Lomba Nasional Video Simulasi Perkantoran
Oleh Agung Kuswantoro

Adanya pandemi Covid-19 bukan berarti pekerjaan kantor itu berhenti. Pekerjaan kantor tetap berjalan. Namun, orang yang bekerja harus menggunakan protokol kesehatan yang ketat.

Alasan itulah, jurusan Pendidikan Ekonomi konsentrasi Administrasi Perkantoran menyelenggarakan Lomba Video Simulasi Perkantoran Tingkat Nasional.

Agung Kuswantoro, selaku ketua kegiatan mengatakan perlombaan ini dalam bentuk Tim. Tim adalah wujud dari administrasi. Salah satu poin makna administrasi adalah sekelompok orang. Berarti dalam bekerja lebih dari satu orang.

Ada 9 tim yang mendaftar dalam lomba tingkat nasional tersebut yaitu SMK N 1 Banjarbaru, Kalimantan Selatan, SMK N 9 Semarang, SMK N 1 Kalimantan Selatan, SMK N 4 Klaten, SMK N 2 Semarang, SMK N 2 Magelang, SMK N Nurul Islam Cianjur Jawa Barat, SMK N 1 Yogyakarta, dan SMK Muhammadiyah 1 Tempel, Yogyakarta.

Dari kesembilan tim tersebut “disaring” menjadi 6 video sebagai finalis oleh dewan juri untuk dilakukan audensi dan menentukan pemenang. Adapun juri lomba pada saat audensi terdiri juri eksternal yaitu Dr. Ade Rustiana, M.Si (UNSIL) dan Chairul Huda Atma Dirgantara, S.Pd, M.Pd (UNS). Sedangkan juri internalnya adalah Dr. Nina Oktarina, S.Pd, M.Pd (UNNES), dan Hengky Pramusinto, S.Pd, M.Pd (UNNES). Hasil akhir untuk pemenangnya adalah juara 1 (SMK N 9 Semarang), Juara 2 (SMK N 2 Magelang), Juara 3 (SMK N 2 Semarang), Harapan 1 (SMK N 1 Banjarbaru, Kalimantan Selatan), Harapan 2 (SMK N 1 Palaihari, Kalimantan Selatan), dan Harapan 3 (SMK N 4 Klaten).

Acara tersebut diselenggarakan selama dua hari (15-16 September 2020). Final lomba video simulasi pekerjaan kantor dilakukan pada hari kedua (16 September 2020). Sedangkan pada hari pertama (15 September 2020) diselenggarakan workshop dengan tema “Pekerjaan Kantor di Era New Normal”. Adapun pembicaranya yaitu Dr. Sutirman, S.Pd, M.Pd (dosen pendidikan administrasi perkantoran UNY) dan Herman Setyawan, M.Sc (arsiparis teladan juara 1 tingkat nasional, ANRI).

Dr. Sutirman, M.Pd menyampaikan materi tentang “Pekerjaan Kantor Era New Normal”, sedangkan, Herman Setyawan, M. Sc. Menyampaikan materi “Organizational Change and Development”.

Acara ini dibuka oleh Dekan Fakultas Ekonomi UNNES, Drs. Heri Yanto, MBA, Ph.D. Dalam sambutannya menyatakan Fakultas Ekonomi sangat peduli terhadap keadaan, melalui lomba ini akan menjadi informasi penting terkait cara melakukan pekerjaan kantor yang benar pada situasi pandemi Covid-19.

Acara yang oleh panitia ini diselenggarakan secara virtual/zoom meeting diikuti perserta yang berjumlah 90 orang dan tetap berada di sekolah masing-masing. Termasuk, pembicara dengan dewan juri.[]

Semarang, 18 September 2020
Ditulis di Rumah jam 03.00 – 03.30 WIB.

Mengevaluasi Persuratan dan Kearsipan UNNES

Oleh Agung Kuswantoro

Hari ini Kamis (17 September 2020), saya dapat tugas dari pimpinan untuk menyampaikan evaluasi sistem persuratan dan kearsipan UNNES. Di tengah-tengah jadwal saya yang padat, saya mengusahakan bisa hadir dan menyampaikan beberapa informasi terkait persuratan dan kearsipan UNNES. Berikut poin-poin yang akan saya sampaikan:

1. Orisinalitas surat. Lihatlah tata naskah dinas UNNES. Bagian-bagian surat, mohon diperhatikan lagi. Mulai dari kop hingga tembusan.

2. Perbedaan antara surat dan dokumen. Sehingga, ada sistem yang berkaitan dengan surat dan dokumen (baca:arsip). Kalau terkait masalah uang, ada akuntansi dan keuangan. Ujungnya, akan ada sistem persuratan dan kearsipan. Ujungnya juga, akan ada, sistem keuangan dan sistem akuntansi.

3. Penyimpanan surat dan arsipnya. Bagaimana penciptaan sebuah surat (baca:arsip). Lalu, bagaimana penyimpanan surat selama ini, bagaimana? Apakah secara elektronik atau manual? Jika secara manual, bagaimana penyimpannya? Dan, jika secara elektronik, bagaimana penyimpanannya?

4. Bagaimana penomoran yang di UNNES? Apakah menjadi satu dengan SIRADI dimana nomornya diurutkan seluruh UNNES?

5. Klasifikasi arsip pada penomoran surat. Bagaimana klasifikasi arsip pada penomoran surat? Cek peraturan yang terkait.

6. Evaluasi sistem kearsipannya. Apakah ada surat/file dalam sistem tersebut yang akan diarsip? Apakah sudah bisa mengisi setiap itemnya? Mulai dari umur arsip aktif, inaktif, dan keterangan (disimpan, musnah, dan dinilai kembali).

