Dua Matahari
Oleh Agung Kuswantoro

Mungkinkah di bumi ini ada dua matahari? Tidak mungkin!

Misal, jika di bumi ini dengan dua matahari, apa yang terjadi? Mungkin, kiamat. Kepanasan dunia ini.

Pemimpin saya analogikan matahari. Mungkinkah ada dua pemimpin dalam satu organisasi? Saya jawab, tidak mungkin.

Jika ada dua pemimpin dalam satu organisasi, maka akan “bingung” organisasi tersebut.

“Mana pemimpinnya? Mana yang saya ikuti?” Kalimat tanya itulah yang dikatakan oleh pengikutnya.

Lalu, mengapa ada dua pemimpin dalam satu organisasi? Nah, ini yang belum bisa saya jawab. Barangkali ada yang mau berbagi cerita terkait ini. Saya butuh referensi atau masukan. Termasuk, solusinya jika ada organisasi yang mengalami nasib serupa. []

Semarang, 6 September 2020
Ditulis di Rumah Jam 18.40 – 18.45 WIB.

Alhamdulillah acara kemarin sukses. Terimakasih Pak Dr. S. Martono (UNNES) dan Dr. Andi Kasman (ANRI) dalam kegiatan kemarin. Terima kasih kepada pihak yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu. Terimakasih pula pada peserta yang antusias. Mohon maaf jika saya punya kesalahan.

Berikut ulasan materi kemarin. Ada sahabat-sahabat saya yang ingin meminta materi tersebut. Saya bagikan disini.

Setiap Orang Adalah Penulis
Oleh Agung Kuswantoro

“Sungguh, kami telah menciptakan manusia dalam bentuk yang sebaik-baiknya” (at-Tin: 4)

Manusia adalah ciptaan Tuhan yang paling sempurna diantara makhluknya. Apa pasal? Karena dilengkapi dengan akal. Hanya saja, kesempurnaan itu harus disyukuri dengan cara berkarya. Wujud berkarya yang termudah adalah menulis. Apa pun profesinya.

Melalui tulisan ini, saya mengajak – khususnya – arsiparis, penata arsip atau dokumen, tenaga kependidikan, sekretaris, dan profesi yang berkaitan dengan arsip untuk menulis.

Lalu, “sumber” menulis darimana? Dari apa yang dilakukan saja. Sederhana, yang Anda lakukan, tulis saja. Yang sering terjadi adalah diantara kita itu, tidak menuliskan apa yang telah dilakukan.

Meminjam istilah Hernowo (almarhum), pekerjaan ini disebut dengan mengikat makna. Dengan cara menulis apa yang telah dilakukan, menjadikan orang tersebut “lihai” dalam memaparkan/mendeskripsika suatu fenomena.

Saya punya pengalaman seperti itu. Beberapa judul penelitian saya yaitu E arsip di FE UNNES (2014), E Arsip dalam Pembelajaran Jurusan Ekonomi konsentrasi Administrasi Perkantoran (2015), Pengelolaan Surat Masuk-Keluar di Jurusan Pendidikan Ekonomi FE UNNES (2015), Pengembangan Aplikasi E Arsip Pembelajaran (2016), Penyelenggaraan Kearsipan FE UNNES, Tinjauan Kebijakan, Pembinaan, dan Sumberdaya Kearsipan (2019), Penyusunan Arsip di Universitas Negeri Semarang (2018), Sinkronisasi SIRADI sesuai SIKD (2019), dan Manajemen Sekolah Berbasis Sistem Kearsipan Elektronik (2020).

Dengan menuliskan apa yang telah atau akan dilakukan menjadikan kita lebih menguasai akan kajian tersebut. Ketertarikan akan suatu kajian akan lebih diintensifkan.

Membaca satu buku itu pasti kurang. Membaca satu jurnal, juga pasti kurang. Demikian juga, mengambil data atau mempraktekkan apa yang ada dalam teori itu, pasti tidak sekali. Berkali-kali. Itu pertanda sedang menikmati profesi “penulis”.

