Membuat Surat Keputusan

Oleh Agung Kuswantoro

Setelah rapat, diperoleh beberapa point terkait permasalahan muadzin di Masjid Nurul Iman Sekaran. Dari hasil rapat tersebut, saya menyusun draf Surat Keputusan (SK). Mulailah saya menyusun dengan kata memperhatikan, menimbang, dan memutuskan ditetapkan 5 orang muadzin Masjid untuk sholat Jum’at.

Penetapan lima muadzin di Masjid Nurul Iman, bukanlah hal yang mudah. “Pelurusan” niat hingga praktik muadzi, perlu ditunjukkan. Bayangkan, mencari yang adzan saja, susah. Apalagi, pelaksanaan sholatnya. Termasuk, imamnya.

Namun, itulah bagian dari dakwah. Tidak boleh terlalu “kaku”, tapi punya prinsip. Tujuan saya membuat SK adalah “mengikat” hasil keputusan rapat. Hasil rapat, langsung ditulis dengan sebuah ketetapan. Didalam SK tersebut, terdapat jadwal muadzin sebagai bentuk tertib administrasi.

Jika ada apa-apa, maka SK sebagai dasarnya. Sebaliknya, orang juga tidak bisa asal ikut “nimbrung” dalam masalah muadzin di Masjid Nurul Iman. Semuanya, ada mekanismenya.

SK sudah dibuat, dibagikan, dan diumumkan. Sehingga jadwal muadzin, orang lain – jamaah masjid – bisa melihat, siapa saja yang bertugas saat pelaksanaan sholat Jumat. Manajemennya, “terbuka” dengan maksud antar jamaah dan takmir saling memberikan informasi.

Demikianlah perkembangan masalah muadzin yang pernah saya ceritakan beberapa waktu yang lalu. Mohon doanya, semoga bisa melaksanakan isi dari SK tersebut, sehingga pelaksanaan sholat di Masjid Nurul Iman bisa berjalan dengan baik dan khusyuk. Amiin. []

Semarang, 6 Oktober 2020

Ditulis Di Rumah jam 00.30 – 00.40 WIB.

Tuhanku Adalah Allah
Oleh Agung Kuswantoro

Katakanlah (Muhammad), “Dialah Allah, Yang Maha Esa (QS. al-Ikhlas:1).

Kemarin (1 Oktober 2020), kita memperingati hari Kesaktian Pancasila. Hari ini, mari kita merefleksikan/merenung terkait Dasar Negara kita. Kita patut bersyukur kepada pendiri bangsa kita ini. Founding Father negara ini. Dimana, Pak Kiai dan orang pintar yang merumuskan negara ini. Salah satu “produk” dari pikiran Pak Kiai dan alim/orang yang pintar adalah Pancasila.

Ada satu sila yang mengingatkan kepada diri kita sebagai orang yang beragama yaitu sila pertama, yaitu Ketuhanan Yang Masa Esa. Artinya, negara Indonesia itu negara yang bertuhan. Bukan, negara yang komunis atau tanpa mengakui Tuhan.

Kita semua yang hadir disini adalah orang yang beragama. Orang yang ber-Tuhan. Tuhan kita adalah Allah. Kita harus yakin bahwa agama kita adalah agama yang terbaik. Innaddina ‘indallahil islam. Artinya. sesungguhnya agama yang mulia disisi Allah adalah agama Islam.

Bertuhan itu sangat penting. Tanpa menghadirkan tuhan dalam kehidupan, menjadikan seseorang akan gelisah, tidak tenang, dan pesimis. Proses mengenal Allah/Tuhan tiap orang itu berbeda-beda.

Nabi Adam AS sangat dekat dan intim mengenal Allah saat di Surga. Allah berkata dengan kalimat “Janganlah dekati pohon ini!” (QS. al-Baqarah: 35). Kalimat tersebut, menunjukkan bahwa Allah sewaktu di Surga sangat dekat dengan Nabi Adam AS. Namun, saat Nabi Adam AS melakukan maksiat, Allah berkata “Lalu keduanya digelincirkan oleh syaitan dari surga itu”. (QS. al-Baqarah: 26).

Kalimat di atas yang perlu digarisbawahi yaitu “surga itu”. “Itu” menunjukkan jauh. Jauh dari Allah. Beda saat Nabi Adam AS di Surga dengan kalimat “pohon ini”. “Ini” menunjukkan dekat. Dekat antara Allah dengan Nabi Adam AS. Itulah yang terjadi pada Nabi Adam AS.

Berbeda dengan Nabi Muhammad SAW dimana Malaikat Jibril mengatakan “Bacalah dengan (menyebut) nama Tuhanmu yang menciptakan (QS. al‘Alaq:1). Proses Nabi Muhammad SAW mengenal Allah, bukanlah hal yang mudah. Padahal, Nabi Muhammad SAW itu kekasih Allah. Dan, seorang Nabi serta Rosul.

Nabi Muhammad SAW ber-kholawat/bertapa/merenung di gua Hiro. Nabi Muhammad SAW menyendiri. Nabi Muhammad SAW menghindar dari keramaian atau kerumunan manusia. Ia melakukan “penyucian” batin. Di tempat yang gelap dan sempit. Datanglah malaikat Jibril yang menuntun agar membaca nama Tuhannya yaitu Allah. Selama “ritual” di gua Hiro, Nabi Muhammad SAW memusatkan perhatiannya kepada Tuhan. Ia mengesampingkan urusan lainnya. Bisa dikatakan proses ini adalah proses pencarian jati diri seorang manusia diangkat menjadi Rosul. Itulah yang terjadi dalam diri Nabi Muhammad SAW.

