Kardoyo, M.Pd adalah Human Capital (HC). Biasanya modal itu berupa tanah, uang, skill, dan manusia. Penekanan dalam kajian ini adalah manusia.

Manusia adalah modal utama. Modal yang sangat penting dalam suatu organisasi. Dalam suatu organisasi ada keunggulan “kompetitif” yang diunggulkan. Lembaga/organisasi pasti mengelolanya. Dalam lembaga, ada sumberdaya yang berwujud ada tidak berwujud. SDM adalah salah satu bentuk sumber daya organisasi yang berwujud.

Penyebaran sumberdaya HC dalam lembaga ada tiga yaitu keunggulan kompetitif, biaya, dan layanan. Ketiga sumberdaya ini harus diperhatikan oleh tiap organisasi/lembaga. Jangan sampai hanya mengunggulkan pada satu komponen saja.

Peranan manajemen dan kepemimpinan itu sangat penting dalam HC. Anda pernah mendengar istilah TRD dalam merk Toyota? Jika pernah, tahukah singkatan dari TRD yang melekat pada produk Toyota itu? Ya, betul TRD singkatan dari Toyota Research and Development. Artinya, Toyota memiliki pengembangan dalam produknya. Berarti, ada tim/orang yang bertugas untuk menginovasi suatu produk.

TRD inilah salah satu bentuk contoh HC. Manusia sebagai modal dalam mengembangkan organisasinya. Jadi, modal tidak harus uang banyak dan tanah luas lagi. Tetapi, modal berupa manusia yang pandai dan terampil itu sangat penting – terlebih – pada masa revolusi industri 4.0, dimana peran IT sangat dominan. IT hanya manusia yang bisa “mengotak-atik”. Bukan, IT “mengotak-atik” manusia. []

Semarang, 9 November 2020
Ditulis Di Rumah jam 21.20 – 21.40 WIB.

• Wednesday, November 11th, 2020

Analisis Jabatan
Oleh Agung Kuswantoro

Baru pertama kali saya dapat tugas untuk menganalisis jabatan di lembaga saya bekerja. Dari semua pekerjaan didata dan dianalisis. Setelah itu, dievaluasi. Dalam jabatan itu berjenjang. Macam-macam, jenjangnya. Setiap jenjang memiliki pekerjaan tersendiri. Itu pun menghitungnya per lembaga. Jadi, secara keseluruhan. Tidak masing-masing unit kerja. Mengapa tidak per unit kerja? Karena yang dihitung dan dianalisis itu organisasi. Jadi totalitas.

Lalu, apa sebenarnya analisis jabatan itu? Analisis jabatan adalah fungsi MSDM yang berusaha “memotret” masing-masing organisasi agar diperoleh informasi. Seperti tujuan, tugas, tanggung jawab, kondisi kerja, kompetensi, dan lainnya.

Dari analisis jabatan ini akan diperoleh deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan, dan standar kinerja jabatan. Nah, bisa jadi selama ini, ada jabatan yang belum memenuhi standar kinerjanya. Salah satu faktor belum terpenuhinya standar kinerja jabatan adalah belum dianalisis jabatan tersebut.

Caranya, bagaimana? Buatlah pertanyaan untuk menganalisis. Adapun pertanyaannya adalah (1) Tugas-tugas apa saja yang dilakukan oleh karyawan. Baik tugas fisik dan tugas mental, (2) Dimana tugas tersebut diselesaikan? (3) Mengapa jabatan tersebut perlu dijalankan? (4) Kapan pekerjaan tersebut diselesaikan? (5) Bagaimana karyawan melaksanakan jabatannya, dan (6) Persyaratan apa saja yang diperlukan untuk menjalankan jabatan tersebut?

Pertanyaan tersebut adalah dasar dalam menganalisis suatu jabatan. Rajinlah bertanya dari keenam kalimat tersebut. Terlebih, Anda seorang pemimpin. Jadi, harus cerdas dan kritis terhadap masalah di organisasi Anda. Terlebih masalah MSDM. []

Semarang, 9 November 2020.
Ditulis Di Rumah jam 22.00 – 22.20 WIB.

• Sunday, October 25th, 2020

Sekolah Muadzin
Oleh Agung Kuswantoro

Mungkin saya dianggap oleh sebagian orang itu tidak wajar. Aneh. Gila, mungkin kalimat yang tepat itu. Apa pasal? Karena, saya melakukan sesuatu yang sedikit orang lakukan. Terkait pengelolaan Masjid, saya fokus sekali dengan permasalahan muadzin. Bagi saya, muadzin ibarat motor yang berjalan. Tanpa muadzin, Masjid itu akan berhenti. Karena, “motornya” mati.