Kurang lebih ada enam point yang akan dievaluasi yang akan disampaikan dalam kegiatan ini. Dimana fokusnya pada kinerja persuratan dan kearsipan. Evaluasi belum pada tahap sarana prasarana, operator, dan kebijakan persuratan dan kearsipan.

Yuk kita bahas, satu persatu.

Pertama, orisinalitas. Tata  Naskah Dinas, coba dibuka. Kita main tebak-tebakan saja. Mana yang benar?

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN atau KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI?

Nomor :

Hal      :

atau

Nomor             :

Lampiran         :

Lampiran atau Lamp.?

Hal : 1 lembar atau

Hal : 1 (satu) lembar?

Hal : Undangan (tulisan italic dan tebal) atau

Hal: Undangan (saja. Tidak italic dan tebal)?

Yth. Bapak Rektor

Atau Yth. Rektor?

Yth…di Semarang atau

Yth……Semarang?

Tembusan:      Agung

1. Rektor NIP

atau

Tembusan:

1. Rektor Agung

NIP

NIP atau NIP. ?

Wakil Rektor Bid. Adminitrasi Umum

Atau

Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan ?

1. atau a.n. ?

Kedua, perbedaan antara surat dan dokumen. Surat itu dokumen. Tapi, tidak semua dokumen berisi surat. Lalu, dokumen dan surat akan menjadi arsip. Oleh karenanya, antara surat dan dokumen itu memiliki sistem kearsipan tersendiri. Surat punya sistem manajemen persuratan. Arsip punya sistem manajemen kearsipan. Surat itu bisa dikatakan, nanti menjadi arsip. Sehingga, akan memiliki nilai guna.

Contoh yang paling nyata adalah dalam sistem persuratan sudah nyambung dengan sistem remun. Lalu, nyambung ke sistem kearsipan. Sistem persuratan sebagai “pintu” awal dalam kedua sistem tersebut.

Ketiga, penyimpanan surat dan arsip. Di unit Bapak Ibu dalam menyimpan surat dan arsip, apakah ada perbedaan tempatnya? Misal, surat itu disimpan di filing cabinet atau lemari? Arsip yang sudah berumur lima tahun disimpan di mana? Apakah di map?

Demikian juga, jika dokumen atau suratnya berupa file, disimpan dimana? Jika berupa file di SIRADI, apakah suratnya dilampirkan/discan? Jika melampirkan, apakah dampaknya? Jika tidak melampirkan, apakah dampaknya?

Jadi, ada perbedaan dalam cara penyimpanan arsip yang manual dan elektronik. Sehingga, dibutuhkan prosedur dalam penyimpanan surat dan arsip di unit-unit.

Keempat, penomoran. Penomoran yang ada di SIRADI: Apakah berlaku seluruh UNNES? Artinya, nomor satu hingga kesekian itu untuk Rektorat, Biro, Lembaga, UPT, Badan, Fakultas, PPs, dan unit-unit lainnya. Mengapa saya bertanya seperti itu? Karena asas kearsipan menggunakan sistem kombinasi. Kombinasi dari asas sentralistik dan desentralistik.

Kelima, klasifikasi arsip pada penomoran surat. Dulu, di UNNES pernah klasifikasi arsip pada penomoran seperti ini, B/001/UN.37.1/TU.01.01/2020. Apa artinya? Sifat surat biasa. Urutan nomor satu. Dikeluarkan oleh Fakultas Ilmu Pendidikan. Berisi tentang tata usaha surat masuk tentang perizinan. Surat tersebut dikeluarkan pada tahun 2020.

Nah, bagaimana sekarang klasifikasi arsip pada penomoran surat? B/001/UN.37.1/TU/2020. Apakah ada yang hilang? Jika ada, dimana? Mengapa hilang? Lalu, bagaimana yang sesuai aturan?

Terakhir, keenam, evaluasi sistem kearsipan. UNNES sudah memiliki sistem kearsipan dan persuratan. Apakah Ibu Bapak sudah mengoperasikan sistem SIRADI dan KEARSIPAN? Apakah ada kendalanya? Untuk sementara dalam pengamatan saya, hanya beberapa unit yang mengoperasikan sistem KEARSIPAN. Lebih banyak, mengoperasikan SIRADI. Dimanakah, faktor mengapa operator masih sedikit yang mengoperasionalkan sistem KEARSIPAN? Padahal, jika sistem tersebut dilaksanakan dengan baik, maka akan mempermudah dalam kinerja persuratan dan kearsipan.

Demikianlah, keenam point saya mengenai evaluasi persuratan dan kearsipan di UNNES ini. Saya sangat senang dalam pekerjaan ini. Ada kendala, kita atasi bersama. UNNES bisa menjadi lebih baik dalam persuratan dan kearsipan, karena peran aktif kita semua. Salam persuratan dan kearsipan UNNES. []

Semarang, 17 September 2020

Ditulis di Rumah, jam 05.00 – 05.45 WIB.

Materi disampaikan pada acara Evaluasi Penomoran Surat Universitas Negeri Semarang, tanggal 17 September 2020 di Rektorat ruang 404, jam 13.00 WIB.

Pengalaman Kuliah Pertama: Sehari 3 Matakuliah
Oleh Agung Kuswantoro

Perkuliahan sudah dimulai. UNNES adalah lembaga yang menjunjung tinggi proses pendidikan yang bermutu. Meskipun masa pandemi Covid-19 masih berlangsung, perkuliahan tetap berjalan. Zoomeeting adalah media yang digunakan dalam pembelajaran.

Tercatat 5 rombongan belajar dalam sehari ini. Selasa, 8 September 2020, awal saya mengatur waktu dengan sebaik-baiknya. 9 SKS di strata tiga sebagai mahasiswa, 4 SKS di strata satu sebagai dosen. Langsung saja, ke inti tulisan ini yaitu merangkum perkuliahan pada studi doktoral. Ada tiga matakuliah.