Ada pula, manusia yang mengenal Allah, saat sedang kesusahan hidup. Ustad Yusuf Mansur, contohnya. Ustad Yusuf Mansur menemukan Allah, saat dipenjara. Dalam buku “Mencari Tuhan Yang Hilang” dikisahkan, Ustad Yusuf Mansur sedang memberi makan kepada semut yang lapar. Ustad Yusuf Mansur berkata kepada semut: “Makanlah roti ini, wahai semut. Berdolah untuk aku yang juga lapar. Tuhanmu dengan Tuhanku itu, sama.”

Saat Ustad Yusuf Mansur memberi makan kepada semut, Ustad Yusuf Mansur, dalam kondisi lapar. Namun, Ustad Yusuf Mansur justru memberikan makanannya kepada makhluk lainnya. Peristiwa inilah yang mengilhami dan mempopulerkan Ustad Yusuf Mansur dengan konsep sedekah. Arti dari kisah tersebut adalah Ustad Yusuf Mansur mengenal Allah saat dalam keadaan susah.

Dari kisah-kisah di atas (Nabi Adam AS, Nabi Muhammad SAW, dan Ustad Yusuf Mansur) dapat diambil “benang merah”, bahwa mengenal Allah/Tuhan sejatinya harus sejak dini. Nabi Adam AS saat di Surga. Nabi Muhammad SAW saat mengasingkan diri ke gua Hiro. Ustad Yusuf Mansur, saat beribadah di penjara.

Bisa dikatakan mengenal Tuhan itu harus dikejar/dicari. Tidak mungkin Allah itu “ada” di depan kita secara tiba-tiba. Bedakan orang yang sudah dan belum mengenal Tuhan. Perhatikan perilaku, hati, dan ucapannya. Orang yang bertuhan, pasti lebih santun. Apapunlah agamanya. Terlebih beragama Islam.

Dengan bertuhan, maka ia beragama. Saat beragama, sejatinya ia sedang mencari Tuhan. Karen Amstrong – yang sempat mengaktifkan diri sebagai seorang biarawati Katolik Roma selama tujuh tahun – mengatakan bahwa, “Tuhan itu satu. Tuhan yang satu tak terjangkau oleh pikiran manusia, namun Dia dipersepsi secara berbeda-beda oleh berbagai kelompok manusia sepanjang sejarah”.

Di Kristen, ada trinitas:tuhan Bapak, Ibu, dan Anak. Budha, ada Sidarta Gautama. Hindu, ada Dewa. Ada pula tuhan para filosof, tuhan kaum mistik, dan tuhan para reformis (Amstrong, 2009).

Alhamdulillah atas izin Allah SWT, kita bertuhankan Allah. Ucapan terima kasih kita ucapkan kepada orang tua kita yang telah menuntun dan mengajarkan mengenai aqidah.

Saat penulis masih kecil diajarkan oleh guru bernama ustad Rofiq (almarhum) dan ustadah Hamidah dengan kalimat: “man kholaqos syamsa? Lalu dijawab: “allahulladzi kholaqo syamsa”. Ada lanjutannya yaitu “man kholaqol qomar?” dijawab: “Allahulladzi kholaqol qomar”.

Konsep penciptaan makhluk dikenalkan sejak dini, agar harapan tuhannya adalah Allah. Bukan, tuhan-tuhan yang lain. Terlebih saat ini, jabatan, HP, facebook, media sosial, orang, benda, uang dan sesuatu yang bergantung bisa dijadikan tuhan.

Nur Kholis Madjid memaknai “Lai laha illallah”, yaitu tiada tuhan, selain Tuhan. Tulisan tuhan yang pertama ditulis dengan huruf T kecil, sedangkan tulisan kedua ditulis denga huruf T besar. Berarti, “Tiada tuhan, selain Allah.”

Sebagai hamba Allah dan makhluk, kita selalu mengingatkan diri, bahwa kita adalah ciptaan Tuhan. Ada yang menciptakan. Ada Tuhan yang Maha Kuasa. Temuilah Dia, dimanapun berada. Karena, Allah ada dimana-mana. Allah ada di langit, bintang, matahari, bumi, dan tempat yang terjangkau. Itulah wujud sikap sebagai manusia yang beragama.

Demikian tulisan singkat ini, ada beberapa simpulan:

1. Indonesia adalah negara beragama. Memiliki Tuhan. Ketuhanan Yang Maha Esa.

2. Tuhan itu ada. Sebagai hamba, datangilah Dia dimanapun. Berusahalah agar kita diberi cahaya dan “dipeluk” hatinya. Nabi Adam menemukan Tuhan di Surga. Nabi Muhammad SAW menemukan Tuhan di gua Hiro dan Ustad Yusuf Mansur menemukan Tuhan di penjara.

3. Pelajaran tentang aqidah/ketuhanan perlu ditanamkan sejak kecil, agar hati ini mudah terisi “nilai-nilai” rohani. Kenalkan dari hal yang mudah, seperti ciptaan-Nya.

4. Teruslah mencari Allah, yakinlah Allah itu ada. Sambut Allah dengan perilaku, ucapan, dan hati yang santun. Allah tidak mungkin ada dalam diri yang bermaksiat atau dalam hamba dalam keadaan “kotor” dan berdosa. Mari, jemputlah Allah ditempat yang mulia.

Semoga bermanfaat catatan ini. Amiin. []

Semarang, 1 Oktober 2020
Ditulis Di UPT Kearsipan UNNES jam 14.00-14.45 WIB. Materi disampaikan di Masjid Rektorat UNNES jam 12.00 WIB pada hari Jumat, 2 Oktober 2020.

