Aplikasi yang akan dibuat oleh Tata Usaha Universitas Negeri Semarang (Unnes) berupa surat masuk dan surat keluar, bukanlah hal yang mudah. Sepengetahuan saya aplikasi tersebut sudah pernah dibuat oleh Tata Usaha (TU) Unnes, namun karena ada terkendala teknis, aplikasi tersebut belum bisa diterapkan di lingkungan kampus konservasi.

Melihat keadaan tersebut, TU Unnes berinisiatif membuat sistem informasi surat masuk dan keluar. Saya langsung menangkap peluang ini dengan “nebeng” sistem tersebut. Saya selaku koordinator layanan arsip harus memaknai peranan sistem tersebut. Pastinya, ada berkas atau dokumen yang akan disimpan. Dalam sistem tersebut, pasti ada surat yang akan diarsip oleh universitas. Terlebih, sistem ini akan diterapkan di lingkungan Unnes. Dengan sendirinya, akan ada “lalu lintas” dokumen yang “padat” untuk dinilai.

Sistem tersebut, tak sekedar aplikasi surat saja, namun harus melihat konten surat tersebut. Misal surat keputusan pengangkatan dosen atau kerjasama universitas dengan lembaga atau instansi. Secara tata persuratan, jika sudah jadi yang terpenting surat keputusan tersebut sudah dibuat dan diterima oleh yang bersangkutan. Namun, berbeda jika orang kearsipan memandangnya. Nilai surat pengangkatan pejabat atas kerjasama dengan lembaga memiliki nilai guna informasi, jadi harus disimpan. Bahkan, dalam konten (isi) surat tersebut berlaku masa berlakunya surat keputusan atau retensi arsip tersebut. Jika arsip tersebut termasuk arsip inaktif atau universitas, maka universitaslah yang akan menyimpan. Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar berikut:

Bagan Surat Masuk

 Terlihat jelas bahwa dalam sistem tersebut, ada kebutuhan arsip yaitu penyimpanan. Nah, disinilah letak “nebeng” sistemnya. Arsip menjadi penilai surat-surat yang akan disimpan. Arsip memiliki “akun” berupa kewenangan untuk dimusnahkan atau dipelihara arsip tersebut. Oleh karenanya melalui pembuatan sistem persuratan oleh TU Unnes, diharapkan ada nilai tambah dalam kearsipan Unnes. Semoga tulisan ini bermanfaat, terutama dalam inovasi akselerasi Unnes menuju PTN Badan Hukum

Tulisan ini dibuat untuk mengikuti lomba blog dosen dan tendik. Tulisan adalah karya saya sendiri dan bukan jiplakan.