BIMTEK SISTEM INFORMASI ARSIP DINAMIS

Sistem Informasi Surat Dinas (SIRADI) adalah sebuah sistem informasi manajemen berbasis website yang membantu dalam pengelolaan tata naskah dinas di UNNES. SIRADI ini memberikan kemudahan dan kecepatan dalam pengelolaan surat dinas yaitu pengelolaan manajemen administrasi surat masuk, manajemen disposisi surat masuk, dan manajemen administrasi surat keluar dalam satu sistem dokumentasi dan perekaman data surat dinas secara elektronik.

Hingga saat ini, surat yang ada di SIRADI belum ada perlakuan untuk disimpan atau disusutkan/musnah. Oleh karenanya perlu, ada sistem yang menangani hal itu. ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) membuat rancangan sistem tersebut yang diberi nama SIKD. SIKD singkatan dari Sistem Informasi Kearsipan Dinamis. Aplikasi ini adalah web based application dan bersifat multi user.

Menurut ketua kegiatan, Agung Kuswantoro mengatakan bahwa peserta kegiatan ini berjumlah 55 orang yang terdiri dari kasubbag umum dan operator dari masing-masing unit di lingkungan UNNES. Tujuan kegiatan ini adalah Untuk meningkatkan pengetahuan dan pemahaman para petugas kearsipan mengenai pengelolaan arsip, memahami dan melaksanakan pengaturan dan penyimpanan arsip sehingga mempermudah penemuan arsip kembali serta mengetahui implementasi kebijakan atau regulasi bidang kearsipan melalui sistem informasi kearsipan dinamis.

Acara dibuka oleh Kepala UPT Kearsipan UNNES, Dr. H. Muhsin, M.Si. Ia mengatakan melalui kegiatan ini, tiap unit kerja dalam mengelola kearsipannya dengan baik. Petunjuk kearsipan harus diperhatikan, seperti pemberkasan hingga penyusutan arsip.

Hadir dalam bimtek tersebut, pengembang sistem kearsipan UNNES yaitu Mas’ul Fauzi. Ia memaparkan fungsi-fungsi dalam sistem kearsipan tersebut. Aplikasi SIKD memiliki fungsi-fungsi seperti pengaturan struktur organisasi dan pengguna, pengaturan klasifikasi keamanan dan akses, pengaturan klasifikasi arsip, penetapan jadwal retensi arsip, pengaturan berkas, registrasi (pemberkasan) arsip, dan fungsi lainnya.

Diharapkan melalui kegiatan ini, tiap-tiap unit kearsipan dalam mengelola kearsipan dengan baik. daur hidup arsip harus dilakukan, agar arsip dinamis mudah ditemukan saat dibutuhkan.

Albarzanji (30): Hanya Abu Bakar Assidiq
Oleh Agung Kuswantoro

Sepulang Isro’ Mi’roj, Nabi Muhammad SAW menceritakan pengalamannya kepada kaum Qurais dan sahabatnya. Ternyata, hanya Abu Bakar Assidiq-lah yang mengimani/membenarkan atas kisah tersebut. Sehingga, gelar yang melekatnya – Assidiq – itu bermakna benar.

Artinya, dialah orang pertama yang membenarkan atas peristiwa Isro’ Mi’roj. Ia/Abu Bakar mempercayai (mengimani) atas cerita Nabi Muhammad SAW. Baginya, Nabi Muhammad SAW adalah sosok yang jujur dan selalu dilindungi oleh Allah. Jadi, tidak mungkin, ia berbohong. Waallahu’alam.

Semarang, 28 November 2018.

Albarzanji (29): “Oleh-olehnya”, Sholat

Oleh Agung Kuswantoro

Hasil perjalanan Nabi Muhammad SAW ketika Isro’ Mi’roj yaitu sholat. “Oleh-oleh”– saya menyebutnya– berupa sholat. Sholat diwajibkan setelah Isro’ Mi’roj. Sholat Dhuhur menjadi sholat pertama yang dilakukan oleh Nabi Muhammad SAW.

Mengapa sholat Dhuhur? Karena, sepulang dari Isro’ Mi’roj, kayfiyah/tata cara sholat belum diajarkan oleh malaikat Jibril. Setelah itu, diwajibkan sholat Dhuhur, karena sudah ada kayfiyah-nya. Oleh karenanya, sholat Dhuhur-lah, sholat wajib yang pertama dilakukan oleh Nabi Muhammad SAW.

