Unnes sebagai kampus konservasi selalu berinovasi dalam mewujudkan visi, misi, dan tujuannya. Akselerasi inovasi menjadi tema Unnes di tahun 2016. Berbagai kegiatan telah dilakukan untuk mencapai target Unnes. Hal yang terlupa adalah akselerasi bidang kearsipan, padahal arsip merupakan salah satu tujuan Unnes dalam mewujudkan pelayanan good govermance. Unnes tidak akan dapat memberikan pelayanan prima, jika arsipnya tidak tertata.

Saya sangat senang diakhir tahun 2015, Unnes me-launching SOTK (Struktur Organisasi dan Tata Kelola), dimana terdapat lembaga baru, yaitu UPT Kearsipan. Saya sangat mendambakan terbentuknya organisasi tersebut di Unnes, terlebih Unnes sebagai kampus konservasi atau kampus yang mampu merawat, memelihara, dan menjaga bumi ini, termasuk dokumen atau arsip.

Dulu, saya pernah menuliskan gagasan di website Unnes berjudul Menggagas Lembaga Kearsipan Unnes. Mengapa saya menuliskan tema itu? Karena secara undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan dan peraturan pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU no. 43 tahun 2009.

Dalam Undang-undang tersebut, disebutkan bahwa perguruan tinggi ditunjuk oleh pemerintah untuk mengelola kearsipannya terutama dalam kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi.

Meskipun UPT Kearsipan Unnes baru berdiri di akhir tahun 2015, namun menurut saya belumlah terlambat, walaupun sarana dan prasarana masih minim. Misal, gedung saja belum memiliki. Dimana arsip disimpannya? Namun demikian, menurut saya jangan putus asa dalam menata kearsipan Unnes. Lihatlah bagan akselerasi berikut:

Bagan akselerasi arsip Unnes

Ada empat akselerasi arsip yaitu penguatan kearsipan unit kerja, Sumber Daya Manusia (SDM), sarana dan prasarana, serta Informasi Teknologi (IT). Penguatan kearsipan unit kerja, meliputi penataan arsip di masing-masing badan, biro, lembaga, fakultas, pascasarjana, pengembang bisnis, dan UPT. Jika saya hitung, total berjumlah dua puluh unit kerja. Kedua puluh unit kerja, penataan arsip manualnya harus tertata rapi terlebih dahulu.

Penguatan SDM, dalam hal ini adalah arsiparis, minimal ada dua puluh arsiparis. Bagaimana percepatan menciptakan dua puluh arsiparis tersebut? Dengan bekerja sama dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menyelenggarakan In House Trainning (IHT) selama satu/dua pekan. Mereka didiklat agar menjadi Arsiparis Perguruan Tinggi yang handal.

Penguatan sarana dan prasarana meliputi penyediaan depo arsip di masing-masing unit kerja dan gedung kearsipan Unnes. Saya berpendapat membuat depo-depo arsip di unit kerja, kata kuncinya adalah komitmen pimpinan di unit kerja. Sederhananya, pimpinan berkomitmen menyediakan satu ruang berupa depo arsip. Depo arsip tidak akan terwujud jika, tidak ada komitmen dari pimpinan.

Penguatan IT dapat dilakukan dengan pembuatan aplikasi yang include dalam website arsip.unnes.ac.id. Aplikasi ini berupa arsip aktif, inaktif, dan statis. Menurut saya, aplikasi ini dapat diterapkan bersama dengan penataan arsip. Jadi saat menata, sekaligus memasukkan database kearsipannya ke aplikasi kearsipan.

Keempat penguatan inilah yang saya sebut sebagai akselerasi bidang kearsipan. Unnes harus yakin dalam kesuksesan bidang kearsipan, melalui komitmen pimpinan untuk memberikan pelayanan yanag terbaik. Sehingga “good govermance” yang menjadi tujuan Unnes dapat tercapai. Amin.

Semarang, 7 Maret 2016

Agung Kuswantoro

Tulisan ini dibuat untuk mengikuti lomba blog dosen dan tendik. Tulisan adalah karya saya sendiri dan bukan jiplakan.