Oleh Agung Kuswantoro

Ada kejadian yang tak terduka saat saya jenguk ibu saya yang sedang sakit di Pemalang (21/9). Saya tiba di Pemalang pada malam hari, tepatnya pukul 17.30 WIB. Setibanya di Pemalang, langsung saya menuju ke rumah  untuk menemui ibu saya.

Di rumah saya bertemu dan bercerita dengan ibu saya sembari melepas kangen. Saya datang ke Pemalang tidak sendiri. Saya datang bersama anak dan istri. Pukul 20.30 WIB, saya keluar rumah untuk mencari makan malam bersama istri dan anak.

Saya memilih makan lontong dekem. Saat saya makan, datanglah seorang pembeli yang lain minta bungkus dua lontong dekem. Kemudian datang lagi tiga pembeli yang turun dari mobil Innova. Ketiga pembeli tersebut menyeberang menuju warung lontong dekem. Saat menyebrang ada pengendara sepeda motor yang akan menabrak ketiga orang tersebut yang menyebrang. Ketiga orang tersebut duduk disamping kiri saya.

Tiba-tiba pembeli yang satunya, menginginkan foto bersama salah satunya  ke-3 orang tersebut. Awalnya saya cuek dengan tindakan orang tersebut. Anggap saja, biasa foto selfie. Saat orang (pembeli) yang pesan bungkus lontong dekem pergi. Posisi di warung hanya keluarga saya (saya, istri, dan anak) dan ketiga orang pembeli, serta penjualnya. Penjualnya pun cuek terhadap ke-3 pembeli tersebut. Justru saya tertarik pada satu dari ke-3 pembeli tersebut. Ternyata benar dugaan saya, bahwa yang duduk disamping saya adalah Bupati Tegal, Bapak Entus, yang dulunya berprofesi sebagai dalang.

Saya pun bercerita dengan beliau dengan menggunakan bahasa Jawa halus (ala saya) dan campur bahasa Indonesia. Saya sempat bertanya mengenai anaknya yang barusan di wisuda di Universitas Muhammadiyah Surakarta (UMS). Langsung beliau merespon pertanyaan saya, dengan kalimat “Lho, Masnya ko tau, kalau anak saya diwisuda dan saya menghadirinya?”.

Saya pun tersenyum pada beliau. Kemudia beliau meneruskan jawabannya dengan kalimat “Aku wong NU, tapi anakku tak sekolahke di Muhammadiyah”. Karena beliau akan memulai makan, dan makanan saya sudah habis, saya bergegas untuk meninggalkan warung tersebut. Saat saya akan membayar makanannya, penjual tersebut mengatakan makanan Bapak, Ibu, dan Anak (keluarga saya) dibayar oleh Bapak itu. Saya pun langsung terkejut dan langsung seketika itu mengucapkan terima kasih.

Dalam hati ingin berfoto dengan beliau, namun saya tidak membawa HP atau kamera. Saya memutuskan untuk pulang rumah untuk mengambil HP. Allah memang memberiku rizki lain, saat saya datang ke warung tadi, beliau masih di tempat dan berbicara kepada saya, “Mas sini, kita foto bareng”. Justru saya dipanggil untuk foto dengan beliau. Yang mengambil gambar adalah ajudannya.

Rizki tak kemana, mungkin kalimat itu yang tepat saya ucapkan. Bertemu dengan seseorang, langsung ditraktir semua pesanan makanan keluarga saya. Kemudian, saya dapat berfoto bersama dengan  beliau tanpa bersusah ria.

Semoga saya bisa meneladai sikap beliau yang sederhana. Makan di warung dengan pengawalan yang biasa yaitu satu ajudan dan sopir. Bahkan, sempat akan ditabrak oleh pengendara sepeda motor. Saya pun melihatnya sendiri bahwa beliau sudah memberi tanda untuk menyebrang. Namun pengendara motor langsung mengencangkan gasnya. Mari kita menjadi pribadi yang selalu anggun agar pantas diri kita dikatakan pribadi yang anggun.