Pertama, ada matakuliah difusi inovasi pendidikan. Inovasi adalah gagasan, tindakan, atau barang yang dianggap baru. Masuknya teknologi ke dunia pendidikan itu sebuah inovasi. Dalam pembelajaran, Anda mengenal e-learning. Di UNNES, ada platform, elena sebagai tempat berlangsungnya kuliah online.

Masuknya elena (baca:e-learning) adalah sebuah inovasi pendidikan. Namun, yang perlu dipahami, bahwa setiap organisasi/lembaga dengan “hadirnya” inovasi ditempat kerjanya, belum tentu “warganya” menerima dengan baik.

Ada yang menyambut dengan senang, atas kehadiran inovasi. Ada yang menyambut dengan sedih atas kehadiran inovasi.

Bagi yang senang, karena inovasi dapat mempermudah dalam bekerja. Bagi yang merasa sedih, karena inovasi dapat menghambat/menyulitkan aktivitasnya.

Bagaimana Anda menghadapi sebuah inovasi di tempat bekerja? Apakah merasa sedih atau bahagia?

Lanjut, kedua, ada perkuliahan pengembangan sumber daya manusia pendidikan. Inti dari materi ini adalah adanya perubahan. Anggapan bahwa tanah yang semula modal paling utama dalam berproduksi (baca:usaha), tidak lagi dominan saat ini. Justru, tenaga manusialah yang paling menentukan dalam sebuah usaha/bisnis/pendidikan.

Dulu, selalu membuka lowongan tenaga administrasi. Sekarang, lowongan itu sudah jarang. Dulu, ada pegawai pembayaran tol. Sekarang, pegawai tersebut diganti oleh sistem e-toll.

Pertanyaannya:”Mengapa ada pergeseran dalam hal di atas?” Jawaban paling utama adalah karena globalisasi. Globalisasi menjadi kunci dalam perubahan ini.

“Perubahan” dunia yang memandang sebuah infomasi itu penting, menjadikan pergeseran akan sumber daya manusia menjadi modal utama saat ini, jika lembaga/perusahaannya mau maju.

Selain faktor globalisasi yang menjadikan peran SDM berubah, juga ada faktor kemajuan teknologi. Teknologi memiliki peran sangat penting dalam pergeseran dunia kerja. Terlebih masa pandemi Covid-19. Teknologi menjadi sebuah kewajiban dalam menyelesaikan semua pekerjaan.

Kehadiran, ada presensi online. Pembelajaran, ada e-learning. Urusan surat, ada e-office, dan e-arsip. Urusan kepegawaian, ada simpeg. Dan, urusan lainnya yang sudah “melekat” dengan teknologi. Oleh karenanya, dalam hal SDM, ada beberapa tahapan yaitu administrasi personalia, MSDM, dan human capital manajemen.

Nah, sekarang lembaga Anda ada posisi mana dari ketiga tahapan di atas? Semoga lembaga Anda tidak termasuk dalam kategori administrasi personalia. Amin.

Terakhir, ketiga yaitu perkuliahan rancangan disertasi. Pada matakuliah ini, mahasiswa diajak untuk meningkatkan pemahaman analisis, dan kritik akan sebuah fenomena. Kemudian, dicari sebuah solusi atas permasalahan yang terjadi.

Lalu, dimana letak perbedaaan kandungan isi antara skripsi, tesis, dan disertasi? Saya menjawab pada intinya saja ya.

Begini, skripsi lebih menekankan akan sebuah pertanyaan “apa”. What. Apa itu pensil? Pensil adalah bla bla bla. Apa pekerjaan sekretaris? Pekerjaan sekretaris adalah titik titik titik. Misal seperti itu.

Kemudian, tesis lebih menekankan pada sebuah pertanyaan “apa” dan “mengapa”. What dan Why. Apa itu pensil? Mengapa ada pensil? Pensil ada karena bla bla bla. Mengapa ada sekertaris? Sekretaris ada karena titik titik titik. Pasti ada alasan dan dasarnya mengapa “objek” itu ada. Jadi, tidak cukup tahu saja akan benda/objek tersebut.

Yang terakhir, ada disertasi. Disertasi lebih menekankan kepada pertanyaan “apa”, “mengapa”, dan “bagaimana”. What, why, dan how. Apa itu pensil? Mengapa ada pensil? Bagaimana ada pensil? Pensil ada dengan adanya proses mulai dari x dan y.

Bagaimana ada sekretaris? Sekretaris ada mulai dari kebutuhan organisasi hingga pekerjaan yang berikutnya. Jadi, dalam tesis lebih kompleks, mulai dari objek. Alasan hingga prosesnya. Lebih komprehensif dan mendalam. Itulah disertasi.

Untuk lebih jelasnya, lebih baik Anda membuat proposal penelitian. Nanti, akan terlihat, masuk manakah proposal penelitian yang Anda buat. Proposal penelitian saya yang buat:”Apakah termasuk skripsi, tesis, dan disertasi?”

Itulah gambaran perkuliahan perdana yang saya catat. Catatan ini sebagai cara saya agar tidak lupa dalam menerima materi dari dosen yang telah memberikan perkuliahan. Materi harus saya catat, prinsipnya itu. Semoga memberikan manfaat atas tulisan sederhana ini. Salam sukses untuk semuanya. []

Semarang, 9 September 2020
Ditulis di Rumah jam 01.00 – 02.00 WIB.

Luasnya “Area” Pendidikan
Oleh Agung Kuswantoro

Jangan berbicara perbandingan, jika belum mengenal apa yang dimilikinya. Jangan berbicara sesuatu yang beda, jika belum paham akan isi dari dalam dirinya.