Daftar Pustaka:

Amstrong, Karen. 2009. Sejarah Tuhan. Bandung: Mizan.

Shihab, Quraisy. 2011. Membumikan al Qur’an Jilid 2. Jakarta: Lentera Hati.

Kitab Tafsir Jalalain.

Semua Komponen Berfungsi
Oleh Agung Kuswantoro

10 Juni 1990 adalah hari yang bermakna bagi pesawat British Airways 5390, dimana salah satu kaca kokpit tersebut pecah dan hampir mengeluarkan pilot keluar dari pesawat pada ketinggian 17.000 kaki.

Para peneliti kecelakaan menemukan, bahwa ketika kaca depan kokpit telah dipasang kembali ke pesawat tersebut, ternyata baut yang digunakan untuk memasang kaca itu salah.

Baut tersebut memiliki ukuran lebih besar setengah milimeter. Atau, lebih kecil daripada yang seharusnya dipasang. Oleh karenanya, muncul tekanan udara yang sangat besar pada salah satu kaca kokpit pecah (www.pinterpandai.com)

Apa arti kisah tersebut? Setiap komponen, pasti punya fungsi dan peranannya masing-masing, pada suatu organisasi. Pesawat ibarat organisasi. Baut adalah komponen organisasi.

Pesawat, tanpa baut pasti akan “jatuh” bebas ke bumi saat di udara. Demikian juga, organisasi tidak bisa berjalan dengan lancar/baik, tanpa adanya komponen yang berfungsi dengan baik. Jika ada salah satu komponen mandeg saja, maka organisasi tersebut, pasti berhenti.

Demikian juga, UPT Kearsipan UNNES adalah sebuah organisasi. Pasti, terdiri dari komponen yang banyak. Setiap komponen pasti memiliki fungsi dan perannya masing-masing. Peran dan fungsi komponen tersebut, tidak bisa digantikan oleh komponen lainnya.

Baut yang terlalu besar untuk sebuah lubang dalam kaca, menjadikan udara masuk, sehingga pecahlah kaca tersebut.

Demikian juga, salah satu komponen dalam UPT Kearsipan UNNES tidak berfungsi, maka akan berdampak pada ketidaklancaran kegiatan pada UPT Kearsipan UNNES. Jadi, baut tersebut tidak bisa ditukar. Komponen dalam UPT Kearsipan UNNES juga, tidak bisa digantikan oleh komponen lainnya.

Bendahara punya fungsi vital dalam kegiatan. Tanpa, bendahara kegiatan bisa berhenti. Sekretaris punya fungsi yang sangat penting pula. Tanpa sekretaris, surat tugas kegiatan itu tidak bisa tercipta.

Lalu, setiap komponen harus menjalin hubungan baik dengan komponen lain. Komunikasi, kuncinya. Tanpa adanya komunikasi yang baik, pasti hubungan antar komponen juga tidak baik.

Komponen ini akan bertambah, manakala komponen dalam organisasi tidak berfungsi. Sehingga, akan menambahkan komponen dari luar organisasi.

Kita pernah menambahkan komponen dari luar yaitu MC dan operator IT. Mengapa kedua komponen tersebut muncul? Karena, bisa jadi ada komponen baru atau komponen yang ada tidak berfungsi. Sehingga, muncullah komponen dari luar.

Lalu, apa dampaknya? Organisasi menjadi besar. Tetapi, dalam organisasi tersebut, ada komponen yang tidak/belum berfungsi. Nah, komponen yang berfungsi tersebut perlu dikaji.

Mengapa ada komponen dalam sebuah organisasi tidak berfungsi? Apakah, nanti berakibat buruk dalam organisasi tersebut? Atau, sebaliknya berdampak baik?

Jika, saya boleh berpendapat, adanya tambahan komponen tersebut dalam organisasi akan berdampak baik bagi organisasi. Waallahu’alam.

Semarang, 27 September 2020.
Ditulis di Rumah jam 04.00 – 04.20 WIB.

Evaluasi Muadzin Masjid Nurul Iman
Oleh Agung Kuswantoro

Tahun 2015, Masjid Nurul Iman sudah berfungsi sebagai tempat ibadah. Masjid yang berlokasi di Jalan Pete Selatan ini telah menyelenggarakan sholat wajib, Jum’at, Tarawih dan Witir, Idul Fitri, Idul Adha, sholat gerhana dan beberapa sholat lainnya.

Selama lima tahun, Alhamdulillah penyelenggaraan sholat tersebut bisa berjalan lancar. Namun, akhir-akhir ini ada beberapa kendala diantaranya jumlah Muadzin.

Jumlah Muadzin untuk penyelenggaraan sholat Jumat sejumlah dua orang. Sedangkan, jumlah Muadzin untuk penyelenggaraan sholat rowatib sejumlah dua orang juga.

Padahal, ada lima pasaran dalam hari Jumat. Mulai dari Pon, Wage, Kliwon, Legi dan Pahing. Artinya, dari kelima orang tersebut ada yang dua kali jadi Muadzin pada sholat Jumat. Bahkan, ada yang tiga kali pada sholat Jumat yang bertugas sebagai Muadzin. Mereka adalah Bapak Sukari (dua kali jadi Muadzin Sholat Jumat) dan Bapak Qosim (tiga kali jadi Muadzin Sholat Jumat). Idealnya, seharusnya ada lima orang untuk Jumatan sesuai dengan jumlah pasaran hari Jumat. Lalu, untuk sholat wajib hanya ada dua orang yaitu Mbah Darman dan Mbah Qosim.