Semoga pertemuan ini memberikan makna bagi saya tentang kesederhanaan, santun dalam berkendara di lalu lintas, berbagi, dan berkomunikasi.  Sukses selalu, Pak Dalang, Maju terus, Pak Bupati Tegal, terima kasih traktirannya.

Semarang, 23 September 2016

Oleh Agung Kuswantoro

Belajar dimana pun dan kapan pun. Pastinya pula membutuhkan perjuangan. Saat saya mengikuti seminar nasional di Universitas Sebelas Maret (UNS) di Surakarta dengan pembicara Bapak Sutanto pada 10 September 2016. Selain, Bapak Sutanto, juga ada pembicara lainnya yaitu Istofani Api Diany dan Bahtiar Minarto. Tema seminar tersebut adalah e–commerce.

Saya sangat tertarik dengan materi yang disampaikan oleh Bapak Sutanto. Judul makalah beliau adalah disruptive models: creativity dalam science & art menuju prosperity. Beliau menyampaikan era ekonomi menuju otonom sudah berakhir ditandai dengan munculnya internet. Sejak itu bergeser aktivitas ke era ekonomi atom yaitu era ekonomi yang mendasarkan pada kekuatan informasi. Dalam bisnis berlaku dua aktivitas yaitu take dan give. Beliau mampu menampilkan kuadran yang terdiri dari empat yaitu kuadran I (penyeimbang), kuadran II (penerima), kuadran III (penyeimbang), dan kuadran IV (pemberi).

Kuadran I dan III, adalah orang yang bekerja atau memberi sesuai dengan imbalan yang diterima. Kuadran II adalah orang yang mendapatkan lebih banyak dari apa yang mereka keluarkan. Kuadran IV adalah orang yang selalu memberi dengan hanya sedikit mengambil. Ia adalah ahli sedekah. Prinsip kuadran IV dalam perkembangan bisnis di era informasi menjadi trend. Menariknya adalah disaat hilangnya value sebagai akibat dari kegiatan memberi, maka bahkan yang diterima adalah REPUTASI. Reputasi secara kreatif akan dikelola sebagai sebuah bisnis yang akhirnya akan mengembalikan value yang hilang, hingga merubah diri PEMBERI menuju PENYEIMBANG dan PENERIMA, meski masih harus terus memberi layanan secara kolaboratif.

Beliau (Bapak Sutanto) membuat akun facebook wikimatika. Dalam facebook tersebut orang bebas memberikan pertanyaan mengenai soal-soal matematika. Kemudian, pemilik akun atau yang mengikuti akun tersebut akan menjawab soal matematika tersebut. Wikimatika sebagai wujud sebagai ilmu atau sedekah era digital. Ia sangat cepat, mampu menekan biaya produksi dan produksi. Ia berkualitas tinggi, dimana (1) users siapa pun dapat memperoleh akses, (2) users tidak dikenakan biaya konsultasi, (3) users tidak dibatasi oleh geografis, dan (4) users membangun komunitas.

Melalui wikimatika inilah, tak disangka kumpulan soal matematika terkumpul, hingga penerbit pun tertarik untuk mempublikasikan atau menerbitkan kumpulan soal matematika. Bahkan users yang berasal dari Malaysia mengikuti perkembangan update soal matematika. Hingga, akhirnya Bapak Sutanto diundang ke Malaysia untuk bekerjasama dengan lembaga di Malaysia.

Menurut saya, Bapak Sutanto sudah melaksanakan sedekah. Menjawab soal matematika yang ada di wikimatika. Efek dari perbuatan mulia tersebut adalah reputasi. Beliau  yang dikenal oleh banyak orang. Sehingga benar dan yakin terjadi dengan janji Allah yang tertulis di Al qur’an.