La wong belum kenal dengan dirinya, ko membedakan dengan orang lain? Pahami dulu, dirinya sendiri. “Abang”, “ijo”, dan “kuning” dalam diri Anda pahami terlebih dahulu.

Sama halnya pendidikan. Pahami dulu pendidikan yang ada di Indonesia. “Diri” dalam pendidikan dipahami dengan baik. Karena ruang lingkup atau cakupan pendidikan di Indonesia itu luas sekali.

Dalam pendidikan, ada istilah area pendidikan dan substansi manajemen. Area manajemen di dalamnya melingkupi jalur, jenis, dan jenjang. Didalam jalur pendidikan ada (1) formal, (2) nonformal, dan (3) informal. Didalam jenis pendidikan ada (1) akademik, (2) vokasi, (3) profesi, (4) kedinasan, dan (5) keagamaan. Dan, didalam jenjang ada (1) prasekolah, (2) dasar, (3) menengah, dan (4) tinggi. Itu yang ada dalam area manajemen.

Lalu, pada substansi manajemen ada (1) isi, (2) proses, (3) kompetensi lulusan, (4) pendidik dan tenaga kependidikan, (5) sarana dan prasarana, (6) pengelolaan, (7) pembiayaan, dan (8) penilaian.

Jika dalam suatu perguruan tinggi ditambahkan dengan komponen standar nasional penelitian dan komponen standar nasional pengabdian kepada masyarakat. Itu semua berdasarkan Standar Nasional Pendidikan (SNP).

Bagaimana cara menjabarkan diantara area dan substansi pendidikan? Caranya, masing-masing bagian dikaitkan.

Misalnya, dalam suatu Sekolah Menengah Atas (SMA) di Kota Semarang yang berstatus negeri memiliki permasalahan dalam pengelolaan kearsipan. Itu artinya, SMA itu jenjang pendidikan berupa jenjang pendidikan menengah. Jenis pendidikannya, akademik. Dan, sekolah negeri itu jalur formal. Kemudian permasalahan kearsipan masuk dalam subtansi manajemen berupa pengelolaan.

Contoh lagi. Madrasah Diniah di Sekaran Gunungpati kesusahan dalam mencari referensi pembelajaran. Madrasah hanya diberikan materi mengaji jilid saja. Arti dari kasus di atas yaitu madrasah adalah jalur nonformal. Jenis pendidikannya, keagamaan. Dan, jenjangnya pendidikan dasar. Lalu, terkait materi, termasuk dalam “isi” pendidikan.

Nah, kurang lebih seperti itu, yang dimaksud kata “abang”, “ijo”, dan “kuning” dalam sebuah pendidikan. Betul-betul pahami mengenai bagian-bagian dalam area dan substansi pendidikan. Pahami dulu pendidikan kita, baru bicara pendidikan di luar kita. Pasti akan menemukan sesuatu yang berbeda. []

Semarang, 10 September 2020
Ditulis di Rumah jam 04.00 – 04.30 WIB.

Atur Strategi
Oleh Agung Kuswntoro

Entah apa yang terpintas dibenak otak saya saat mendengarkan mata kuliah manajemen strategik pendidikan. Ya, merasa biasa-biasa saja. Gak terlintas untuk memikirkan sedalam mungkin tentang strategi pendidikan.

Namun, saya tiba-tiba dalam diri saya muncul ide yang kaya “angin” lewat. Wuz.

Idenya seperti ini. Ibarat orang main sepak bola, pasti punya strategi dalam memenangkan pertandingan sepakbola. Saat bertanding, menang. Prinsipnya itu.

Lalu, dimanakah strategi pendidikan? Bisa saja ada dan sangat mungkin ada, strateginya. Ada sekolah swasta yang banyak muridnya. Ada sekolah negeri yang sedikit muridnya. Dan, ada sekolah jauh dari kota, tetapi muridnya banyak.

Gontor adalah contohnya. Ribuan, bahkan (mungkin) jutaan santri yang tertolak masuk ke pesantren tersebut.

Apakah Gontor punya strategi? Padahal, Gontor hanyalah pondok pesantren. Lalu, ada pula sekolah yang biayanya mahal namun banyak peminatnya.

Mungkin itulah strategi pendidikan. Pada pertemuan awal, belum dibahas secara detail terkait konsep strategi ini. Sehingga, saya belum banyak menuliskan materi ini.

Cukup sekian dulu dari saya. Mungkin Bapak Ibu ada yang berpendapat, apakah manajemen strategi pendidikan itu?

Semarang, 10 September 2020
Ditulis di UPT Kearsipan UNNES jam 14.00 – 14.15 WIB.

Cara Menyantuni Anak Yatim
Oleh : Agung Kuswantoro

“Dan janganlah kamu dekati harta anak yatim, kecuali dengan cara yang lebih bermanfaat hingga sampai ia dewasa” (QS. al-An’am : 152).

Hari ini, Jumat 22 Muharram 1442 Hijriyah. Satu pekan lagi akan memasuki bulan baru yaitu Sofar. Sebelum masuk pada bulan Sofar. Mari kita evaluasi atas kejadian yang terjadi pada bulan Muharrom.

Pada bulan Muharrom banyak kegiatan berupa menyantuni anak yatim. Hal ini sesuai dengan sunah Rosul yaitu Nabi Muhammad SAW yang dekat dengan anak yatim. Yang menjadi pertanyaan adalah “Bagaimana al-Qur’an memandang dan cara menyantuni anak yatim?”

Menurut Shihab (2010) dalam buku “Membumikan al-Qur’an Jilid 2” ada 12 surat di al-Qur’an yang membahas anak yatim. Ke-12 surat tersebut dibagi menjadi dua yaitu periode Mekkah dan Madinah

Ayat periode Mekah yang membahas anak yatim cenderung pada penekanan akidah, seperti masyarakat Mekah yang tidak menghormati anak yatim (al-Fajr:17). Kemudian, ayat yang menceritakan pengalaman bahwa Nabi Muhammad SAW yang seorang yatim (QS. ad-Dhuha:9). Dan tujuh ayat periode Mekkah lainnya yang membahas anak yatim.