Memang, Masjid Nurul Iman belum bisa menyelenggarakan sholat rowatib sejumlah lima waktu. Baru tiga waktu yaitu sholat Maghrib, Isya, dan Subuh. Untuk sholat Dhuhur dan Asar belum terselenggara dengan baik. Alasan belum terselenggara, karena banyak faktor.

Jumat (25 September 2020) jam 19.30 WIB di Masjid Nurul Iman pengurus Masjid Nurul Iman mengundang para jamaah dan warga untuk membahas masalah tersebut. Mereka berjumlah tiga puluh orang. Ketigapuluh orang tersebut berasal dari kalangan remaja dan Bapak-bapak.

Saya menuliskan beberapa kendala terkait Muadzin diantaranya (1) Ada orang yang bisa adzan, tapi grogi; (2) Ada orang yang sudah adzan, tapi ada yang memberikan komentar buruk; dan (3) Ada orang yang ingin adzan, tapi tidak berani, karena takut dengan komentar/tanggapan negatif. Ketiga alasan kendala Muadzin tersebut, saya dapat dari hasil wawancara dengan beberapa orang yang pernah adzan di Masjid.

Perlu saya sampaikan pula, bahwa SOP (baca:aturan) adzan dalam per-muadzin-an itu belum ada. Pernah, sholat Idul Adha dan sholat Jumat, muadzin tidak hadir, sehingga seketika diganti oleh jamaah yang hadir.

Melalui rapat ini, saya mengajak peserta rapat yang terdiri dari orang dewasa—calon Organisasi Remaja Masjid– dan Bapak-bapak untuk berdiskusi menyelesaikan masalah ini dan merumuskan SOP per-maudzin-an.

Saya juga mengucapkan terima kasih kepada Muadzin yang telah bertugas di masjid seperti Pak Kasturi, Mbah Qosim, Mbah Darman, dan Bapak Sukari. Harapannya, melalui rapat—nanti malam—ditemukan solusi dari warga dan jamaah Masjid untuk menentukan dan mendiskusikan secara bersama agar selesai masalah jumlah Muadzin Masjid Nurul Iman. Semoga Allah melindungi kita semua yang berjuang untuk memakmurkan Masjid Nurul Iman. []

Semarang, 24 September 2020
Ditulis di Rumah jam 15.00 – 15.30 WIB.

Catatan Yang diundang dalam acara tersebut:

Remaja Masjid Nurul Iman, terdiri dari:
1. Nanda
2. Raihan
3. Hanif
4. Wawan
5. Dafa
6. Lutfi
7. Candra
8. Rendo
9. Rendi
10. Imam
11. Septiyani

Bapak-bapak Masjid, terdiri dari:
1. Wardi
2. Taufik /Wiwit
3. Bahrul
4. Slamet
5. Slamet
6. Qosim
7. Sukari
8. Kiai Arifin
9. Baun
10. Lisin
11. Putut
12. Jumardi
13. Rokin
14. Darman
15. Sutikno
16. Mbah Karno
17. Wahono
18. Qodri
19. Lukman

Dalam undangan dituliskan, bahwa para peserta undangan hadir memakai masker dan pelaksanaan rapat sesuai protokoler kesehatan.

UPT Kearsipan Sosialisasikan Jadwal Retensi Arsip Tahun 2020
Oleh Agung Kuswantoro

Adanya perubahan dinamika dalam sebuah organisasi, menjadikan elemen yang ada dalam organisasi tersebut juga berubah. Termasuk, Jadwal Retensi Arsip (JRA) Universitas Negeri Semarang (UNNES).

UPT Kearsipan UNNES menyelenggarakan kegiatan sosialisasi JRA tahun 2020. Ketua panitia, Rohmadi, S.Kom menyatakan tujuan kegiatan ini dalam rangka menginformasikan dan menyebarluaskan tentang JRA terbaru UNNES. JRA terbaru adalah pembaharuan JRA UNNES tahun 2013.

Dalam sosialisasi ini menghadirkan dua narasumber dari ANRI/Arsip Nasional Republik Indonesia yaitu Dra. Sulistyowati, MM (Koordinator Kelompok Penyelenggaraan Kearsipan Pada Ptn, Prmas, Orpol, dan Perseorangan ANRI) dan Rinta Kurniati, SAP (arsiparis muda ANRI). Adapun moderatornya adalah Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd (Kepala UPT Kearsipan UNNES).

Dra. Sulistyowati, MM mengatakan UNNES sudah memiliki empat instrumen kearsipan. Salah satunya adalah JRA. UPT Kearsipan UNNES harus “mengawal” JRA ini diterapkan dilembaga yang berlabel “wawasan konservasi”.

Sedangkan ,Rinta Kurniawati, SAP mempraktekkan bagaimana cara meretensi sebuah arsip. Jangan ragu untuk memusnahkan arsip, jika retensinya telah habis, ujar arsiparis muda ANRI tersebut.

Acara sosialisasi tersebut ditutup dengan simpulan moderator, Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd dengan sebuah slogan “Ayo, praktikan JRA di UNNES mulai dari unit kerja masing-masing”.

Kegiatan ini diselenggarakan pada Senin (21 September 2020) secara virtual zoom meeting dengan dihadiri 111 peserta dan dibuka oleh Kepala BUHK, Dr. Sutikno, M.Si. []

• Semarang, 22 September
  Ditulis di Rumah jam 05.00 – 05.15 WIB.