Lalu, apa yang bisa kita sedekahkan agar senantiasa Allah selalu ada dalam kehidupan kita. Malu rasanya, jika kita hanya pada kuadran PENYEIMBANG dan PENERIMA. Jika demikian, bila posisi kita ada di ke-2 kuadran tersebut, maka akan susah untuk bereputasi. Semoga Allah membimbing kita semua dalam  melangkah kehidupan di dunia ini. Amin.

Semarang, 17 September 2016

Saya dan istri mengakui bahwa kajian Madrasah Istiqlal semakin surut santrinya. Kendalanya bermacam-macam. Pertama, ada santri yang les di sekolahan dari hari Senin hingga Jum’at. Padahal Madrasah Istiqlal dilakukan pada hari Senin hingga Kamis. Kedua, santri (anak) mengikuti perpindahan rumah. Dulu, ia mengontrak di sekitar rumah saya. Sehingga ia aktif mengaji di rumah saya. Ketiga, faktor lain, seperti kecapean atau jam sekolah belum selesai.

Memang itu semua tantangan untuk kami dalam mengelola Madrasah Istiqlal. Kami secara professional dengan mengumpulkan orang tua, pembagian raport, menyediakan sarana prasarana (buku, bolpen, crayon, buku gambar, jilid, papan tulis, spidol, dan lainnya), dan guru mengaji yang selalu stand by.

Segala tantangan, kami mencoba menyelesaikannya. Satu per satu, kami menyelesaikannya. Mulai dari jam mengaji dipilih sore hari karena harapannya orang tua bisa mengantar anaknya sembari memberi makan dan bermain. Ketersediaan sarana dan prasarana yang belum memadai sama sekali. Alhamdulillah berkat proposal yang saya buat, toko AJM ‘mengijabahi’ semua permintaan kami atas proposal yang saya buat. Kajian yang dihari tertentu libur karena ada kepentingan, kami menyiapkan guru yang stand by. Permasalahan tersebut, kita selesaikan agar Madrasah Istiqlal tetap berjalan. Namun, justru permasalahan yang terjadi adalah minimnya santri kami. dulu santri stabil empat hingga lima orang. Sekarang, yang aktif mengaji hanya dua orang santri. Alhamdulillah masih ada yang hadir.

Kondisi ini sangat susah bagi kami untuk menentukan nasib Madrasah Istiqlal. Karena akan berdampak pada profesionalisme keberadaan Madrasah Istiqlal. Jadi serba bingung. Menyalahkan santri yang tidak mengaji, jelas tidak boleh. Mau mempertahankan, Madrasah Istiqlal, namun santrinya semakin susut. Belum lagi, apakah orang tuanya mengetahui perkembangan kemajuan anak mengajinya? Karena, jangan sampai anak mengaji, namun orang tuanya cuek terhadap perkembangan mengaji anak. Jika Madrasah Istiqlal saya tutup, maka nanti anak saya akan mengaji dimana? Lha wong tujuan membuat Madrasah Istiqlal agar anak saya bisa mengaji.

Permasalahan-permasalah  atau kalimat tanya di ataslah yang belum kami selesaikan. Kami berharap ada kerjasama antara orang tua dengan pengelola Madrasah Istiqlal terhadap keberadaan sekolah mengaji ini.  Sederhana memang tujuan Madrasah Istiqlal ini agar anak-anak yang disekitar lingkungan kami bisa mengenal Allah dan bisa membaca kitab suci orang Muslim yaitu Alqur’an. Butuh ketegasan juga, apakah harus dilanjutkan keberadaan Madrasah Istiqlal. Atau harus ditutup  Madrasah Istiqlal karena masalah justru pada internal, bukan secara material. Semoga Allah memberikan solusi yang tepat terhadap permasalahan Madrasah Istiqlal, Semarang.

Semarang, 12 September 2016

Agung Kuswantoro

PPs UNNES adalah unit kerja di UNNES yang menyelenggarakan khusus pendidikan strata dua dan tiga, sehingga ia memiliki peran yang sangat vital dalam kemajuan UNNES. Oleh karenanya, perlu dokumen atau arsip yang dikelolanya harus ditata sebagai dasar dalam membuat kebijakan atau keputusan atas informasi yang tersaji dalam arsip tersebut.