Ayat periode Madinah lebih banyak membahas penerapan syariat agama. Mengenai ayat dalam periode Madinah mengenai anak yatim membahas menjaga perasaan anak yatim (an-Nisa:8). Ada juga ayat yang membahas tentang pengelolaan harta anak yatim (an-Nisa:5). Dan, beberapa ayat lainnya yang membahas tentang anak yatim.

Lalu, bagaimana kenyataannya dalam masyarakat terkait pandangan anak yatim berdasarkan ayat-ayat al-Quran di atas?

Berdasarkan para pakar, ada beberapa daerah yang sudah pada taraf periode Madinah. Dan, ada beberapa daerah yang sudah menerapkan ayat tersebut pada periode Mekkah.

Artinya, kualitas dan pemahaman akan memahami ayat al-Qur’an terkait anak yatim itu berbeda-beda.

Ada daerah tertentu yang cara menyantuni atau mengasihi anak yatim dengan mengundang dalam suatu acara. Ada pula daerah tertentu, yang cara menyantuni atau mengasihi anak yatim dengan datang ke rumah anak yatim tersebut.

Suara Merdeka edisi 4 September 2020 halaman 16 memberitakan cara menyantuni anak yatim dengan datang ke hotel dan menikmati fasilitasnya. Hotel Braling, namanya di Purbalingga.

Dalam acara tersebut anak yatim yang hadir. Bukan dihadirkan. Artinya, anak yatim menjadi sosok yang dihormati. Anak yatim tampil dengan kemampuannya. Lalu, direspon oleh anak yatim yang lain.

Mereka diberi motivasi kehidupan seperti kesuksesan anak yatim yaitu Nabi Muhammad SAW. Yang yatim saja bisa sukses. Motivatornya berasal dari anak yatim yang sukses.

Bukan materi untuk pengunjung umum, dimana orang lain yang hadir. Mereka/orang tersebut diberi materi menyantuni anak yatim. Padahal anak yatimnya berdiri di panggung.

Berbeda dengan daerah lainnya. Anak yatim diundang dalam suatu acara. Kemudian, ia dipanggil namanya, dan maju. Lalu berdiri di panggung yang disaksikan oleh banyak pengunjung. Singkat cerita anak yatim tersebut ditepuktangani oleh peserta yang hadir.

Model yang kedua ini, menurut pakar psikologi pendidikan kurang tepat. Mengapa? Mental anak yatim tersebut dijatuhkan di depan orang banyak.

Secara teori, bahwa orang yang maju ke panggung adalah orang yang memiliki prestasi. Orang yang berdiri di podium, pasti memiliki suatu kemampuan.

Orang yang memenangkan juara renang, pasti akan naik ke podium. Orang yang rangking satu di kelas, pasti ia akan dipanggil menuju panggung. Mereka, yang menuju panggung dan berdiri di podium adalah orang yang memiliki prestasi.

Namun, jika ada tradisi dimana acara penyantunan anak yatim dengan model “menepuktangani” anak yatim di depan panggung, maka tidak tepat. Yang ditampilkan adalah kasihannya, anak yatim tersebut. Bukan, prestasi anak yatim tersebut.

Menurut Chomariah (2014), salah satu cara memuliakan anak yatim adalah melembutkan hati anak yatim. Mengapa? Karena anak yatim sangat “rapuh” dan “labil” dalam permasalahan hati.

Bisa jadi, fisik anak yatim itu sehat dan bergas. Tapi, batinnya itu lemah. Karena, ada anak yatim yang kaya. Namun, kayanya belum tentu ‘mengantarkan’ kepada kebahagiaan. Karena, jiwanya masih “rapuh”.

Orang bijak mengatakan, bahwa anak yatim yang dikasihi adalah jiwanya dulu. “Bangunlah jiwanya, bangunlah badannya”. Bukan, “Bangunlah badannya dulu, kemudian bangunlah jiwanya”. Bangunlah hati anak yatim terlebih dahulu. Baru setelah itu, fisiknya.

Artinya, apa? Pemberian uang, bukan segala-galanya bagi anak yatim. Karena bisa juga, anak yatim tersebut itu kaya dan sangat kaya. Namun “kasih sayangnya” yang ia peroleh “miskin”. Kaya harta tapi, miskin kasih sayang.

Oleh karenanya, datangilah anak yatim. Bukan diundang anak yatim itu. Buatlah kegiatan untuk anak yatim. Bukan memberikan hanya berupa harta/uang kepada anak yatim.

Tetapi, berilah motivasi dan semangat hidup untuk anak yatim. Bukan, memberi keminderan mental dengan berdiri dan ditepuktangani di depan panggung.

Pahamilah ayat-ayat mengenai anak yatim. Bertahap dalam memahami ayat anak yatim. Dari ayat periode Mekkah dulu. Baru, periode Madinah.

Secara umum ayat yang berbicara anak yatim pada periode Mekah berisi tuntunan untuk memperhatikan sisi kejiwaan dan akhlak anak yatim. Tidak secara tegas, bahwa ayat al-Qur’an periode Mekah membahas pemberian material/uang/harta kepada anak yatim.

Sedangkan, ayat al-Qur’an tentang anak yatim periode Madinah, berpesan perlunya menjaga perasaan anak yatim dalam masalah harta. Pada periode Madinah dibahas masalah harta anak yatim.

Demikian khutbah singkat ini, ada beberapa simpulan yaitu:

1. Al-Qur’an sangat peduli terhadap anak yatim. Tercatat ada 12 ayat yang membahas anak yatim. Kedua belas ayat tersebut dibagi menjadi dua bagian yaitu ayat periode Mekah dan periode Madinah.