Evaluasi Persuratan dan Kearsipan
Oleh Agung Kuswantoro

Fungsi manajemen terdiri dari perencanaan, pengorganisiasian, pengarahan, dan pengawasan. Pengelolaan surat dan kearsipan adalah bagian dari fungsi manajemen.

Adalah subbagian Tata Usaha Bagian Umum, BUHK UNNES menyelenggarakan kegiatan bagian dari fungsi manajemen yaitu evaluasi. Salah satu yang dievaluasi yaitu persuratan dan kearsipan.

Acara dibuka oleh Kepala BUHK UNNES, Dr. Sutikno, M.Si. dalam sambutannya menyatakan perlunya evaluasi sistem SIRADI dan Kearsipan di UNNES mengingat SIRADI tersebut sudah berjalan selama 4 tahun ini. Harapannya adanya perbaikan atau inovasi yang lebih baik dari sekarang.

Adapun yang memandu jalannya kegiatan ini adalah Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd (Kepala UPT Kearsipan UNNES) dan Mas’ul Fauzi (pengembang SIRADI dan Kearsipan).

Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd mengevaluasi pada keorisinalitas sebuah surat dinas dan pengelolaan kearsipan di unit kerja. Sedangkan Mas’ul Fauzi mengevaluasi pada teknis sistem SIRADI dan Kearsipan.

Ketua penyelenggara, Eko Febrianto S.Pd M.Kom (Kabag. Umum BUHK) mengatakan bahwa acara ini sebagai bentuk komunikasi antara operator SIRADI, pengembangan teknis SIRADI, dan pihak-pihak yang berkepentingan dengan persuratan seperti kearsipan. Pertemuan ini sebagai bentuk “sharing” mendiskusikan permasalahan-permasalahan selama ini dalam SIRADI.

Acara diselenggarakan pada Kamis (17 September 2020) di Rektorat ruang 404 dengan dihadiri oleh operator SIRADI, kasubbag, kabag, dan beberapa pihak yang berkaitan dengan persuratan dan kearsipan di lingkungan UNNES.

Semarang, 18 September 2020
Ditulis Di Rumah jam 03.30 – 03.45 WIB.

Lomba Nasional Video Simulasi Perkantoran
Oleh Agung Kuswantoro

Adanya pandemi Covid-19 bukan berarti pekerjaan kantor itu berhenti. Pekerjaan kantor tetap berjalan. Namun, orang yang bekerja harus menggunakan protokol kesehatan yang ketat.

Alasan itulah, jurusan Pendidikan Ekonomi konsentrasi Administrasi Perkantoran menyelenggarakan Lomba Video Simulasi Perkantoran Tingkat Nasional.

Agung Kuswantoro, selaku ketua kegiatan mengatakan perlombaan ini dalam bentuk Tim. Tim adalah wujud dari administrasi. Salah satu poin makna administrasi adalah sekelompok orang. Berarti dalam bekerja lebih dari satu orang.

Ada 9 tim yang mendaftar dalam lomba tingkat nasional tersebut yaitu SMK N 1 Banjarbaru, Kalimantan Selatan, SMK N 9 Semarang, SMK N 1 Kalimantan Selatan, SMK N 4 Klaten, SMK N 2 Semarang, SMK N 2 Magelang, SMK N Nurul Islam Cianjur Jawa Barat, SMK N 1 Yogyakarta, dan SMK Muhammadiyah 1 Tempel, Yogyakarta.

Dari kesembilan tim tersebut “disaring” menjadi 6 video sebagai finalis oleh dewan juri untuk dilakukan audensi dan menentukan pemenang. Adapun juri lomba pada saat audensi terdiri juri eksternal yaitu Dr. Ade Rustiana, M.Si (UNSIL) dan Chairul Huda Atma Dirgantara, S.Pd, M.Pd (UNS). Sedangkan juri internalnya adalah Dr. Nina Oktarina, S.Pd, M.Pd (UNNES), dan Hengky Pramusinto, S.Pd, M.Pd (UNNES). Hasil akhir untuk pemenangnya adalah juara 1 (SMK N 9 Semarang), Juara 2 (SMK N 2 Magelang), Juara 3 (SMK N 2 Semarang), Harapan 1 (SMK N 1 Banjarbaru, Kalimantan Selatan), Harapan 2 (SMK N 1 Palaihari, Kalimantan Selatan), dan Harapan 3 (SMK N 4 Klaten).

Acara tersebut diselenggarakan selama dua hari (15-16 September 2020). Final lomba video simulasi pekerjaan kantor dilakukan pada hari kedua (16 September 2020). Sedangkan pada hari pertama (15 September 2020) diselenggarakan workshop dengan tema “Pekerjaan Kantor di Era New Normal”. Adapun pembicaranya yaitu Dr. Sutirman, S.Pd, M.Pd (dosen pendidikan administrasi perkantoran UNY) dan Herman Setyawan, M.Sc (arsiparis teladan juara 1 tingkat nasional, ANRI).

Dr. Sutirman, M.Pd menyampaikan materi tentang “Pekerjaan Kantor Era New Normal”, sedangkan, Herman Setyawan, M. Sc. Menyampaikan materi “Organizational Change and Development”.

Acara ini dibuka oleh Dekan Fakultas Ekonomi UNNES, Drs. Heri Yanto, MBA, Ph.D. Dalam sambutannya menyatakan Fakultas Ekonomi sangat peduli terhadap keadaan, melalui lomba ini akan menjadi informasi penting terkait cara melakukan pekerjaan kantor yang benar pada situasi pandemi Covid-19.