UNNES telah memiliki pola klasifikasi, Jadwal Retensi Arsip (JRA), tata naskah surat dinas, pengelolaan arsip dinamis, dan pedoman lainnya mengenai kearsipan. Namun, itu semua perlu didukung oleh unit kerja, salah satunya PPs UNNES. Bagaimana agar arsip di PPs UNNES dapat tertata? Jawaban yang sangat singkat adalah membuat Record Center PPs UNNES. Namun, untuk mewujudkan record center bukan hal yang mudah. Mengapa demikian? Dibutuhkan komitmen yang kuat dari pimpinan dan sumber daya yang kompeten. The right man on the right place atau penempatan orang sesuai dengan tempatnya menjadi prinsip utama dalam penataan arsip. Jangan sampai penataan arsip dilakukan asal saja. Menata arsip memiliki kaidah dan pola tersendiri. Oleh karenanya perlu dirancang.

Adapun rancangannya ada beberapa tahap. Pertama, unit kerja (PPs UNNES) harus memiliki SOP (Standard Operational Prosedure) mengenai pola klasifikasi kearsipan dan tata naskah dinas. SOP sebagai pedoman orang yang bekerja agar sesuai  prosedur sehingga tujuan organisasi cepat tercapai. Ilustrasinya saat orang pekerja bangunan akan masuk ke gedung yang sedang dikerjakan, maka ia akan memakai helm, rompi warna cerah, sepatu, membawa peralatan kerja, dan bekal lainnya. Tujuannya ia memakai atribut seperti itu adalah agar ia selamat dan menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.

Lantas, bagaimana penata dokumen dalam mengelola arsip? Pastinya, dibutuhkan SOP sebagaimana pekerja bangunan akan masuk ke gedung. Penata dokumen menuliskan surat masuk-keluar ke buku agenda, membuat kartu kendali, mengklasifikasikan, memberkas arsip, menyimpan arsip, memelihara arsip, mengamankan arsip, dan menyusutkan arsip. Setiap pekerjaan penata dokumen pasti memiliki langkah kerjanya agar ia selamat dan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan seperti arsip hilang atau merasa sudah menerima arsip, padahal belum menerima arsip. Oleh karenanya, SOP kearsipan di PPs UNNES sangat dibutuhkan, sebagai acuan penata dokumen dalam bekerja.

Kedua, unit kerja memiliki sumber daya (penata dokumen) yang potensial dibidang administrasi. Hal ini sangat penting, karena menata arsip dibutuhkan profesionalitas, sehingga kita mengenal arsiparis, dimana ia memiiki tugas utama menata arsip. Kenyataan selama ini, ada rotasi pegawai pada penata dokumen atau tendik, namun UNNES masih terbatas dalam tenaga arsiparisnya, sehingga menyulitkan dalam penataan arsip. Oleh karenanya, cara yang harus ditempuh  adalah menguatkan SOP dan memberikan pelatihan dan pendampingan dalam kearsipan.

Ketiga, menata arsip membutuhkan ruangan atau record center. Tujuannya adalah menyimpan arsip atau depo arsip dari masing-masing subunit atau prodi. Depo arsip ini menjadi  pusat penyimpanan arsip PPs UNNES. Arsip yang aktif masih disimpan di subunit atau prodi, sedangkan arsip yang masa umurnya sudah habis dan masih berguna, serta memiliki nilai guna, maka disimpan di depo arsip. Untuk memindahkan arsip dari subunit kerja ke unit kerja atau record center atau depo arsip juga harus sesuai dengan prosedur, yaitu dengan mencatat arsip mulai dari judul arsip, tahun arsip, pola klasifikasi, jumlah arsip, bentuk arsip, dan retensi arsip.