Muadzinlah, orang yang pertama mengajak orang untuk sholat. Ada adzan berkumandang, pasti ada pelaksanaa sholat di dalam Masjid. Tidak mungkin, ada adzan berkumandang, tapi tidak ada pelaksanaan sholat di dalam Masjid. Itulah, makna muadzin sebagai “motor”. Penggerak.

Hanya remaja-remaja inilah yang “terpanggil” untuk menjadi muadzin. Mereka sudah bertugas menjadi muadzin sholat Dhuhur dan Asar. Alhamdulillah dengan kehadiran mereka, Masjid bisa menyelenggarakan sholat lima waktu. Yang tadinya, hanya menyelenggarakan sholat tiga waktu.

Guna meningkatkan kompetensinya, saya membuat dan belajar bersama dalam “Kelas Muadzin”. Kelas berisi para muadzin untuk dapat meningkatkan pemahaman mengenai adzan dari beberapa sudut pandang. Kelas Muadzin dilakukan seminggu sekali di Masjid Nurul Iman Sekaran.

Melalui mereka, saya berharap dan yakin, bahwa lima tahun lagi, Masjid akan memiliki muadzin yang berkompeten sehingga penyelenggaran sholat lima waktu dapat terlaksana dengan baik. Termasuk, jama’ah yang sholat ke Masjid untuk menjadi makmum. Mengingat, selama ini yang sholat Dhuhur dan Asar itu muadzin itu sendiri. Bahasa sederhananya, diadzani sendiri, sholawatan sendiri, diqomati sendiri, dan diimami sendiri. [].

Semarang, 25 Oktober 2020
Ditulis di Rumah, jam 20.30-20.45 WIB.

• Monday, October 19th, 2020

Visi Itu Abstrak
Oleh Agung Kuswantoro

Visi itu tidak terlihat, namun bukan berarti kosong. Visi itu tak tampak, namun bisa dirasakan. Mata bisa membaca tulisan visi suatu organisasi/lembaga, namun hati belum tentu melihat (baca:merasakan) visi organisasi tersebut. Orang lain bisa “penasaran” akan visi organisasi, namun orang yang ada dalam organisasi itu akan “mantap” dan merasakan visi organisasinya.

Lalu, apakah sebenarnya visi itu? Soegito (2020) mengatakan visi adalah gambaran/wawasan atau pernyataan tentang lembaga pendidikan yang ingin diwujudkan di masa jauh ke depan. Visi itu menguraikan jenis organisasi yang Anda ingin wujudkan atau bagaimana Anda ingin dilihat atau diingat. Visi itu menetapkan arah yang dituju oleh setiap orang. Visi itu memberdayakan orang dan menciptakan antusiasme dengan menyoroti kontribusi khusus bagi organisasi. Dan, visi itu memberikan dasar untuk mengenali “jurang” antara keadaan sekarang dan keadaan di masa depan.

Ciri-ciri visi itu (1) mudah dipahami, (2) bahasa sederhana, (3) bersifat menantang dan dapat dicapai, (4) ideal, tetapi dapat dihayati, (5) menimbulkan motivasi dan kegairahan untuk melaksanakan, (6) tidak menyebut dan tidak terikat pada angka definitif dan (7) memberikan nuansa kinerja bermutu bagi karyawan.

Organisasi yang memiliki visi itu akan lebih mudah dalam mengembangkan, merubah, dan berhasil. Tetapi, organisasi tanpa visi itu dalam pengembangannya, tanpa arah. Bingung.

Nah, kebetulan saya diberi amanah untuk membuat visi dari Masjid Nurul Iman Sekaran. Visinya adalah menjadikan Masjid yang nyaman, tenang, dan khusyuk dalam penyelenggaraan sholat rowatib, sunah, dan beribadah kepada Allah. Menurut Anda, apakah visi organisasi tersebut terpenuhi dengan konsep-konsep di atas?

Semarang, 18 Oktober 2020
Ditulis Di Rumah jam 05.00 – 05.30 WIB.

• Monday, October 19th, 2020

Pengelolaan Kearsipan Di SMK
Oleh Agung Kuswantoro

Arsip sangat penting bagi kelangsungan suatu organisasi atau lembaga. Salah satu fungsi arsip adalah dasar pengambilan keputusan bagi pimpinan. Area manajemen pendidikan itu sangat luas. Saya mengambil jalur pendidikannya, formal. Jenis pendidikannya, vokasi. Jenjang pendidikannya, menengah. Untuk substansi pendidikannya, pengelolaan dokumen/kearsipan.

Alasan saya memilih/tertarik kearsipan sekolah, karena setiap garapan pengelolaan sekolah pasti memiliki arsip. Mulai dari arsip peserta didik, arsip tenaga pendidik dan kependidikan, arsip kurikulum, arsip sarana prasarana, arsip pembiayaan dan arsip humas.