Walaupun sholat yang diwajibkan oleh Allah yaitu 5 waktu. Namun, pahalanya 10 kali lipat dari masing-masing sholat. Jadi 50 pahala sholatan untuk 5 waktu. 50 sholatan inilah,sama seperti Nabi Musa. Itulah, keanugerahan Allah kepada umat Nabi Muhammad SAW. Dimana pahalanya setara dengan ibadah sholat umat Nabi Musa. Waallahu’alam

Semarang, 27 November 2018

Muslimin dan Musyrikin
Oleh Agung Kuswantoro

Seperti baisa tiap hari Senin dan Selasa, pembelajaran di Madasah, materinya adalah fiqih. Adapun, kajiannya adalah Sholat.

Kelas C dan D, saya gabungkan. Kelas C mempraktikkan Sholat mulai dari niat hingga bacaan sunah setelah surat Alfatihah.

Kelas D menyimak dan memperhatikan dari praktik kelas C. Tiap santri kelas D menuliskan di buku mengenai kekurangan dari yang dipraktekkan kelas C.

Hasil pengamatan kelas D mengatakan bahwa, ada santri sholatnya tertawa, banyak gerakan (menggoyang-goyangkan badan), dan pandangan mata ke arah sana-sini.

Saya membenarkan hasil pengamatan oleh santri-santri kelas D. Kemudian, saya membahas dan mendiskusikan kepada mereka.

Saya bertanya kepada mereka (kelas C). Bolehkah sholat itu tertawa? Bolehkah sholat itu menggoyang-goyangkan badan? Dan, bolehkah sholat memandang ke sana-sini?

Jawaban mereka sepakat tidak boleh. Sebenarnya mereka mengetahui perbuatan tersebut itu tidak boleh. Namun, mereka melakukannya.

Dalam praktiknya, (dulu) mereka melakukan perbuatan tersebut. Namun, semenjak ada Madrasah, saya mengenalkan mengenai hal-hal yang diperboleh dan dilarang dalam sholat. Sehingga perlu mereka mempraktikkannya, agar mereka memahaminya.

Ada satu yang terlewat dari pengamatan santri kelas D yaitu bacaan doa Iftitah. Dimana, antara musyrikin dan muslimin dibaca sama semua yaitu musyrikin.

Inni wajahtu wajhi lilladzi fatarossama wati wal ardo, khanifam muslimau wama ana minal musyrikin. Inna sholati dan seterusnya, berakhir dengan wa ana minal muslimin.

Saya langsung meminta tolong kepada masing-masing santri untuk melafalkan doa Iftitah satu kalimat, mulai dari inni wajahtu hingga wama ana minal musyrikin.

Mereka menulis dengan tulisan Arab mengenai satu kalimat tersebut. Saya menuliskannya di papan. Kemudian, mereka menulis di buku. Lalu, mereka membaca atas tulisan mereka.

Apa yang terjadi? Antara yang ditulis dengan yang dilisankan, mereka cenderung hafalan. Bacaan panjang – pendeknya tidak jelas. Misal, wajahtu. Tu-nya dibaca panjang. Wajjah dibaca wajah, tanpa tasdid.

Mereka saat melafalkan cenderung halafan. Dan, akhir dari kalimat itu dibaca muslimin. Kedua juga muslimin.

Saya mengatakan kepada mereka untuk membaca tulisannya. Mereka tetap membaca muslimin semua. Lalu, ada santri yang mengatakan bahwa, hapalanku salah.

Inilah yang saya tekankan, bahwa melalui mengaji mereka jadi lebih memahaminya. Dengan cara menulis, lalu membacanya. Kemudian, mengartikannya.

Penekanannya, bukan hafalannya. Hafalan sah-sah saja. Namun, kaidah tajwid akan hak-hak huruf harus diperhatikan. Ketepatan kata, juga harus diperhatikan. Musyrikin dulu, baru muslimin. Misalnya, seperti itu.

Yuk buka kitab fiqih kita. Lalu, tulis bacaan sholat itu. Pahami maknanya. Dan, perhatikan hak-hak huruf tersebut. Tujuannya agar kita mengetahui dan memahami betapa dahsyat bacaan sholat itu. Waallahu’alam.

Semarang, 26 November 2018

Peta Konsep Hukum Nun Mati Atau Tanwin

Oleh Agung Kuswantoro

Seperti biasa, tiap hari Kamis materi kajian di Masjid Nurul Iman adalah Tajwid. Tiap kelas sibuk dengan materinya. Terlihat kelas A dan B sedang belajar Mahroj huruf Hijaiyyah. Ustadah Nisa sibuk dengan pelafalan huruf kepada Santri. Sekali-kali, menyanyikan alif, ba, ta, tsa, jim, kha, kho, dan seterusnya.