Acara yang oleh panitia ini diselenggarakan secara virtual/zoom meeting diikuti perserta yang berjumlah 90 orang dan tetap berada di sekolah masing-masing. Termasuk, pembicara dengan dewan juri.[]

Semarang, 18 September 2020
Ditulis di Rumah jam 03.00 – 03.30 WIB.

Mengevaluasi Persuratan dan Kearsipan UNNES

Oleh Agung Kuswantoro

Hari ini Kamis (17 September 2020), saya dapat tugas dari pimpinan untuk menyampaikan evaluasi sistem persuratan dan kearsipan UNNES. Di tengah-tengah jadwal saya yang padat, saya mengusahakan bisa hadir dan menyampaikan beberapa informasi terkait persuratan dan kearsipan UNNES. Berikut poin-poin yang akan saya sampaikan:

1. Orisinalitas surat. Lihatlah tata naskah dinas UNNES. Bagian-bagian surat, mohon diperhatikan lagi. Mulai dari kop hingga tembusan.

2. Perbedaan antara surat dan dokumen. Sehingga, ada sistem yang berkaitan dengan surat dan dokumen (baca:arsip). Kalau terkait masalah uang, ada akuntansi dan keuangan. Ujungnya, akan ada sistem persuratan dan kearsipan. Ujungnya juga, akan ada, sistem keuangan dan sistem akuntansi.

3. Penyimpanan surat dan arsipnya. Bagaimana penciptaan sebuah surat (baca:arsip). Lalu, bagaimana penyimpanan surat selama ini, bagaimana? Apakah secara elektronik atau manual? Jika secara manual, bagaimana penyimpannya? Dan, jika secara elektronik, bagaimana penyimpanannya?

4. Bagaimana penomoran yang di UNNES? Apakah menjadi satu dengan SIRADI dimana nomornya diurutkan seluruh UNNES?

5. Klasifikasi arsip pada penomoran surat. Bagaimana klasifikasi arsip pada penomoran surat? Cek peraturan yang terkait.

6. Evaluasi sistem kearsipannya. Apakah ada surat/file dalam sistem tersebut yang akan diarsip? Apakah sudah bisa mengisi setiap itemnya? Mulai dari umur arsip aktif, inaktif, dan keterangan (disimpan, musnah, dan dinilai kembali).

Kurang lebih ada enam point yang akan dievaluasi yang akan disampaikan dalam kegiatan ini. Dimana fokusnya pada kinerja persuratan dan kearsipan. Evaluasi belum pada tahap sarana prasarana, operator, dan kebijakan persuratan dan kearsipan.

Yuk kita bahas, satu persatu.

Pertama, orisinalitas. Tata  Naskah Dinas, coba dibuka. Kita main tebak-tebakan saja. Mana yang benar?

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN atau KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI?

Nomor :

Hal      :

atau

Nomor             :

Lampiran         :

Lampiran atau Lamp.?

Hal : 1 lembar atau

Hal : 1 (satu) lembar?

Hal : Undangan (tulisan italic dan tebal) atau

Hal: Undangan (saja. Tidak italic dan tebal)?

Yth. Bapak Rektor

Atau Yth. Rektor?

Yth…di Semarang atau

Yth……Semarang?

Tembusan:      Agung

1. Rektor NIP

atau

Tembusan:

1. Rektor Agung

NIP

NIP atau NIP. ?

Wakil Rektor Bid. Adminitrasi Umum

Atau

Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan ?

1. atau a.n. ?

Kedua, perbedaan antara surat dan dokumen. Surat itu dokumen. Tapi, tidak semua dokumen berisi surat. Lalu, dokumen dan surat akan menjadi arsip. Oleh karenanya, antara surat dan dokumen itu memiliki sistem kearsipan tersendiri. Surat punya sistem manajemen persuratan. Arsip punya sistem manajemen kearsipan. Surat itu bisa dikatakan, nanti menjadi arsip. Sehingga, akan memiliki nilai guna.

Contoh yang paling nyata adalah dalam sistem persuratan sudah nyambung dengan sistem remun. Lalu, nyambung ke sistem kearsipan. Sistem persuratan sebagai “pintu” awal dalam kedua sistem tersebut.

Ketiga, penyimpanan surat dan arsip. Di unit Bapak Ibu dalam menyimpan surat dan arsip, apakah ada perbedaan tempatnya? Misal, surat itu disimpan di filing cabinet atau lemari? Arsip yang sudah berumur lima tahun disimpan di mana? Apakah di map?

Demikian juga, jika dokumen atau suratnya berupa file, disimpan dimana? Jika berupa file di SIRADI, apakah suratnya dilampirkan/discan? Jika melampirkan, apakah dampaknya? Jika tidak melampirkan, apakah dampaknya?

Jadi, ada perbedaan dalam cara penyimpanan arsip yang manual dan elektronik. Sehingga, dibutuhkan prosedur dalam penyimpanan surat dan arsip di unit-unit.

Keempat, penomoran. Penomoran yang ada di SIRADI: Apakah berlaku seluruh UNNES? Artinya, nomor satu hingga kesekian itu untuk Rektorat, Biro, Lembaga, UPT, Badan, Fakultas, PPs, dan unit-unit lainnya. Mengapa saya bertanya seperti itu? Karena asas kearsipan menggunakan sistem kombinasi. Kombinasi dari asas sentralistik dan desentralistik.

Kelima, klasifikasi arsip pada penomoran surat. Dulu, di UNNES pernah klasifikasi arsip pada penomoran seperti ini, B/001/UN.37.1/TU.01.01/2020. Apa artinya? Sifat surat biasa. Urutan nomor satu. Dikeluarkan oleh Fakultas Ilmu Pendidikan. Berisi tentang tata usaha surat masuk tentang perizinan. Surat tersebut dikeluarkan pada tahun 2020.