Cara penyerahan arsip bukan berwujud berkas-berkas yang dibendel tali rafiya atau berkas yang dimasukkan ke kardus, kemudian dikirim ke depo arsip. Sebelum dikirim ke depo arsip, dibuatkan berita serah terima arsip dari subunit kerja ke unit kerja. Jadi, bukan asal mengirim berkas ke record center.

Ketiga rancangan itulah yang dapat kita lakukan dalam menata arsip, khususnya membuat record center. Memang bukan hal mudah untuk menciptakan arsip yang rapi dan tertib, sehingga penemuan kembali (finding) arsip dapat cepat ditemukan. Semoga arsip PPs UNNES dapat tertata dengan  rapi sesuai dengan kaidah manajemen kearsipan. Sukses untuk kita semua. Amin.

Semarang, 7 September 2016

Agung Kuswantoro

Hari Jum’at adalah hari yang spesial bagi orang muslim. Islam mengenal jumlah hari ada tujuh yaitu hari pertama, kita sebut Ahad. Hari kedua, kita kenal Isnain. Orang jawa menyebut Senin. Hari ketiga kita kenal Tsulasa. Orang jawa menyebut Selasa. Hari keempat kita kenal Rabi’. Orang jawa menyebut Rabu. Hari kelima kita sebut Khomis. Orang jawa menyebut Kamis. Dan hari keenam, kita mengenal Assabtu. Orang jawa menyebut Sabtu. Lalu, dimana hari ketujuh atau orang mengatakan hari Jum’at? Ternyata, Allah menciptakan hari sejumlah tujuh untuk full beraktifitas atau bekerja. Ada satu hari dimana, kita diwajibkan berkumpul. Berkumpul itulah kita menyebutkan Jumu’ah. Jumu’ah dimaknai hari berkumpul. Orang jawa menyebut hari Jum’at.

Allah memerintahkan kepada umat Islam berkumpul dalam satu minggu. Berkumpul itulah identik dengan kemenangan dan kekuatan yang besar. Mengapa saya sebut kemenangan? Karena umat Islam yang telah menjalankan puasa sunah Kamis akan merayakan kemenangannya pada hari Jum’at. Sama seperti hari Idul Fitri dirayakan setelah umat Islam melaksanakan puasa. Saat berkumpul itulah menjadi pertanda dan semangat orang Islam, bahwa kita memiliki kekuatan yang besar.

Saking mulianya hari Jum’at, Allah memberikan perhatian lebih dikitab-Nya, yaitu Al qur’an. Allah memberikan salah satu nama dalam kitab suci yaitu surah al jum’ah. Penekanan tersebut pada ayat 9.

Kita perhatikan dari ayat di atas, ada beberapa hal yang menarik.

1. Ayat tersebut ditujukan kepada orang Iman. Maknanya kewajiban sholat Jum’at tidak cukup bagi orang Islam. Dalam tauhid, kita mengenal Iman, Islam, dan Ihsan. Islam dan iman posisinya saling menguatkan. Tidak dikatakan Iman, jika tidak Islam. Iman lebih tinggi dibanding dengan Islam. Ihsan lebih tinggi dibanding dengan Iman. Sehingga kita semua yang disini, semoga termasuk orang yang beriman. Mengapa saya sebut ada pembeda antara orang beriman dan berislam. Buktinya, ada saudara kita, hati dan fisiknya belum bisa bergabung di masjid ini.
2. Diperintahkan sholat. Kalimatnya jelas Nudiya, dimana secara bahasa artinya diperintah. Nudiya adalah mabni ma’jhul. Dengan cirinya dhomah pada awal kata, dan kasroh sebelum akhir pada kata Nudiya. Jadi logikanya, ketika ada yang diperintah, maka ada yang memerintah. Siapa yang diperintah? Yaitu Manusia. Siapa yang memerintah? Yaitu Allah.