Kelas C diampu oleh Ustadah Lu’lu’. Materinya Mahroj huruf. Terlihat Santri menirukan atas ucapan Ustad. Santri harus serius mengikutinya, karena mareka (belum) terbiasa dengan pelafalan Mahroj suatu huruf.

Kelas D, saya yang mengampu. Saya melanjutkan materi sebelumnya. Saya membuat peta konsep atas  hukum Nun mati atau tanwin. Kemudian, Santri menyebutkan huruf-hurufnya.

Misal, Idhar. Hurufnya apa saja? Santri yang menyebutkan. Saya yang menuliskan dalam papan tulis. Mengapa saya melakukan itu? Karena semua materi sudah diberikan kepada Santri.

Setelah mereka membuat peta konsep, mereka membuka Alqur’an. Mereka, membuka surat Alfatihah. Mereka mencari bacaan yang ada hukum Nun mati atau tanwin.

Ketiga santri sibuk mencari bacaan yang ada di surat pembuka Alqur’an tersebut. Ayat  demi ayat mereka telusuri. Dua santri (Raihan dan Riris) mengatakan, “Saya nemu, Pak”. Ini ‘An ‘am ta ‘alaihim”.

Riris menjelaskan itu bacaan Idhar, karena Nun mati ketemu huruf ‘ain. Sehingga, harus dibaca jelas. Ternyata, pada Alfatihah ditemukan satu bacaan yang mengandung hukum Nun mati atau tanwin. Kemudian, mereka mencari hukum nun mati dan tanwin pada surat Albaqoroh ayat 1 hingga 6.

Mengingat waktu sudah sore, saya memberikan tugas kepada mereka untuk mencari bacaan-bacaan yang ada hukum nun mati atau tanwin pada surat Albaqoroh ayat 1 hingga 6.

Itulah cerita kami dengan mereka. Belajar mengenal ilmu Allah, karena kami ingin dekat dengan Allah, sehingga kitab suci (Alqur’an), harus saya pelajari. Minimal dari sisi tajwidnya. Waallahu’alam.

Semarang, 23 November 2018

Ditulis di pom bensin AKPOL Semarang, pukul 17.10 WIB

Albarzanji (28): Nabi Muhammad SAW Bertemu Para Nabi

Oleh Agung Kuswantoro

Sebelum Nabi Muhammad SAW hijrah ke Madinah dan setelah wafat Abu Tholib dan Khodijah, Nabi Muhammad SAW di-Isro’Mi’roj-kan oleh Allah SWT. Isro’ berawal dari Masjidil Haram ke Masjidil Aqsa. Kemudian, Mi’roj ke Sidratul Muntaha.

Di langit pertama, ia bertemu Nabi Adam. Nabi Adam yang diangkat derajat kemuliaannya. Di langit kedua bertemu Nabi Isa bin Maryam. Maryam adalah gadis suci yang terhindar dari “noda” godaan laki-laki. Maryam selalu bertakwa.

Di langit kedua, ia bertemu juga, Nabi Yahya (saudara sepupu Nabi Isa). Nabi Yahya, sejak kecil mampu memahami kitab taurot.

Di langit ketiga, ia bertemu Nabi Yusuf. Nabi Yusuf memiliki wajah yang tampan. Di langit keempat Nabi Idris yang derajatnya dimuliakan oleh Allah.

Dilangit ke lima, ia bertemu dengan Nabi Harun. Nabi Harun adalah seorang yang sangat dicintai oleh kaum bani Isroil.

Di langit ke enam, ia bertemu dengan Nabi Musa. Nabi Musa adalah sosok yang “ahli” bermunajat kepada Allah. Ia pernah berbicara secara langsung dengan Allah, sehingga dijuluki Kalamullah.

Di langit ketujuh, ia bertemu Nabi Ibrohim. Nabi Ibrohim “hatinya” selalu dijaga oleh Allah dan dijaga dari sengatan panas api milik raja Namrud.

Yogyakarta, 25 November 2018

ARSIP : Teori dan Praktis
Oleh Agung Kuswantoro

Hari ini (24-25 November 2018) bertempat di hotel Ibis Malioboro Yogyakarta, saya diajak berdiskusi oleh para praktisi kearsipan dari Perguruan Tinggi dan Perbankan. Mereka difasilitasi oleh PT Media Citra Mandiri. Selama dua hari, kita akan belajar kearsipan. Mereka berasal dari Bank Bali (2 orang), Fakultas Kedokteran Universitas Warmadewa Bali (2 orang), Fakultas Kedokteran Univeristas Muhammadiyah Jakarta (2 orang), Bank Papua (2 orang), Fakultas Kedokteran Universitas Tarumanegara (1 orang), dan Fakultas Kedokteran Muslim Indonesia (1 orang), dan Sekolah Tinggi Pertanahan Nasional (3 orang).