Saat menemukan “gejala” seperti ini, langsunglah tulis. Karena tiap tempat dan waktu itu pasti memiliki “keunikan” suatu respon/data/jawaban. Jangan sampai “lepas” setiap ada suatu informasi, walaupun itu sedikit. Karena, itulah data yang valid.

Yang bisa melakukan itu, hanyalah penulis. Oleh karenanya, penulis harus aktif dalam mendokumentasikan temuannya. Termasuk, mempublikasikannnya ke publik.

Bicara publikasi, maka akan berbicara jurnal. Luaran tulisan adalah artikel. Kumpulan-kumpulan data tersebut diolah, jadilah artikel. Tepatnya, artikel yang berkaitan dengan kearsipan.

ANRI sudah mewadahi hal ini melalui jurnal kearsipan. Konteks kajiannya yaitu segala sesuatu yang berkaitan dengan arsip. Bisa dikatakan scope/ruang kajiannya adalah arsip. Jurnal Kearsipan milik ANRI tersebut, ada diranah nasional.

Biasanya, cakupan atau skema tema arsip itu menyatu dengan informasi kepustakaan. Banyak jurnal-jurnal nasional yang menjadikan tema-tema kepustakaan dan kearsipan itu menyatu.

Namun, ada juga tema arsip—masuk dalam – salah satu kajian dalam jurnalnya. Misal, jurnal tentang sekretaris dan administrasi perkantoran. Dimana, kajian kearsipan menjadi salah satu subfokus kajiannya.

Jika Anda belum mahir dalam menuliskan suatu artikel, libatkan dosen atau mahasiswa sebagai partner Anda dalam membuat suatu tulisan/karya ilmiah. Mengapa melibatkan/bekerjasama dengan dosen? Karena, dosen sudah menjadi kewajibannya untuk menulis.

Tri Dharma, salah satunya adalah penelitian. Pasti ia melakukan. Artinya, apa? Kebiasaan menulis artikel itu hal yang “lumrah”.

Oleh karenanya bagi arsiparis, penata arsip/dokumen, sekretaris, dan profesi yang berkaitan dengan arsip dapat joint/bekerjasama dengan dosen/mahasiswa. Kerjasama diantara keduanya itu saling menguntungkan.

Dosen itu “kuat” pada teori/akademiknya. Sedangkan arsiparis itu “kental” pada prakteknya. Teori ada pada dosen. Praktek ada pada arsiparis. “Perkawinan” antara dosen dan arsiparis menghasilkan karya ilmiah/artikel yang publish di jurnal nasional/internasional.

Di UNNES (Universitas Negeri Semarang), bahwa tenaga kependidikan—fungsional – mendapatkan hibah penelitian yang dikompetensikan. Arsiparis membuat proposal penelitian, dimana anggotanya wajib melibatkan dosen dan mahasiswa dalam membuat proposalnya. Setiap penelitiannya didanai Rp. 10.000.000,00 setahun.

Dua kali saya memiliki pengalaman demikian. Hasilnya apa? Hasil penelitiannya bisa menembus ke jurnal nasional. Menurut reviewernya, mengatakan bahwa ada keakuratan dalam data. Siapakah yang mengambil data dalam penelitian tersebut? Arsiparis! Itulah, kuncinya. Jadi, ada kerjasama yang baik antara dosen dan arsiparis.

Lalu, apa saja isi/susunan dalam sebuah jurnal nasional? Susunan artikel dalam jurnal meliputi judul abstrak, pendahuluan, metode, hasil dan pembahasan, penutup, dan daftar pustaka.