2. Ayat periode Mekah lebih menekankan jiwa/batin anak yatim yang lebih penting/utama daripada material/harta dalam menyantuni atau mengasihi anak yatim.

3. Ayat periode Madinah lebih menekankan perasaan anak yatim dalam masalah harta. Mendekati harta anak yatim saja dilarang, apalagi mengambilnya.

4. Cara menyantuni anak yatim dengan mengundang, memanggil dan menepuktangani di panggung, menurut para ahli psikologi pendidikan itu kurang tepat. Karena “menjatuhkan” mental anak yatim.

5. Datangilah anak yatim dengan membuat kegiatan positif atau memotivasi hidup. Karena, kasih sayang mental itulah yang sangat dibutuhkan bagi anak yatim dibanding dengan pemberian berupa harta/uang.

Mari, bijak dalam menyantuni anak yatim. Pelajari ayat-ayat pada al-Qur’an tentang anak yatim yang berjumlah dua belas ayat yang terbagi dalam periode Mekah dan periode Madinah. []

Semarang, 6 September 2020. Untuk disampaikan pada tanggal 11 September di Masjid Nurul Iman Sekaran. Ditulis di Rumah jam 20.00 – 21.00 WIB.

Daftar Pustaka:

Chomaria, Nurul. 2014. Cara Kita Mencintai Anak Yatim. Solo: Aqwam.

Shihab, Quraisy. 2011. Membumikan Al-Qur’an jilid 2. Jakarta: Lentera Hati.

Suara Merdeka, Jumat (4 September 2020 hal. 16). Anak Panti Asuhan Diajak Menginap di Hotel Braling.

Dua Matahari
Oleh Agung Kuswantoro

Mungkinkah di bumi ini ada dua matahari? Tidak mungkin!

Misal, jika di bumi ini dengan dua matahari, apa yang terjadi? Mungkin, kiamat. Kepanasan dunia ini.

Pemimpin saya analogikan matahari. Mungkinkah ada dua pemimpin dalam satu organisasi? Saya jawab, tidak mungkin.

Jika ada dua pemimpin dalam satu organisasi, maka akan “bingung” organisasi tersebut.

“Mana pemimpinnya? Mana yang saya ikuti?” Kalimat tanya itulah yang dikatakan oleh pengikutnya.

Lalu, mengapa ada dua pemimpin dalam satu organisasi? Nah, ini yang belum bisa saya jawab. Barangkali ada yang mau berbagi cerita terkait ini. Saya butuh referensi atau masukan. Termasuk, solusinya jika ada organisasi yang mengalami nasib serupa. []

Semarang, 6 September 2020
Ditulis di Rumah Jam 18.40 – 18.45 WIB.

Alhamdulillah acara kemarin sukses. Terimakasih Pak Dr. S. Martono (UNNES) dan Dr. Andi Kasman (ANRI) dalam kegiatan kemarin. Terima kasih kepada pihak yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu. Terimakasih pula pada peserta yang antusias. Mohon maaf jika saya punya kesalahan.

Berikut ulasan materi kemarin. Ada sahabat-sahabat saya yang ingin meminta materi tersebut. Saya bagikan disini.

Setiap Orang Adalah Penulis
Oleh Agung Kuswantoro

“Sungguh, kami telah menciptakan manusia dalam bentuk yang sebaik-baiknya” (at-Tin: 4)

Manusia adalah ciptaan Tuhan yang paling sempurna diantara makhluknya. Apa pasal? Karena dilengkapi dengan akal. Hanya saja, kesempurnaan itu harus disyukuri dengan cara berkarya. Wujud berkarya yang termudah adalah menulis. Apa pun profesinya.

Melalui tulisan ini, saya mengajak – khususnya – arsiparis, penata arsip atau dokumen, tenaga kependidikan, sekretaris, dan profesi yang berkaitan dengan arsip untuk menulis.

Lalu, “sumber” menulis darimana? Dari apa yang dilakukan saja. Sederhana, yang Anda lakukan, tulis saja. Yang sering terjadi adalah diantara kita itu, tidak menuliskan apa yang telah dilakukan.

Meminjam istilah Hernowo (almarhum), pekerjaan ini disebut dengan mengikat makna. Dengan cara menulis apa yang telah dilakukan, menjadikan orang tersebut “lihai” dalam memaparkan/mendeskripsika suatu fenomena.

Saya punya pengalaman seperti itu. Beberapa judul penelitian saya yaitu E arsip di FE UNNES (2014), E Arsip dalam Pembelajaran Jurusan Ekonomi konsentrasi Administrasi Perkantoran (2015), Pengelolaan Surat Masuk-Keluar di Jurusan Pendidikan Ekonomi FE UNNES (2015), Pengembangan Aplikasi E Arsip Pembelajaran (2016), Penyelenggaraan Kearsipan FE UNNES, Tinjauan Kebijakan, Pembinaan, dan Sumberdaya Kearsipan (2019), Penyusunan Arsip di Universitas Negeri Semarang (2018), Sinkronisasi SIRADI sesuai SIKD (2019), dan Manajemen Sekolah Berbasis Sistem Kearsipan Elektronik (2020).

Dengan menuliskan apa yang telah atau akan dilakukan menjadikan kita lebih menguasai akan kajian tersebut. Ketertarikan akan suatu kajian akan lebih diintensifkan.

Membaca satu buku itu pasti kurang. Membaca satu jurnal, juga pasti kurang. Demikian juga, mengambil data atau mempraktekkan apa yang ada dalam teori itu, pasti tidak sekali. Berkali-kali. Itu pertanda sedang menikmati profesi “penulis”.