Saya akan memberikan gambaran kearsipan yang sesimpel mungkin. Mengapa? Karena, mengelola arsip itu ‘asyik’. Jangan sampai ada anggapan bahwa arsip itu susah. Archieve is easy, prinsipnya itu. Sehingga, saya menyampaikannya pun dengan bahasa yang ‘renyah’ dan ‘gurih’. Kalau, bisa dengan menggunakan bahasa mereka. Sehingga, mereka bersemangat dalam pelatihan selama dua hari ini. Misal, mereka dari ranah praktisi, maka saya berbicaranya juga praktis. Bukan, teoritis. Toritis saya gunakan di dunia kampus.

Definisi Arsip secara sederhana adalah segala ‘sesuatu’ yang diterima atau dibuat oleh sebuah lembaga baik pemerintah atau lembaga swasta yg mengandung informasi yg utuh, autentik dan dapat terpercaya (reliabel). Setelah ‘sesuatu’ itu digunakan, maka ia harus disimpan sesuai dengan jadwal retensi arsip atau JRA. Karena JRA inilah yg menentukan apakah arsip tersebut bisa disimpan, atau akan dimusnahkan. Jika, ia tidak mengandung informasi yang utuh, autentik dan dapat dipercaya, maka ia bukan arsip. Melalui pemahaman itu, ternyata tidak harus arsip itu berwujud kertas. Bisa CD, flasdisk, DVD, hardisk, foto, dan lainnya. Intinya, ‘sesuatu’ itu memiliki nilai guna informasi.

Karena memiliki nilai guna itulah, maka harus disimpan. Disimpan di mana? Sesuai dengan UU 43/2009 maka arsip dapat disimpan pada rak, filling cabinet, mobile file dan tempat yang lainnya.

Untuk penyimpanan arsip aktif bisa pada filling cabinet dan menggunakan map gantung atau folder gantung dan untuk penyimpanan arsip inaktif bisa menggunakan boks arsip yang diberi label dan di tempatkan atau disimpan pada rak-rak arsip. Sedangkan untuk arsip statis, sebuah lembaga–bukan lembaga kearsipan–wajib menyerahkan arsipnya kepada lembaga kearsipan pusat, lembaga kearsipan Daerah/Kota. Tujuannya untuk menyimpan arsip statisnya.

Mengapa seperti itu? Karena, ia harus diselamatkan. Jika kita membutuhkan, maka ia cepat ditemukan. Ia tidak (langsung) dipanggil, muncul dengan segera. Tetapi, harus dicari. Karena ia harus dicari, maka perlu dikelola. Pertanyaannya, bagaimana cara mengelolanya?

Mari kita perhatikan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Arsip dibagi menjadi dua yaitu arsip dinamis dan statis. Pengelolaan arsip dinamis terdiri dari pengelolaan Arsip aktif yang dikelola di unit pengolah di central file. Pemberkasan arsip aktif berdasarkan klasifikasi arsip. Pengelolaan Arsip inaktif itu tanggung jawab unit kearsipan dan disimpan di record center. Penataannya meliputi pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip, dan penyusutan daftar arsip inaktif. Pengelolaan arsip vital yaitu identifikasi, perlindungan, pengamanan, penyelamatan Dan pemulihan arsip.

Sedangkan arsip statis dikelola di lembaga kearsipan pusat. Dalam hal ini ANRI atau lembaga kearsipan daerah. Adapun aktivitas penataannya yaitu akuisisi arsip statis, pengelolaan arsip statis, preservasi arsip statis, dan akses arsip statis

Siapa unit kerja? Lihatlah SOTK organisasi. Bisa berwujud lembaga, fakultas, badan, unit pelaksana teknis, dan sub unit kerja lainnya. Sedangkan, unit kearsipan adalah lembaga yang bertugas menangani kearsipan di organisasi tersebut.

Itu dulu cerita singkat saya, semoga bermanfaat tulisan sederhana. Semoga kita bisa belajar bersama.

1. Yogyakarta, 24 November 2018

1. Albarzanji (25): Diwajibkan Sholat Malam/Lail
   Oleh Agung Kuswantoro

Melihat keadaan Nabi Muhammad SAW dalam keadaan susah, pamannya – Abu Tholib – selalu melindunginya. Ia berharap selamat dari serangan orang Musyrik.