Nah, bagaimana sekarang klasifikasi arsip pada penomoran surat? B/001/UN.37.1/TU/2020. Apakah ada yang hilang? Jika ada, dimana? Mengapa hilang? Lalu, bagaimana yang sesuai aturan?

Terakhir, keenam, evaluasi sistem kearsipan. UNNES sudah memiliki sistem kearsipan dan persuratan. Apakah Ibu Bapak sudah mengoperasikan sistem SIRADI dan KEARSIPAN? Apakah ada kendalanya? Untuk sementara dalam pengamatan saya, hanya beberapa unit yang mengoperasikan sistem KEARSIPAN. Lebih banyak, mengoperasikan SIRADI. Dimanakah, faktor mengapa operator masih sedikit yang mengoperasionalkan sistem KEARSIPAN? Padahal, jika sistem tersebut dilaksanakan dengan baik, maka akan mempermudah dalam kinerja persuratan dan kearsipan.

Demikianlah, keenam point saya mengenai evaluasi persuratan dan kearsipan di UNNES ini. Saya sangat senang dalam pekerjaan ini. Ada kendala, kita atasi bersama. UNNES bisa menjadi lebih baik dalam persuratan dan kearsipan, karena peran aktif kita semua. Salam persuratan dan kearsipan UNNES. []

Semarang, 17 September 2020

Ditulis di Rumah, jam 05.00 – 05.45 WIB.

Materi disampaikan pada acara Evaluasi Penomoran Surat Universitas Negeri Semarang, tanggal 17 September 2020 di Rektorat ruang 404, jam 13.00 WIB.

Pengalaman Kuliah Pertama: Sehari 3 Matakuliah
Oleh Agung Kuswantoro

Perkuliahan sudah dimulai. UNNES adalah lembaga yang menjunjung tinggi proses pendidikan yang bermutu. Meskipun masa pandemi Covid-19 masih berlangsung, perkuliahan tetap berjalan. Zoomeeting adalah media yang digunakan dalam pembelajaran.

Tercatat 5 rombongan belajar dalam sehari ini. Selasa, 8 September 2020, awal saya mengatur waktu dengan sebaik-baiknya. 9 SKS di strata tiga sebagai mahasiswa, 4 SKS di strata satu sebagai dosen. Langsung saja, ke inti tulisan ini yaitu merangkum perkuliahan pada studi doktoral. Ada tiga matakuliah.

Pertama, ada matakuliah difusi inovasi pendidikan. Inovasi adalah gagasan, tindakan, atau barang yang dianggap baru. Masuknya teknologi ke dunia pendidikan itu sebuah inovasi. Dalam pembelajaran, Anda mengenal e-learning. Di UNNES, ada platform, elena sebagai tempat berlangsungnya kuliah online.

Masuknya elena (baca:e-learning) adalah sebuah inovasi pendidikan. Namun, yang perlu dipahami, bahwa setiap organisasi/lembaga dengan “hadirnya” inovasi ditempat kerjanya, belum tentu “warganya” menerima dengan baik.

Ada yang menyambut dengan senang, atas kehadiran inovasi. Ada yang menyambut dengan sedih atas kehadiran inovasi.

Bagi yang senang, karena inovasi dapat mempermudah dalam bekerja. Bagi yang merasa sedih, karena inovasi dapat menghambat/menyulitkan aktivitasnya.

Bagaimana Anda menghadapi sebuah inovasi di tempat bekerja? Apakah merasa sedih atau bahagia?

Lanjut, kedua, ada perkuliahan pengembangan sumber daya manusia pendidikan. Inti dari materi ini adalah adanya perubahan. Anggapan bahwa tanah yang semula modal paling utama dalam berproduksi (baca:usaha), tidak lagi dominan saat ini. Justru, tenaga manusialah yang paling menentukan dalam sebuah usaha/bisnis/pendidikan.

Dulu, selalu membuka lowongan tenaga administrasi. Sekarang, lowongan itu sudah jarang. Dulu, ada pegawai pembayaran tol. Sekarang, pegawai tersebut diganti oleh sistem e-toll.

Pertanyaannya:”Mengapa ada pergeseran dalam hal di atas?” Jawaban paling utama adalah karena globalisasi. Globalisasi menjadi kunci dalam perubahan ini.

“Perubahan” dunia yang memandang sebuah infomasi itu penting, menjadikan pergeseran akan sumber daya manusia menjadi modal utama saat ini, jika lembaga/perusahaannya mau maju.

Selain faktor globalisasi yang menjadikan peran SDM berubah, juga ada faktor kemajuan teknologi. Teknologi memiliki peran sangat penting dalam pergeseran dunia kerja. Terlebih masa pandemi Covid-19. Teknologi menjadi sebuah kewajiban dalam menyelesaikan semua pekerjaan.

Kehadiran, ada presensi online. Pembelajaran, ada e-learning. Urusan surat, ada e-office, dan e-arsip. Urusan kepegawaian, ada simpeg. Dan, urusan lainnya yang sudah “melekat” dengan teknologi. Oleh karenanya, dalam hal SDM, ada beberapa tahapan yaitu administrasi personalia, MSDM, dan human capital manajemen.

Nah, sekarang lembaga Anda ada posisi mana dari ketiga tahapan di atas? Semoga lembaga Anda tidak termasuk dalam kategori administrasi personalia. Amin.

