Perkembangan Sistem Kearsipan UNNES
Oleh : Agung Kuswantoro

Hampir satu bulan, sistem kearsipan UNNES ini diluncurkan. Sekarang tahap uji coba mengenai sistem kearsipan tersebut.

Namanya saja, uji coba. Pasti, ada di sana-sini faktor kesalahannya. Ada, alurnya. Ada, tidak bisa melampirkan file. Ada, yang tidak ada arsipnya.

Dari berbagai permasalahan, sedikit-demi sedikit, diselesaikan masalahnya. Setiap Senin, saya coba mengevaluasi bersama terkait sistem tersebut.

Ada grup whatshap untuk berdiskusi sistem tersebut. Grup terdiri dari arsiparis, penata arsip, dan tenaga administrasi (baca:operator).

Sistem kearsipan ini adalah sebuah siklus. Aliran. Atau, arus yang selalu berantai. Tidak terputus-putus selalu nyambung.

Jika ada, satu kendala, maka proses yang lain akan berhenti. Mandeg. Tidak jalan. Jadi, dalam proses “peta bisnis”. Sistem kearsipan tersebut harus mengalir.

Misal, ada arsip dinamis dan statis. Dalam dinamis pun ada dinamis aktif, inaktif, dan vital.

Registrasi atau peng-entrian pada arsip dinamis harus tertib. Tidak boleh melompat. Setiap item harus terisi. Jangan sampai, ada satu bagian item yang terkosongi.

Jika ada yang terlewati satu item saja, maka proses selanjutnya akan kesusahan. Misal, tidak melampirkan surat saja pada arsip dinamis. Dimana, surat tersebut sebagai arsip lampirannya.

Maka, saat proses berikutnya yaitu pemberkasan menjadi arsip inaktif dan vital akan kesusahan. Apalagi, sampai pada tahap penyimpanan dan pemusnahan arsip. Pasti, bingung. Karena, data tidak lengkap.

Arsip dinamis inaktif, itu muncul dari dinamis aktif. Arsip statis (sangat mungkin sekali) itu berasal dari arsip dinamis.

Sederhananya, proses/daur hidup arsip manual juga berlaku pada arsip elektronik. Rumusnya, seperti itu. Hanya saja, medianya yang berbeda.

Saya betul-betul menikmati sekali dalam mempraktekkan, mengamati, mencermati, dan menelaah sistem yang telah kami ciptakan.

Per 18 Agustus 2020 jam 08.48 WIB sudah ada arsip statis IKIP Semarang sejumlah 60 arsip. Jika arsip statis, maka ranah pekerjaan ada pada UPT Kearsipan. Jika arsip dinamis, maka ranah pekerjaan ada pada unit kerja.

Saya punya keyakinan besar melalui sistem kearsipan UNNES bisa lebih baik. Proses digitalisasi menjadi inovasi kearsipan UNNES.

Kemudian, melalui sistem tersebut, kinerja seorang arsiparis, penata arsip, dan operator menjadi jelas dan nyata. Berapa arsip statis yang dikelola oleh arsiparis X. Berapa jumlah arsip dinamis yang dikelola oleh penata arsip Y.

Lalu, tidak sembarang orang pula bisa masuk dalam sistem tersebut. Ada hak akses keamanannya, yang pasti bisa adalah arsiparis, penata arsip, dan operator.

Mohon doanya, semoga sistem ini akan ada perbaikan yang berkelanjutan. Sabar dan pelan-pelan dalam mengeditnya. Ingat, sesuatu yang baik itu diciptakan dalam proses yang cukup lama.

Makanan yang enak itu tidak langsung jatuh dari langit. Tetapi, makanan enak itu melalui tahap demi tahap. Mulai dari pencarian bahan baku hingga proses memasak dan menyajikannya. Insya Allah sistem kearsipan ini akan memberi dampak yang baik bagi UNNES dan masyarakat. Mohon doa restunya. []

Semarang, 18 Agustus 2020
Ditulis jam 08.00 – 08.30 WIB.