Keadaan tersebut, menjadikan Allah memerintahkan kepada Nabi Muhammad SAW untuk melakukan sholat malam (QS. Al Muzammil ayat 1). Yang artinya, “Hai orang yang berselimut”. Lalu, ayat tersebut diganti/dinasah dengan surat Al Muzammil ayat 20. Dimana ia diwajibkan Tahajud/sholat lail.

Lalu, diwajibkan pula sholat dua rokaat diwaktu pagi dan petang. Kemudian, diganti dengan sholat 5 waktu, ketika Nabi Muhammad SAW Isro’ Mi’roj.

Itulah sejarah jumlah sholat dalam Albarzanji. Ternyata, tahajud itu lebih duluan. Bahkan, Allah mewajibkannya bagi Nabi Muhammad SAW. Ini pembelajaran bagi kita, agar senantiasa melaksanakan sholat malam. Karena Nabi Muhammad SAW selalu melakukannya. Bahkan, ayatnya, pernah diganti dengan surat Al muzammil ayat 20, yang dulunya surat Al Muzammil ayat 1.

Sekali lagi, urutannya, yaitu 1 sholat (tahajud), 2 sholat (waktu pagi dan petang), dan terakhir 5 sholat (Dhuhur, Asar, Maghrib, Isya, dan Subuh).

Semoga kita bisa melaksanakan sholat-sholat itu. Karena Nabi Muhammad SAW selalu melaksanakan itu, terlebih awalnya perintah itu (sholat) dalam keadaaan susah. Sebagaimana keadaan di atas. Itu artinya, sholat untuk mendekatkan diri kepada Allah. Untuk menguatkan batin kita kepada-Nya, agar ada pertolongan dari-Nya.

Semarang, 25 November 2018

• Albarzanji (24): Dakwah Terang-terangan
  Oleh Agung Kuswantoro

Banyaknya sahabat yang masuk Islam, menjadikan dakwah Nabi secara terang-terangan. Dulu bersembunyi dalam menyiarkan Islam.

Tercatat orang yang masuk Islam yaitu Ustman bin Affan, Sa’ad bin Abi Waqqash, Said bin Zaid, Tholhah bin Ubaidillah, Abdurrahman bin Auf, Zubair bin Awan, dan Sofiyyah. Abu Bakar juga berhasil memasukkan sahabatnya. Ini pertanda, bahwa sahabat Nabi Muhammad SAW mulai kuat dalam mengajarkan Islam.

Keadaan tersebut, turunlah ayat Al Hijr 94, “Fasda’ bima tu’maru”. Ayat ini perintah agar berdakwah dengan terang-terangan.

Semakin dakwah secara terang-terangan, maka orang Musyrikin mulai “berang” dengan apa yang dilakukan oleh Nabi. Akhirnya, terjadi permusuhan dan penganiayaan terhadap sahabat Nabi Muhammad SAW. Beberapa sahabat dan Nabi Muhammad SAW terancam dengan tindakan Musyrikin. Akhirnya, mereka (Nabi Muhammad SAW dan sahabatnya) hijrah ke Habasyah. Ini terjadi pada tahun ke-5 setelah kenabian.

Semarang, 23 November 2018

Albarzanji (13): Nabi Muhammad SAW “Dioperasi”

Oleh: Agung Kuswantoro

Saat masih kecil Nabi Muhammad SAW pernah “dibedah” dadanya. Siapa yang membedah? Dua Malaikat. Tujuan membedah dada Nabi Muhammad SAW adalah membuang darah hitam dan menghilangkan setan yang ada dalam tubuhnya, seperti penyakit “was-was”.

Oleh karenanya, kita – sebagai manusia – dianjurkan untuk sering membaca surat ANNAS, terlebih saat akan solat, melalui surat ANNAS diharapkan setan, akan pergi dari manusia.

Dua Malaikat, dada Nabi Muhammad SAW sudah dibersihkannya. Kemudian, dibasuh dengan “es”, diisi dengan hikmah dan rahasia-rahasia iman. Kemudian, ditutup dadanya, seperti semula. Dan, mengecap dengan “cap” kenabian.

‘

Setelah selesai proses “operasinya”, kemudian Nabi Muhammad SAW ditimbang “kemuliaan/keluhurannya”. Hasilnya, berat “kemuliaan/keluhurannya” melebihi seribu orang pilihan dari umatnya.

Jadi, yang ditimbang bukan berat badan/fisiknya, tetapi kemuliaannya. Meskipun, masih kecil, namun hasilnya melebihi ‘bobot’ 1000 kemuliaan  orang dewasa yang terpilih dari umatnya. Itulah masa kecil Nabi Muhammad SAW. Setelah “operasi”. Waallahu’alam.

Semarang, 10 November 2018