Judul yang baik itu mewakili isi. Judul tidak terlalu panjang. Namun, penulis biasanya mencantumkan email. Gunakanlah email resmi dari lembaga/organisasi. Abstrak berisi gambaran umum dari isi artikel. Kata kunci merupakan “kata” yang menjadi inti dalam suatu penelitian/artikel. Pendahuluan harus menampilkan keunikan permasalahan di lapangan dan kesenjangan teorinya. Metode penelitian adalah “alat” dalam mengambil data. Hasil penelitian itu memaparkan dan menganalisis atas temuan di lapangan. Penutup itu berisi simpulan dan saran atas penelitian yang telah dilakukan. Daftar pustaka berisi rujukan-rujukan yang digunakan oleh penulis dalam menuliskan artikel penelitiannya.

Tips
Buatlah peta konsep atau bagan yang menunjukkan ke arah artikel penelitan yang akan Anda lakukan. Peta konsep dapat mengurai “keruwetan” apa yang ada dalam otak Anda. Dengan membuat peta-peta, maka harapannya akan muncul uraian-uraian, solusi atas suatu permasalahan.

Trik
Pahami betul isi dari artikel Anda. Lalu, pilih dan telaah jurnal yang Anda akan dikirim/submit. Bisa jadi, ada jurnal kearsipan yang sudah meneliti standar jurnal yang ketat. Karena, jurnal tersebut telah banyak menerima artikel dari para penulis-penulis di banyak kota di Indonesia. Jadi, jangan asal kirim. Pahami, akan karakteristik jurnal yang akan menjadi tempat untuk mempublikasikan atas karya Anda.

Jadilah individu atau makhluk yang bermanfaat bagi sesama. Caranya, bagaimana? Dengan menuliskan apa yang akan dan telah dilakukan. Menulis itulah meneliti. Setiap tulisan, kumpulkanlah jadi satu hingga menjadi artikel yang apik. Sehingga, dapat memberikan informasi berupa “kajian ilmu” yang bermanfaat bagi sesama profesi arsiparis, penata arsip, sekretaris, dan dosen. Sudahkah Anda melakukan itu? Jika belum, mari belajar bersama untuk menulis. []

Semarang, 1 September 2020

Ditulis di Rumah jam 03.00 – 04.00 WIB
Materi disampaikan pada Workshop “Penulisan Artikel Tembus Jurnal Nasional” yang diselenggarakan antara Universitas Negeri Semarang/UNNES dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) tanggal 3 September 2020 via zoom meeting jam 09.00 – 11.30 WIB.

Arsip Itu Ilmu
Oleh Agung Kuswantoro

Saya baru memahami dan menyadari, bahwa arsip itu adalah sebuah ilmu. Awalnya, saya berpendapat, bahwa arsip itu terapan. Atau, praktik saja. Jadi, bicara arsip, maka bicara praktek atas berkas atau warkat.

Berkas tersebut ditata atau dikelola. Namanya saja menata atau mengelola, maka harus dilakukan. Tidak diperdebatkan atau dikaji.

Namun, pemikiran saya itu keliru. Salah besar. Yang benar adalah arsip itu ilmu. Ada filosofi kearsipan tersendiri. Tidak semata-mata bicara arsip itu langsung praktek. Tidak!

Ada sebuah kebenaran yang hakiki dalam kearsipan itu. Jika arsip itu tidak autentik (baca:salah), maka informasi yang terkandung itu salah/keliru. Jadi, ada sebuah kebenaran dalam “diri” arsip.

Lalu, dilihat dari mana kebenaran sebuah arsip itu? Dilihat dari filosofi kearsipan. Filosofi kearsipan meliputi tiga aspek yaitu ontologi, epistimologi, dan aksiologi.

Mari belajar bersama, memaknai ketiga aspek tersebut. Pertama, ada ontologi. Ontologi artinya, apa itu arsip. Sederhananya seperti itu.

Arsip adalah titik titik. Berarti arsip adalah objek kajiannya. Arsip adalah informasi yang terekam yang diciptakan oleh suatu lembaga/organisasi. Mengapa arsip tercipta? Karena ada kegiatan yang “alami” dari suatu administrasi. Ada pula yang memaknai objek (formal) arsip yaitu arsip dinamis dan statis.

