Mengamati Sebuah Sistem Informasi

Oleh Agung Kuswantoro

Setelah kita belajar perencanaan hingga evaluasi atau “membuat desain” hingga “mengevaluasi sebuah bangunan”, maka sekarang kita mulai “mengamati” sebuah informasi. Misal: SIKADU UNNES/ Sistem Akademik Terpadu UNNES, didalamnya mengandung: aktivitas ajar/kuliah, perkuliahan (RPS//bahan ajar), lantip, sitedi, rekapitulasi, dan monitoring perkuliahan. Saya menyebutnya adalah ”ruang”.

Didalam “ruang” aktivitas ajar terdapat jadwal mengajar, ploting RPS dan bahan ajar, anak wali, percetakan SIBIMA, riwayat PLP, bimbingan Sitedi, dan pengujian Sitedi. “Ruang” perkuliahan terdapat file pendukung upload RPS & bahan ajar.

“Ruang” lantip terdapat: pengampu microteaching, koor dosbing lantip, dosbing lantip, dan bimbingan online. “Ruang” sitedi terdapat: data bimbingan dan database sitedi. “Ruang” rekapitulasi terdapat: penggunaan gedung, pemesanan PLP, dan efisiensi penjadwalan. Terakhir, “Ruang” monitoring perkuliahan terdapat: monitoring perkuliahan per semester.

Dari masing-masing “ruang” terdapat bagian-bagian yang wajib ada, seperti: dalam aktivitas ajar terdapat jadwal mengajar, dalam lantip terdapat dosbing lantip, dan dalam sitedi terdapat data bimbingan. Setiap bagian dari “ruang” atau subsistem harus jelas dan rinci agar informasi yang dihasilkan jelas. Termasuk dalam membangun sistemnya, sehingga kebutuhan akan sistem yang akan dibangun dapat direncanakan dengan baik, seperti perangkat lunak, perangkat keras, dan beberapa komponen lainnya.

Demikian juga dalam mendesain dan menyatukan antar “ruang”. Tidak semua antar “ruang” bisa disatukan. Dibutuhkan sebuah analisis atau “kunci” yang bisa “menghubungkan” antar “ruang”. Dibutuhkan sebuah alur yang baik agar antar “ruang” bisa dibuka dan akses yang jelas bagi pengguna sistem tersebut. SOP atau flow chart sebagai solusi dalam hal pelaksanaan sebuah sistem.

Jangan lupa, lakukan evaluasi sistem agar keberlangsungan sistem ini tetap berfungsi dengan baik, seperti upgrade sistem dengan menaikkan kapasitas atau penambahan menu/fitur, sehingga muncul istilah sikadu versi 2.0; sebagai pengembangan sikadu versi 1.0.

Itulah sederhananya sebuah pengamatan sistem. Sekarang lakukan pengamatan serupa yang sesuai dengan bidang pendidikan administrasi perkantoran. Lalu, tulislah agar menemukan “ruang”, “desain”, dan “bangunannya”. Syukur, “mengevaluasi” bangunan tersebut. []

Ditulis di Rumah. Jam 01.30 – 01.55 Wib. 5 Ramadhan 1446/5 Maret 2025.