Kaidah usul fiqih mengatakan al ashlu fil amri lil wujud, maknanya pada asalnya (setiap) perintah itu menunjukkan hukum wajib. Berarti kata diperintahkan sholat memiliki makna wajib sholat. Sholat apa yang dimaksud? Jelas dalam ayat tersebut dikatakan sholat pada hair Jum’at.

Dasar ayat ini, kemudian muncul sebuah pertanyaan sebenarnya sholat Jum’at itu posisinya seperti apa? Apakah sholat yang berdiri sendiri? Atau pengganti sholat Jum’at?

Dalam kitab Hujjah Ahlus Sunah Wal Jamaah halaman 17 bab Masalus Tsani mengenai posisi sholat sunah Jum’at. Kitab yang ditulis oleh kiai dari Jogja dengan karya mendunia yaitu Kiai Ali Maksum. Beliau mengatakan permasalahan sholat sunah ba’diah danqobliah sholat Jum’at adalah ada perbedaan pendapat. Intinya ada yang mengatakan sholat itu dua atau empat rokaat. Menariknya setelah membaca bab tersebut ada dua garis besar mengenai sholat Jum’at.

1. Sholat Jum’at adalah sholat yang berdiri sendiri. Mengapa dikatakan sholat yang berdiri sendiri? Karena dilakukan secara berjamaah dan ada dua khutbah. Khutbah pula ada persyaratannya mulai dari ajakan bertahmid, bersolawat, bertakwa, dan berdoa. Itu semua, artinya ada tata caranya (kaifiyahnya). Bahkan dalam sebuah hadis dijelaskan sampai ada keterangan membawa tongkat (hadis Bukhori nomor 497)
2. Sholat Jum’at adalah pengganti sholat duhur. Mengapa dikatakan pengganti sholat duhur? Karena :
3. Dilakukan pada sholat duhur

Sholat Jum’at sah dilakukan, apabila dilakukan pada waktu duhur.

1. Orang yang tidak berkewajiban sholat Jum’at, maka penggantinya adalah sholat duhur, siapa yang tidak berkewajiban sholat Jum’at? Yaitu wanita, budak/hamba sahaya, anak-anak, dan orang sakit. (HR. Bukhori Muslim no. 494).
2. Orang yang tertinggal sholat Jum’atnya, dengan menggantikan sholat duhur. Hal diperkuat dalam hadis HR. Bukhori no. 473 yaitu barang siapa yang mendapatkan satu rokaat bersama imam, maka terhitung mendapatkan sholat itu. Jadi ia tertinggal dua rokaat, maka penggantinya adalah sholat duhur. Ada dalil

Solla ala nawa, nawa wala solla

Artinya :  sholat niat sholat Jum’at, namun niatnya tidak sholat Jum’at, yaitu sholat duhur.

Jadi perlu diketahui bahwa orang yang tertinggal dua rokaat dalam sholat Jum’at, maka penggantinya empat rokaat, sebagaimana sholat duhur.

Oleh karenanya, banyak faedah dalam fiqih untuk memuliakan hari Jum’at, salah satunya datang sebelum khotib khutbah karena Malaikat akan mencatat siapa  orang yang datang terlebih dahulu, kemudian malaikat akan menutup buku saat khotib akan menyampaikan khutbahnya.

Demikianlah tulisan yang singkat ini, semoga memberikan nilai keimanan kita dan kita bisa menghormati hari Jum’at dengan perbuatan-perbuatan yang baik. Semoga Allah membimbing kita semua. Amin.

Semarang, 30 Agustus 2016

Agung Kuswantoro

Arsip memegang peranan sangat penting bagi sebuah lembaga. Ia memberikan informasi yang dalam terhadap suatu dokumen. Oleh karenanya, keberadaannya perlu diselamatkan. Suatu kebahagiaan bagi saya, hari ini, Sabtu (27 Agustus 2016) dapat berbagi ilmu dengan Ibu/ Bapak dari Jakarta, Bandung, Semarang, dan Makasar dengan jumlah peserta hanya tujuh orang. Tempat pelatihan di hotel Ibis, Malioboro, Yogyakarta.