Kedua, epistimologi. Arti epistimologi yaitu bagaimana cara mempelajari arsip. Itu makna sederhananya, epistimologi. Cara mempelajarinya, pastinya tidak dengan ‘menebak-nebak’. Atau, asal numpuk berkas. Pastinya, ada ilmunya.

Lalu, bagaimana cara mempelajari arsip? Lihatlah dari siklus arsip. Ada konsep life cycle atau daur hidup arsip yang merupakan cara untuk memandang keseluruhan proses rangkaian arsip, baik itu daur hidup arsip dinamis (records life cycle). Menurut Kennedy (1989:9) pada daur hidup arsip dinamis, dimulai dari penciptaan, distribusi, penggunaan, pengelolaan, dan penyusutan.

Konsep yang serupa disampaikan oleh Betty R. Ricks, yang dimulai dari penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan.

Terakhir, ketiga, aksiologi. Aksiologi artinya manfaat dari arsip. Bicara manfaat arsip, maka akan ada dua pandangan yaitu pandangan tradisional dan sekarang. Pandangan tradisional mengatakan, bahwa arsip sebagai bentuk fisik yang memuat informasi masa lalu. Kebenaran arsip tidak bisa dilepaskan dari kebenaran fisik yang menjadi media rekamnya. Berarti manfaat arsip lebih pada informasi yang melekat pada diri arsip tersebut.

Sedangkan pandangan sekarang mengatakan bahwa arsip merupakan rekaman informasi yang memiliki isi, konteks, dan struktur. Arsip harus memiliki isi, yaitu informasi yang dikandung di dalam arsip. Informasi itu harus berada didalam konteksnya, baik konteks tempat, waktu, dan pelakunya yang mencerminkan sistem administrasi. Arsip harus juga memiliki struktur, berupa simbol struktur huruf, angka, gambar, tanda, petunjuk, dan lain-lain baik dalam bentuk fisik maupun virtual.

Berati manfaat arsip lebih luas sekali dibandingkan dengan pandangan tradisional. Ada manfaat dilihat dari isi, konteks, dan struktur.

Kurang itulah, memaknai arsip itu sebuah ilmu. Mari, dalami lagi ilmu kearsipan. Terapkan ilmu tersebut, pasti akan ada perkembangannya, seperti digitalisisi arsip.

Saya mengucapkan terima kasih kepada Pak Azmi, Pak Andi Kasman, dan Prof. Nandang yang telah menyempatkan berdiskusi bersama saya. Ada pula, Ibu dan Bapak arsiparis dan penata arsip yang menjadikan saya lebih memahami arti sebuah arsip. “Insaf” memahami arsip. Terima kasih sekali lagi dari saya. Salam hormat dari saya. []

Semarang, 27 Agustus 2020
Ditulis di Rumah, jam 00.00-00.45 WIB.

Semoga cepat sembuh Ustad. Terimakasih atas ilmu-ilmunya. Semoga amal sholehnya menjadi penolong Ustad saat merasakan sakit kepala yang luar biasa itu.

Mengingat kembali materi yang disampaikan oleh Beliau. Ajakan iman menjadi dasarnya. Logika dunia, bisa jadi –dan sangat mungkin sekali–hilang. Padahal, kita hidup di dunia.

Misal, saat susah. Beliau mengajarkan saya untuk bersedekah. Apalagi, malam Jumat hingga akan Jumatan. Jelas, dipenuhi dengan solawat Nabi dan istighfar.

“Ngeber” dalam menuju Allah. Totalitas ibadahnya. Pasrah. Seharusnya, logika dunia mengatakan, saat butuh sesuatu itu harus menabung. Bukan, malah diberikan oleh orang lain.

Namun, itulah ciri khas materi yang disampaikan olehnya. Sedekah menjadi “kunci” dalam solusi hidup. Iman adalah dasarnya.