Terakhir, ketiga yaitu perkuliahan rancangan disertasi. Pada matakuliah ini, mahasiswa diajak untuk meningkatkan pemahaman analisis, dan kritik akan sebuah fenomena. Kemudian, dicari sebuah solusi atas permasalahan yang terjadi.

Lalu, dimana letak perbedaaan kandungan isi antara skripsi, tesis, dan disertasi? Saya menjawab pada intinya saja ya.

Begini, skripsi lebih menekankan akan sebuah pertanyaan “apa”. What. Apa itu pensil? Pensil adalah bla bla bla. Apa pekerjaan sekretaris? Pekerjaan sekretaris adalah titik titik titik. Misal seperti itu.

Kemudian, tesis lebih menekankan pada sebuah pertanyaan “apa” dan “mengapa”. What dan Why. Apa itu pensil? Mengapa ada pensil? Pensil ada karena bla bla bla. Mengapa ada sekertaris? Sekretaris ada karena titik titik titik. Pasti ada alasan dan dasarnya mengapa “objek” itu ada. Jadi, tidak cukup tahu saja akan benda/objek tersebut.

Yang terakhir, ada disertasi. Disertasi lebih menekankan kepada pertanyaan “apa”, “mengapa”, dan “bagaimana”. What, why, dan how. Apa itu pensil? Mengapa ada pensil? Bagaimana ada pensil? Pensil ada dengan adanya proses mulai dari x dan y.

Bagaimana ada sekretaris? Sekretaris ada mulai dari kebutuhan organisasi hingga pekerjaan yang berikutnya. Jadi, dalam tesis lebih kompleks, mulai dari objek. Alasan hingga prosesnya. Lebih komprehensif dan mendalam. Itulah disertasi.

Untuk lebih jelasnya, lebih baik Anda membuat proposal penelitian. Nanti, akan terlihat, masuk manakah proposal penelitian yang Anda buat. Proposal penelitian saya yang buat:”Apakah termasuk skripsi, tesis, dan disertasi?”

Itulah gambaran perkuliahan perdana yang saya catat. Catatan ini sebagai cara saya agar tidak lupa dalam menerima materi dari dosen yang telah memberikan perkuliahan. Materi harus saya catat, prinsipnya itu. Semoga memberikan manfaat atas tulisan sederhana ini. Salam sukses untuk semuanya. []

Semarang, 9 September 2020
Ditulis di Rumah jam 01.00 – 02.00 WIB.

Luasnya “Area” Pendidikan
Oleh Agung Kuswantoro

Jangan berbicara perbandingan, jika belum mengenal apa yang dimilikinya. Jangan berbicara sesuatu yang beda, jika belum paham akan isi dari dalam dirinya.

La wong belum kenal dengan dirinya, ko membedakan dengan orang lain? Pahami dulu, dirinya sendiri. “Abang”, “ijo”, dan “kuning” dalam diri Anda pahami terlebih dahulu.

Sama halnya pendidikan. Pahami dulu pendidikan yang ada di Indonesia. “Diri” dalam pendidikan dipahami dengan baik. Karena ruang lingkup atau cakupan pendidikan di Indonesia itu luas sekali.

Dalam pendidikan, ada istilah area pendidikan dan substansi manajemen. Area manajemen di dalamnya melingkupi jalur, jenis, dan jenjang. Didalam jalur pendidikan ada (1) formal, (2) nonformal, dan (3) informal. Didalam jenis pendidikan ada (1) akademik, (2) vokasi, (3) profesi, (4) kedinasan, dan (5) keagamaan. Dan, didalam jenjang ada (1) prasekolah, (2) dasar, (3) menengah, dan (4) tinggi. Itu yang ada dalam area manajemen.

Lalu, pada substansi manajemen ada (1) isi, (2) proses, (3) kompetensi lulusan, (4) pendidik dan tenaga kependidikan, (5) sarana dan prasarana, (6) pengelolaan, (7) pembiayaan, dan (8) penilaian.

Jika dalam suatu perguruan tinggi ditambahkan dengan komponen standar nasional penelitian dan komponen standar nasional pengabdian kepada masyarakat. Itu semua berdasarkan Standar Nasional Pendidikan (SNP).

Bagaimana cara menjabarkan diantara area dan substansi pendidikan? Caranya, masing-masing bagian dikaitkan.

Misalnya, dalam suatu Sekolah Menengah Atas (SMA) di Kota Semarang yang berstatus negeri memiliki permasalahan dalam pengelolaan kearsipan. Itu artinya, SMA itu jenjang pendidikan berupa jenjang pendidikan menengah. Jenis pendidikannya, akademik. Dan, sekolah negeri itu jalur formal. Kemudian permasalahan kearsipan masuk dalam subtansi manajemen berupa pengelolaan.

Contoh lagi. Madrasah Diniah di Sekaran Gunungpati kesusahan dalam mencari referensi pembelajaran. Madrasah hanya diberikan materi mengaji jilid saja. Arti dari kasus di atas yaitu madrasah adalah jalur nonformal. Jenis pendidikannya, keagamaan. Dan, jenjangnya pendidikan dasar. Lalu, terkait materi, termasuk dalam “isi” pendidikan.

Nah, kurang lebih seperti itu, yang dimaksud kata “abang”, “ijo”, dan “kuning” dalam sebuah pendidikan. Betul-betul pahami mengenai bagian-bagian dalam area dan substansi pendidikan. Pahami dulu pendidikan kita, baru bicara pendidikan di luar kita. Pasti akan menemukan sesuatu yang berbeda. []

Semarang, 10 September 2020
Ditulis di Rumah jam 04.00 – 04.30 WIB.