Mereka adalah Ibu Suriani Sulaeman dari Universitas Muslim Indonsia (Makasar), Dominica Dian Pramudhita (Universitas Duta Wacana), Ayu Dianita Lestari (Universitas Jenderal Ahmad Yani), M. Sulfikarnain (Universitas Tarumanegara), Poni Kusdiningsih (Universitas Tarumanegara), Yunus Mustaqim (Universitas Sultan Agung), dan Slamet (Universitas Sultan Agung).

Semangat mereka sangat tinggi. Mereka berangkat pagi dari Jakarta, hingga belum sarapan untuk mengejar jam 08.00 menuju Yogyakarta. Demikian juga yang dari Semarang. Padahal, hari Sabtu, dimana mereka seharusnya masih bercengkerama dan menikmati liburan. Namun, mereka justru belajar. Pastinya, mereka memiliki pengalaman kerja yang lama dibanding saya.

Peserta yang dibatasi hanya tujuh orang menunjukkan keseriusan panitia dalam memberikan kualitas pelayanan kepada peserta. Saya sebagai pihak yang diundang menjadi pembicara harus memberikan ilmu kearsipan yang bermanfaat. Permintaan panitia adalah materi digitalisasi kearsipan. Panitianya adalah PT Media Citra Mandiri dari Bandung https://mediacitramandiri.co.id/Pelatihan-Digitalisasi-Kearsipan/.

Tak disangka ketujuh beserta berasal dari Fakultas Kedokteran. Mereka berkedudukan sebagai tenaga administrasi dan kepala Tata Usaha serta kepala subbagian. Dengan homogenitas peserta yang sama yaitu dari Perguruan Tinggi dan berasal dari Fakultas yang sama, menjadikan saya berpikir untuk praktik pelatihannya dalam bidang kasus perguruan tinggi. Nah, namun kenapa kok pesertanya dari fakultas yang sama? Apakah panitia hanya membagikan atau menginformasikan pelatihan ini hanya ditujukan untuk fakultas kedokteran? Ternyata jawaban panitia adalah informasi pelatihan ini ditujukan kepada perusahaan dan instansi, tetapi yang mendaftar sejumlah tujuh peserta ini.

Muncullah pertanyaan-pertanyaan saya dalam pelatihan ini yaitu apakah arsip di fakultas kedokteran itu belum tertata? Mengapa semua peserta berasal dari Fakultas Kedokteran? Apakah arsip fi Fakultas Kedokteran banyak? Pertanyaan tersebut saya sampaikan kepada peserta. Hasilnya memang arsip di tempat mereka kerja perlu ada penanganan yang serius sesuai dengan kaidah kearsipan.

Digitalisasi kearsipan adalah saat ini sedang saya kembangkan dalam penelitian saya. Alhamdulillah semoga melalui acara ini produk penelitian saya ini dapat digunakan. Bahasa saya diujicobakan atas produk penelitian saya.

Mengingat materi ini kental dengan teori dan praktek. Saya tidak sendiri. Saya dibantu oleh teman saya yaitu Trisna Novi Ashari. Acara dilakukan di hotel Ibis Yogyakarta, dimulai pukul 08.00 hingga 16.30 WIB. Durasi waktu yang panjang sehingga saya harus mengatur waktu dalam mempresentasikan setiap materi. Terlebih saya sebagai pembicara tunggal.

Strategi yang digunakan dalam pelatihan ini adalah sesi sebelum istrihat makan siang yaitu pengutan konsep kearsipan manual dan elektronik. Setelah itu baru praktek kearsipan digital. Saat saya menyampaikan materi, teman saya meng-install program kearsipan ke laptop peserta. Meng-install tujuh laptop saja membutuhkan dua jam, sehingga membutuhkan konsentrasi yang cukup tinggi pula. Oleh karenanya, tahap peng-install-an saya lakukan oleh kami terlebih dahulu, setelah mereka memahami isi dari yang ada dalam aplikasi tersebut dan masih ada waktu dalam pelatihan tersebut, baru mereka belajar cara meng-install aplikasi tersebut.