Tirulah, Pak Dawud!
Oleh Agung Kuswantoro

Masa pandemi Covid-19 ini adalah masa sulit bagi orang dalam bekerja. Bekerja di kantor saja diberi izin untuk kerja di Rumah. Sekolah dan perkuliahan juga tidak ada kegiatan tatap muka. Bisa dikatakan sepi keadaan saat ini.

Dampak dari sepinya suatu tempat karena pandemi Covid -19 ini adalah para penjual, pedagang, bakul, dan orang yang menawarkan barang di jalan itu sedikit pembeli.

Saya kasihan melihat mereka. Banyak pedagang yang masih banyak barang dagangannya. Mau ditawarkan kemana lagi? Keadaan juga sepi.

Namun, “pemandangan” ini tidak berlaku bagi Pak Dawud. Pak Dawud adalah penjual ayam dan bebek goreng, rica-rica ayam dan bebek, dan makanan berasa pedas di Sekaran, Gunungpati, Semarang.

Tiap jam makan siang, Alhamdulillah warung tersebut ramai. Apalagi, jika hari libur, bisa dipastikan akan ada terpakir kendaraan pribadi berjajar di depan warungnya.

Dalam pikiran saya bertanya: “Mengapa Pak Dawud bisa melakukan itu?” Jawaban saya, karena, Pak Dawud sudah melakukan proses perjalanan bisnis/dagang yang panjang. Ia mengikuti dan menikmati proses kesuksesan. Ia tidak asal tiru-tiru dalam berbisnis.

Bisa jadi, ia punya “jurus” dalam meracik sambel dan bumbu makanan dalam daging ayam dan bebek yang lezat.

Perjalanan dan kibrah Pak Dawud sudah tidak diragukan lagi. Tahan banting, istilahnya dalam berbisnis. Dalam keadaan apa pun, ia tetap sabar dan tenang. Ia mampu menyelesaikan setiap masalah.

Hasilnya, apa? Sukses! Terbukti. Walaupun dalam keadaan susah dalam mencari uang, namun cita rasa dan daya tarik Pak Dawud atas ayam dan bebek goreng tetap menjadi rujukan dan “perburuan” untuk mengisi perut kosong.

Jika Anda tidak percaya? Cobalah datang ke warungnya. Silakan nikmati dan rasakan masakannya. Syukur, mau mengajak saya untuk makan siang di sana, pasti akan saya temani. Yuk, jadilah Pak Dawud-Pak Dawud berikutnya. Tetap semangat dalam menjalani kehidupan ini. Salam sukses. [].

Semarang, 26 Agustus 2020
Ditulis di Rumah, jam 22.40-23.00 WIB.

Mari berdoa di Jumat yang berkah.

Bismillahirrahmanirrahim.
Satu untuk selamanya. Untuk dunia dan akhirat. Melahirkan generasi yang berilmu dan beriman. Menuju ridho ilahi. Amin Ya Robbal Alamin.

Guru saya mengajarkan seperti itu. Ada Pak Quraisy Shihab, Pak Habibie, dan Gus Mus.

Masuk Agama Islam
Oleh Agung Kuswantoro

Bermula dengan kehadiran salah seorang yang datang ke rumah saya. Menanyakan tentang Islam. Ada yang bisa saya jawab atas pertanyaannya. Dan, ada yang tidak saya menjawab atas pertanyaanya karena saya memang tidak bisa menjawab.

Pertanyaan yang tidak saya jawab, saya diskusikan dengan beberapa teman. Setelah saya, mendapatkan referensi sebagai bekal untuk menjawab pertanyaan tamu saya tersebut. Singkat cerita, tamu yang bersangkutan mengantarkan Saudara perempuan dan anak kecil berjenis kelamin perempuan untuk masuk Islam.

Saya mengikuti takdir dan kuasa Allah saja. Sebenarnya, saya ini orang yang bodoh dan fakir. Saya ditakdirkan oleh Allah untuk mendampingi dan membimbing kedua hamba Allah tersebut masuk Islam.