Adapun dasar kebijakannya adalah Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah Nomor 26 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Nomor 43 Tahun 2009, dan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 Tentang Pembagian Urusan Pemerintah Daerah.

Pasal 1 ayat 2 dari Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 menyebutkan, bahwa kearsipan termasuk dalam urusan pemerintahan wajib yang tidak berkaitan dengan pelayanan dasar.

Agustina (2018) mengatakan salah satu tugas kearsipan kota/kabupaten adalah mendampingi proses penyelenggaraan di Sekolah. Hal-hal yang dilakukan yaitu (1) berkoordinasi dalam penyelenggaraan kearsipan dengan sekolah bekerjasama dengan BPAD (Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah); (2) menyusun pedoman pengelolaan kearsipan sekolah bekerjasama dengan BPAD; (3) pemberian bimbingan dan konsultasi pelaksanaan kearsipan kepada sekolah.

Nah, ruang lingkup arsip sekolah selama ini adalah arsip dinamis. Dimana, arsip dinamis itu dibagi menjadi dua, yaitu dinamis aktif dan dinamis inaktif. Dinamis aktif yang mengelola adalah subbag TU dan pelaksana (pengelola sekolah) yang terdiri dari waka (wakil kepala sekolah) kurikulum, waka kesiswaan, waka humas, dan waka sarpras.

Asifah (2017) mengatakan sistem pengelolaan kearsipan di Sekolah—dilakukan oleh bagian Tata Usaha sekolah – yang meliputi sistem penyimpanan arsip, peminjaman arsip, penemuan kembali arsip, pemeliharaan dan pengamanan arsip, serta pemindahan arsip.

Perbedaan pengelolaan arsip di SMK dengan PT/Perguruan Tinggi adalah PT dalam pengelolaannya, lebih mandiri. Artinya, PT memiliki otoritas dalam mengelolanya. Termasuk dalam menyusun kebijakan-kebijakannya. Hal ini didukung dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Indonesia (ANRI) Nomor 24 Tahun 2011 Tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Perguruan Tinggi. Sedangkan, pengelolaan kearsipan sekolah diatur kerjasama antara sekolah dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota/Kabupaten. Hal ini sebagaimana dalam Undang-Undang nomor 23 tahun 2014.

Pengelolaan kearsipan di PT biasanya dikelola oleh unit pelaksana, teknisi (UPT) atau bagian Tata Usaha Universitas. Sedangkan di SMK dikelola oleh bagian Tata Usaha sekolah.

Perbandingan

Rose dan Nwackhuckwu (2015) dalam penelitiannya mengatakan pencatatan/registrasi arsip harus dilakukan sejak awal dengan harapan sekolah akan mendapatkan informasi penting, khususnya kepala sekolah dalam membuat kebijakan dan me-manage dokumen/arsip dimulai dari perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi.

Pendapat diatas didukung dengan penelitian Omaha (2013) dalam penelitiannya menyebutkan, bahwa kepala sekolah gagal dalam mengelola kearsipannya. Pencatatan dokumen yang tidak rapi dari kegiatan yang telah dilakukan menjadikan ketidakakuratan dalam informasi sekolah. Penelitian ini dilakukan di sekolah menengah atas. Ada 9 daerah di negara Nigeria yaitu Otukpo, Obi Ojo, Ogba, Dibo, Okpokwu, Apo, Okimini, Ado, dan Agato.

Mengapa Nigeria yang dijadikan persandingan? Karena, ada kesamaan sistem pendidikan di negara Nigeria, dimana dimulai dari enam tahun sekolah dasar, tiga tahun sekolah menengah pertama, tiga tahun sekolah menengah, dan empat tahun perguruan tinggi untuk mendapatkan gelar sarjana.

Dari kedua penelitian di atas—dapat dikatakan—bahwa pengelolaan kearsipan sekolah di Nigeria itu masih manual. Dibuktikan dengan proses yang manual pada pencatatan di buku dan proses pengelolaan arsip aktifnya (record).

Namun, persandingan ini berbeda dengan negara Singapura. Dimana, sekolah memiliki kewenangan dalam mengelola kearsipannya. Data digital lebih tertata. Sekolah mengelola kearsipannya melalui website yang dapat diakses oleh pihak-pihak yang berkepentingan.

Bahkan, Indonesia sangat tertarik dengan pengelolaan kearsipan di Singapura. Pada tanggal 8 Oktober 2019 di Istana Negara dilakukan kerjasama kearsipan antara Indonesia dan Singapura. Kolaborasi antara Arsip Nasional Republik Indonesia dengan Arsip Nasional Singapura. Indonesia menilai Singapura sangat berhasil dalam pengelolaan kearsipan digital. Sehingga, kolaborasi ini diharapkan dapat meningkatkan kearsipan, khususnya digitalisasi arsip di sekolah. [].