Asas Penyimpanan Kearsipan

Oleh Agung Kuswantoro

Jum’at – Sabtu (18-19/2/2022) selama 8 jam, saya berdiskusi persuratan dan kearsipan dengan teman-teman dari KOPERTAIS IX (Koordinator Perguruan Tinggi Agama Islam Swasta Jawa Tengah. Ada 51 lembaga yang hadir. Saya dapat tugas dari UNNES bersama Pak Eko Febrianto (Arsiparis dan Koordinator Umum BUHK UNNES).

Diskusi yang sangat panjang itu pada intinya adalah membahas asas penyimpanan arsip. Dimana dimulai dari penciptaan arsip (baca: surat) yang diantara lembaga yang hadir belum memiliki tata naskah dinas. Padahal, Tata Naskah Dinas adalah “pintu gerbang” sebuah surat/arsip diciptakan dengan valid. Jika tata naskah dinasnya dalam suatu lembaga itu tidak ada, maka bisa dipastikan belum tertib dan rapi dalam pembuatan suratnya. Lembaga apapun, untuk mempunyai administrasi yang rapi, tertib dan akuntabel; hendaknya memulai dari “pintu gerbang” itu

Terlebih dalam KOPERTIS IX Jawa Tengah terdiri dari lembaga yang berbeda-beda. Ada yang pihak yayasannya kuat, sedang, dan lemah. Artinya: untuk mewujudkan suatu tata kelola persuratan dan kearsipan yang baik perlu didukung oleh sumber daya dan komitmen pimpinan yang kuat.

Nah, saya “menawarkan obat” atas permasalahan ini yaitu asas penyimpanan kearsipan (sentralisasi, desentralisasi, dan kombinasi). Dengan memahami asas-asas ini, harapannya tiap lembaga dapat mempraktikkanannya. Ambillah salah satu diantara ketiga asas tersebut. Pastinya, masing-masing asas penyimpanan arsip mamiliki kelebihan dan kelemahan.

Di sinilah letak kekuatan kita untuk mengukur kelebihan dan kelemahan lembaga kita. Lalu, ambil salah satu asas penyimpanan arsip yang sesuai dengan karakteristik lembaga kita. Coba saja melakukan dari hal yang kecil ini. Insya Allah dampaknya, luar biasa! []

Semarang, 23 Maret 2022

Ditulis di Rumah jam 13.00 – 13.15 WIB.