Saya aturlah proses masuk Islamnya. Dengan berpikir hati-hati, saya mengajak kedua hamba Allah tersebut untuk bersyahadat di Masjid yang saya kelola, yaitu Masjid Nurul Iman. Kebetulan, kedua hamba Allah tersebut sudah ber-Kartu Keluarga (KK) se-RT dengan saya di Semarang.

Habis sholat Magrib tanggal 17 Agustus 2020—dipilih—oleh kedua hamba Allah tersebut. Saya selaku Imam sholat Magrib Masjid Nurul Iman bertugas mendampingi pelafalan ucapan syahadat. Termasuk, dengan maknanya. Disaksikan oleh jamaah sholat Magrib yang ada di Masjid yang berada di Gang Pete Selatan 1 itu.

Saya juga berposisi sebagai ketua pengurus Masjid Nurul Iman. Saya bertugas mengeluarkan surat keterangan, bahwa yang bersangkutan telah memeluk agama Islam. Ada dua saksi secara administrasi yang saya libatkan. Satu dari jamaah Masjid Nurul Iman. Dan, satu saksi dari pihak hamba Allah tersebut.

Ini adalah pengalaman saya pertama dipercayai untuk mendampingi dan menuntun hamba Allah untuk memeluk agama Islam. Usai pelafalan syahadat usai, saya berkomunikasi dengan hamba Allah tersebut agar selalu memegang teguh agama Islam dimana dan kapan pun berada.

Semoga kedua hamba Allah tersebut bisa menjadikan saya lebih baik dalam berislam, beriman, bermasjid, dan bermasyarakat. Saya senang bisa menuntun malafalkan kedua kalimat syahadat di Masjid. Masjid menjadi saksi. Masjid yang baru beroperasi lima tahun ini, semoga bisa mengarahkan saya dan masyarakat menjadi lebih baik dalam kehidupannya. Amin. []

Pemalang, 20 Agustus 2020
Ditulis di Rumah Pemalang jam 04.00-04.20 WIB.

Perkembangan Sistem Kearsipan UNNES
Oleh : Agung Kuswantoro

Hampir satu bulan, sistem kearsipan UNNES ini diluncurkan. Sekarang tahap uji coba mengenai sistem kearsipan tersebut.

Namanya saja, uji coba. Pasti, ada di sana-sini faktor kesalahannya. Ada, alurnya. Ada, tidak bisa melampirkan file. Ada, yang tidak ada arsipnya.

Dari berbagai permasalahan, sedikit-demi sedikit, diselesaikan masalahnya. Setiap Senin, saya coba mengevaluasi bersama terkait sistem tersebut.

Ada grup whatshap untuk berdiskusi sistem tersebut. Grup terdiri dari arsiparis, penata arsip, dan tenaga administrasi (baca:operator).

Sistem kearsipan ini adalah sebuah siklus. Aliran. Atau, arus yang selalu berantai. Tidak terputus-putus selalu nyambung.

Jika ada, satu kendala, maka proses yang lain akan berhenti. Mandeg. Tidak jalan. Jadi, dalam proses “peta bisnis”. Sistem kearsipan tersebut harus mengalir.

Misal, ada arsip dinamis dan statis. Dalam dinamis pun ada dinamis aktif, inaktif, dan vital.

Registrasi atau peng-entrian pada arsip dinamis harus tertib. Tidak boleh melompat. Setiap item harus terisi. Jangan sampai, ada satu bagian item yang terkosongi.

Jika ada yang terlewati satu item saja, maka proses selanjutnya akan kesusahan. Misal, tidak melampirkan surat saja pada arsip dinamis. Dimana, surat tersebut sebagai arsip lampirannya.

Maka, saat proses berikutnya yaitu pemberkasan menjadi arsip inaktif dan vital akan kesusahan. Apalagi, sampai pada tahap penyimpanan dan pemusnahan arsip. Pasti, bingung. Karena, data tidak lengkap.