Saat menemukan “gejala” seperti ini, langsunglah tulis. Karena tiap tempat dan waktu itu pasti memiliki “keunikan” suatu respon/data/jawaban. Jangan sampai “lepas” setiap ada suatu informasi, walaupun itu sedikit. Karena, itulah data yang valid.

Yang bisa melakukan itu, hanyalah penulis. Oleh karenanya, penulis harus aktif dalam mendokumentasikan temuannya. Termasuk, mempublikasikannnya ke publik.

Bicara publikasi, maka akan berbicara jurnal. Luaran tulisan adalah artikel. Kumpulan-kumpulan data tersebut diolah, jadilah artikel. Tepatnya, artikel yang berkaitan dengan kearsipan.

ANRI sudah mewadahi hal ini melalui jurnal kearsipan. Konteks kajiannya yaitu segala sesuatu yang berkaitan dengan arsip. Bisa dikatakan scope/ruang kajiannya adalah arsip. Jurnal Kearsipan milik ANRI tersebut, ada diranah nasional.

Biasanya, cakupan atau skema tema arsip itu menyatu dengan informasi kepustakaan. Banyak jurnal-jurnal nasional yang menjadikan tema-tema kepustakaan dan kearsipan itu menyatu.

Namun, ada juga tema arsip—masuk dalam – salah satu kajian dalam jurnalnya. Misal, jurnal tentang sekretaris dan administrasi perkantoran. Dimana, kajian kearsipan menjadi salah satu subfokus kajiannya.

Jika Anda belum mahir dalam menuliskan suatu artikel, libatkan dosen atau mahasiswa sebagai partner Anda dalam membuat suatu tulisan/karya ilmiah. Mengapa melibatkan/bekerjasama dengan dosen? Karena, dosen sudah menjadi kewajibannya untuk menulis.

Tri Dharma, salah satunya adalah penelitian. Pasti ia melakukan. Artinya, apa? Kebiasaan menulis artikel itu hal yang “lumrah”.

Oleh karenanya bagi arsiparis, penata arsip/dokumen, sekretaris, dan profesi yang berkaitan dengan arsip dapat joint/bekerjasama dengan dosen/mahasiswa. Kerjasama diantara keduanya itu saling menguntungkan.

Dosen itu “kuat” pada teori/akademiknya. Sedangkan arsiparis itu “kental” pada prakteknya. Teori ada pada dosen. Praktek ada pada arsiparis. “Perkawinan” antara dosen dan arsiparis menghasilkan karya ilmiah/artikel yang publish di jurnal nasional/internasional.

Di UNNES (Universitas Negeri Semarang), bahwa tenaga kependidikan—fungsional – mendapatkan hibah penelitian yang dikompetensikan. Arsiparis membuat proposal penelitian, dimana anggotanya wajib melibatkan dosen dan mahasiswa dalam membuat proposalnya. Setiap penelitiannya didanai Rp. 10.000.000,00 setahun.

Dua kali saya memiliki pengalaman demikian. Hasilnya apa? Hasil penelitiannya bisa menembus ke jurnal nasional. Menurut reviewernya, mengatakan bahwa ada keakuratan dalam data. Siapakah yang mengambil data dalam penelitian tersebut? Arsiparis! Itulah, kuncinya. Jadi, ada kerjasama yang baik antara dosen dan arsiparis.

Lalu, apa saja isi/susunan dalam sebuah jurnal nasional? Susunan artikel dalam jurnal meliputi judul abstrak, pendahuluan, metode, hasil dan pembahasan, penutup, dan daftar pustaka.

Judul yang baik itu mewakili isi. Judul tidak terlalu panjang. Namun, penulis biasanya mencantumkan email. Gunakanlah email resmi dari lembaga/organisasi. Abstrak berisi gambaran umum dari isi artikel. Kata kunci merupakan “kata” yang menjadi inti dalam suatu penelitian/artikel. Pendahuluan harus menampilkan keunikan permasalahan di lapangan dan kesenjangan teorinya. Metode penelitian adalah “alat” dalam mengambil data. Hasil penelitian itu memaparkan dan menganalisis atas temuan di lapangan. Penutup itu berisi simpulan dan saran atas penelitian yang telah dilakukan. Daftar pustaka berisi rujukan-rujukan yang digunakan oleh penulis dalam menuliskan artikel penelitiannya.

Tips
Buatlah peta konsep atau bagan yang menunjukkan ke arah artikel penelitan yang akan Anda lakukan. Peta konsep dapat mengurai “keruwetan” apa yang ada dalam otak Anda. Dengan membuat peta-peta, maka harapannya akan muncul uraian-uraian, solusi atas suatu permasalahan.

Trik
Pahami betul isi dari artikel Anda. Lalu, pilih dan telaah jurnal yang Anda akan dikirim/submit. Bisa jadi, ada jurnal kearsipan yang sudah meneliti standar jurnal yang ketat. Karena, jurnal tersebut telah banyak menerima artikel dari para penulis-penulis di banyak kota di Indonesia. Jadi, jangan asal kirim. Pahami, akan karakteristik jurnal yang akan menjadi tempat untuk mempublikasikan atas karya Anda.

Jadilah individu atau makhluk yang bermanfaat bagi sesama. Caranya, bagaimana? Dengan menuliskan apa yang akan dan telah dilakukan. Menulis itulah meneliti. Setiap tulisan, kumpulkanlah jadi satu hingga menjadi artikel yang apik. Sehingga, dapat memberikan informasi berupa “kajian ilmu” yang bermanfaat bagi sesama profesi arsiparis, penata arsip, sekretaris, dan dosen. Sudahkah Anda melakukan itu? Jika belum, mari belajar bersama untuk menulis. []

Semarang, 1 September 2020

Ditulis di Rumah jam 03.00 – 04.00 WIB
Materi disampaikan pada Workshop “Penulisan Artikel Tembus Jurnal Nasional” yang diselenggarakan antara Universitas Negeri Semarang/UNNES dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) tanggal 3 September 2020 via zoom meeting jam 09.00 – 11.30 WIB.