Arsip dinamis inaktif, itu muncul dari dinamis aktif. Arsip statis (sangat mungkin sekali) itu berasal dari arsip dinamis.

Sederhananya, proses/daur hidup arsip manual juga berlaku pada arsip elektronik. Rumusnya, seperti itu. Hanya saja, medianya yang berbeda.

Saya betul-betul menikmati sekali dalam mempraktekkan, mengamati, mencermati, dan menelaah sistem yang telah kami ciptakan.

Per 18 Agustus 2020 jam 08.48 WIB sudah ada arsip statis IKIP Semarang sejumlah 60 arsip. Jika arsip statis, maka ranah pekerjaan ada pada UPT Kearsipan. Jika arsip dinamis, maka ranah pekerjaan ada pada unit kerja.

Saya punya keyakinan besar melalui sistem kearsipan UNNES bisa lebih baik. Proses digitalisasi menjadi inovasi kearsipan UNNES.

Kemudian, melalui sistem tersebut, kinerja seorang arsiparis, penata arsip, dan operator menjadi jelas dan nyata. Berapa arsip statis yang dikelola oleh arsiparis X. Berapa jumlah arsip dinamis yang dikelola oleh penata arsip Y.

Lalu, tidak sembarang orang pula bisa masuk dalam sistem tersebut. Ada hak akses keamanannya, yang pasti bisa adalah arsiparis, penata arsip, dan operator.

Mohon doanya, semoga sistem ini akan ada perbaikan yang berkelanjutan. Sabar dan pelan-pelan dalam mengeditnya. Ingat, sesuatu yang baik itu diciptakan dalam proses yang cukup lama.

Makanan yang enak itu tidak langsung jatuh dari langit. Tetapi, makanan enak itu melalui tahap demi tahap. Mulai dari pencarian bahan baku hingga proses memasak dan menyajikannya. Insya Allah sistem kearsipan ini akan memberi dampak yang baik bagi UNNES dan masyarakat. Mohon doa restunya. []

Semarang, 18 Agustus 2020
Ditulis jam 08.00 – 08.30 WIB.

Tata Persuratan dan Kearsipan Ala SPK
Oleh Agung Kuswantoro

Hasil komunikasi saya dengan Ibu Wafi (sekretaris SPK Pusat), bahwa diperlukan tata administrasi persuratan dan kearsipan. Saya membaca dan menelaah berbagai surat (baca:arsip) yang sudah dikeluarkan oleh SPK pada periode 2016-2020.

Mengingat organisasi ini bergerak dalam literasi, persuratannya khas. Keunggulannya dalam segi penilaian surat di luar surat – diantaranya – yaitu bahasa yang baik, benar, dan to the point. Dari penilaian bentuk-bentuk surat – menurut saya – tinggal merapikan saja.

Bentuk surat, bahasa surat, dan bagian-bagian surat adalah gaya khas suatu lembaga/organisasi. Termasuk, SPK ini harus memiliki karakteristik persuratan. Bahasa kerennya, SPK harus memiliki Tata Naskah Dinasnya.

Tujuan diadakannya Tata Naskah Dinas sebagai acuan/pedoman dalam penciptaan sebuah dokumen. Kemudian, Tata Naskah Dinas ini akan nyambung dengan sistem kearsipannya. Minimal dari sisi klasifikasi kearsipan yang nampak dalam hal/perihal dan nomor surat.

Contoh yang sedang dikerjakan oleh Ibu Wafi dan saya yaitu SK pengangkatan pengurus. SK pengangkatan pengurus masuk dalam klasifikasi Hukum/HK. Kemudian, ada subklasifikasi yaitu Surat Keputusan. Surat Keputusan ini diberi nomor 00. Kemudian, Pengangkatan Pengurus diberi nomor 00. Jadi, klasifikasi arsip untuk SK Pengangkatan Pengurus adalah HK.00.00.

Adapun jika ditulis dalam penomoran surat, maka akan muncul nomor: 1/HK.00.00/VIII/2020. Ini misal ya? Karena SPK baru mengeluarkan surat kedua dengan ditulis angka 1. Karena penomoran dimulai dari nol. Nol dihitung satu. Kemudian, nomor yang lain meneruskan dari nomor diatas dengan kode klasifikasi sama.

HK.00.00 menunjukkan klasifikasi arsip yaitu Hukum tentang Surat Keputusan (00 pertama) dan Pengangkatan Pengurus (00 kedua). Romawi VIII menunjukkan bulan Agustus. 2020 menunjukkan tahun diciptakan yaitu tahun 2020.

Asas Kearsipan
Dalam kearsipan ada istilah asas yang digunakan lembaga dalam pengaturan kearsipan. Ada 3 jenis asas yaitu sentralisasi, desentralisasi, dan kombinasi. Sentralisasi artinya SPK yang mengatur dan membuat persuratan dan kearsipan baik di SPK Pusat dan SPK Daerah. Siapa yang menciptakan? Sekretaris Pusat.

Kelebihan sistem sentralisasi adalah tersistem dan seragam. Kompak. Karena semua penciptaan sebuah dokumen rapi, karena dibuat oleh satu orang/satu pintu yaitu sekretaris pusat. Kelemahannya, SPK daerah tidak memiliki kewenangan menciptakan sebuah dokumen.

Kelebihan sistem desentralisasi adalah SPK Daerah memiliki kewenangan dalam menciptakan sebuah dokumen. Misal, membuat surat peminjamkan tempat seminar kepenulisan atau permohonan pembicara yang diadakan oleh SPK Daerah. Siapakah yang menciptakan dokumen tersebut? Sekretaris SPK Daerah. Penciptaan dokumen menjadi tanggung jawab, SPK Daerah. Kelemahannya adalah SPK Pusat tidak bisa mengontrol dari dokumen yang diciptakan oleh SPK Pusat.

Kelebihan sistem kombinasi adalah SPK Pusat dan SPK Daerah sama-sama dapat membuat dokumen yang diciptakannya. Berarti SPK Pusat harus punya tata Naskah Dinas yang akan diciptakan oleh SPK Pusat dan Daerah. Dalam segi kebijakan kearsipannya itu satu. Namun, prakteknya bisa diterapkan di SPK Daerah. Sistem kombinasi bersifat mengurangi atau menutupi kelemahan pada asas sentralisasi dan desentralisasi.

Dari ketiga sistem tersebut, saya butuh masukan dari ketua dan pengurus SPK Pusat, mana yang dipilih? Karena dibutuhkan keputusan dalam asas kearsipan yang akan digunakan. Adapun dampak dari penetapan asas kearsipan, sebagaimana di atas.

Terima kasih atas perhatiannya. Mohon saran dan arahannya dari Ketua dan pengurus SPK Pusat. Mari tertib beradministrasi sebagai bentuk orang yang bijak dan taat hukum. []

Semarang, 11 Agustus 2020
Ditulis di Rumah, jam 01.00-01.30 WIB.

Mantra Menulis Ala “Agung Kuswantoro”
Oleh Agung Kuswantoro

Beberapa mantra saya dalam menulis, yaitu:
1. Membaca dulu, baru menulis.
2. Berpikir dulu, baru berbicara.
3. Banyak referensi agar tulisan berkualitas.
4. Perbanyak jaringan dengan komunitas para penulis ahli.
5. Menulis diniati ibadah, karena berisi kebaikan.
6. Menulis adalah budaya menuju peradaban yang baik.
7. Tulislah setiap pengalaman dari setiap kejadian.
8. Jujurlah dalam menulis.
9. Raihlah kebahagiaan dengan menulis.
10. Abadikan namamu dengan menulis (buku).
11. Buku adalah karya abadi sebagai warisan intelektual.
12. Menulis bukulah, sebelum Anda meninggal dunia.

Semarang, 8 Agustus 2020
Ditulis di Rumah jam 07.00 – 07.05 WIB.