Arsip Itu Ilmu
Oleh Agung Kuswantoro

Saya baru memahami dan menyadari, bahwa arsip itu adalah sebuah ilmu. Awalnya, saya berpendapat, bahwa arsip itu terapan. Atau, praktik saja. Jadi, bicara arsip, maka bicara praktek atas berkas atau warkat.

Berkas tersebut ditata atau dikelola. Namanya saja menata atau mengelola, maka harus dilakukan. Tidak diperdebatkan atau dikaji.

Namun, pemikiran saya itu keliru. Salah besar. Yang benar adalah arsip itu ilmu. Ada filosofi kearsipan tersendiri. Tidak semata-mata bicara arsip itu langsung praktek. Tidak!

Ada sebuah kebenaran yang hakiki dalam kearsipan itu. Jika arsip itu tidak autentik (baca:salah), maka informasi yang terkandung itu salah/keliru. Jadi, ada sebuah kebenaran dalam “diri” arsip.

Lalu, dilihat dari mana kebenaran sebuah arsip itu? Dilihat dari filosofi kearsipan. Filosofi kearsipan meliputi tiga aspek yaitu ontologi, epistimologi, dan aksiologi.

Mari belajar bersama, memaknai ketiga aspek tersebut. Pertama, ada ontologi. Ontologi artinya, apa itu arsip. Sederhananya seperti itu.

Arsip adalah titik titik. Berarti arsip adalah objek kajiannya. Arsip adalah informasi yang terekam yang diciptakan oleh suatu lembaga/organisasi. Mengapa arsip tercipta? Karena ada kegiatan yang “alami” dari suatu administrasi. Ada pula yang memaknai objek (formal) arsip yaitu arsip dinamis dan statis.

Kedua, epistimologi. Arti epistimologi yaitu bagaimana cara mempelajari arsip. Itu makna sederhananya, epistimologi. Cara mempelajarinya, pastinya tidak dengan ‘menebak-nebak’. Atau, asal numpuk berkas. Pastinya, ada ilmunya.

Lalu, bagaimana cara mempelajari arsip? Lihatlah dari siklus arsip. Ada konsep life cycle atau daur hidup arsip yang merupakan cara untuk memandang keseluruhan proses rangkaian arsip, baik itu daur hidup arsip dinamis (records life cycle). Menurut Kennedy (1989:9) pada daur hidup arsip dinamis, dimulai dari penciptaan, distribusi, penggunaan, pengelolaan, dan penyusutan.

Konsep yang serupa disampaikan oleh Betty R. Ricks, yang dimulai dari penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan.

Terakhir, ketiga, aksiologi. Aksiologi artinya manfaat dari arsip. Bicara manfaat arsip, maka akan ada dua pandangan yaitu pandangan tradisional dan sekarang. Pandangan tradisional mengatakan, bahwa arsip sebagai bentuk fisik yang memuat informasi masa lalu. Kebenaran arsip tidak bisa dilepaskan dari kebenaran fisik yang menjadi media rekamnya. Berarti manfaat arsip lebih pada informasi yang melekat pada diri arsip tersebut.

Sedangkan pandangan sekarang mengatakan bahwa arsip merupakan rekaman informasi yang memiliki isi, konteks, dan struktur. Arsip harus memiliki isi, yaitu informasi yang dikandung di dalam arsip. Informasi itu harus berada didalam konteksnya, baik konteks tempat, waktu, dan pelakunya yang mencerminkan sistem administrasi. Arsip harus juga memiliki struktur, berupa simbol struktur huruf, angka, gambar, tanda, petunjuk, dan lain-lain baik dalam bentuk fisik maupun virtual.

Berati manfaat arsip lebih luas sekali dibandingkan dengan pandangan tradisional. Ada manfaat dilihat dari isi, konteks, dan struktur.

Kurang itulah, memaknai arsip itu sebuah ilmu. Mari, dalami lagi ilmu kearsipan. Terapkan ilmu tersebut, pasti akan ada perkembangannya, seperti digitalisisi arsip.

Saya mengucapkan terima kasih kepada Pak Azmi, Pak Andi Kasman, dan Prof. Nandang yang telah menyempatkan berdiskusi bersama saya. Ada pula, Ibu dan Bapak arsiparis dan penata arsip yang menjadikan saya lebih memahami arti sebuah arsip. “Insaf” memahami arsip. Terima kasih sekali lagi dari saya. Salam hormat dari saya. []

Semarang, 27 Agustus 2020
Ditulis di Rumah, jam 00.00-00.45 WIB.

Semoga cepat sembuh Ustad. Terimakasih atas ilmu-ilmunya. Semoga amal sholehnya menjadi penolong Ustad saat merasakan sakit kepala yang luar biasa itu.

Mengingat kembali materi yang disampaikan oleh Beliau. Ajakan iman menjadi dasarnya. Logika dunia, bisa jadi –dan sangat mungkin sekali–hilang. Padahal, kita hidup di dunia.

Misal, saat susah. Beliau mengajarkan saya untuk bersedekah. Apalagi, malam Jumat hingga akan Jumatan. Jelas, dipenuhi dengan solawat Nabi dan istighfar.

“Ngeber” dalam menuju Allah. Totalitas ibadahnya. Pasrah. Seharusnya, logika dunia mengatakan, saat butuh sesuatu itu harus menabung. Bukan, malah diberikan oleh orang lain.

Namun, itulah ciri khas materi yang disampaikan olehnya. Sedekah menjadi “kunci” dalam solusi hidup. Iman adalah dasarnya.