Memang membutuhkan keterampilan dalam proses meng-install dan mengoperasikan komputer. Selain itu, peserta harus memahami kaidah kearsipan. Mengapa demikian? Aplikasi yang saya tawarkan dalam sistem tersebut sangat kental dengan manajemen kearsipan, mulai dari jenis arsip, sifat arsip, arsip aktif/ inaktif, jadual retensi, kode klasifikasi arsip, indeks, peminjaman arsip, dan pengembalian arsip, dan konsep lainnya.

Mengapa saya memaparkan kaidah kearsipan? Karena aplikasi, orang IT pun bisa membuat program, namun konsep kearsipan belum tentu semua orang memasukkan dalam IT tersebut, sehingga harus ada perpaduan antara IT dan manajemen kearsipan.

Diskusi yang panjang dengan mereka terkait pola klasifikasi kearsipan, penentuan retensi, nilai guna arsip, penyimpanan arsip, cara mengindeks arsip, dan konsep kearsipan yang lainnya menjadi sesuatu yang menarik. Kita bisa saling bertukar informasi di antara sesama lembaga perguruan tinggi dan fakultas yang sama pula, yaitu kedokteran. Jadi bisa saling belajar bersama.

Acara berakhir jam 16.30 WIB ditandai dengan pembagian sertifikat dan foto bersama. Semoga acara ini bermanfaat untuk peserta dan para pembaca bisa belajar dari setiap materi melalui status ini. Diniati ibadah semoga dipermudah segala sesuatu dalam pelatihan ini. Semoga Allah selalu ada di setiap langkah kita. Sukses selalu untuk kita semua. Amin

Yogyakarta, 27 Agustus 2016

Agung Kuswantoro

Arsip memegang peranan sangat penting bagi sebuah lembaga. Ia memberikan informasi yang dalam terhadap suatu dokumen. Oleh karenanya, keberadaannya perlu diselamatkan. Suatu kebahagiaan bagi saya, hari ini, Sabtu (27 Agustus 2016) dapat berbagi ilmu dengan Ibu/ Bapak dari Jakarta, Bandung, Semarang, dan Makasar dengan jumlah peserta hanya tujuh orang.

Peserta yang dibatasi hanya tujuh orang menunjukkan keseriusan panitia dalam memberikan kualitas pelayanan kepada peserta. Saya sebagai pihak yang diundang menjadi pembicara harus memberikan ilmu kearsipan yang bermanfaat. Permintaan panitia adalah materi digitalisasi kearsipan.

Digitalisasi kearsipan adalah saat ini sedang saya kembangkan dalam penelitian saya. Alhamdulillh semoga melalui acara ini produk penelitian saya ini dapat digunakan. Bahasa saya diujicobakan atas produk penelitian saya.

Mengingat materi ini kental dengan teori dan praktek. Saya tidak sendiri. Saya dibantu oleh teman saya yaitu Trisna Novi Ashari. Acara dilakukan di hotel Ibis Yogyakarta, dimulai pukul 08.00 hingga 17.30 WIB. Durasi waktu yang panjang sehingga saya harus mengatur waktu dalam mempresentasikan setiap materi. Terlebih saya sebagai pembicara tunggal.

Semoga acara ini bermanfaat untuk peserta dan para pembaca bisa belajar dari setiap materi melalui status ini. Diniati ibadah semoga dipermudah segala sesuatu dalam pelatihan ini. Semoga Allah selalu ada di setiap langkah kita. Amin

Yogyakarta, 27 Agustus 2016

Agung Kuswantoro

Setiap ada orang yang meninggal mengingatkan kita akan kematian. Kematian menjadi kepastian setiap mahluk yang bernyawa. Kematian pasti akan datang pada kita, hanya waktu yang berbeda. Allah yang mengetahui kapan kita akan mengalami kematian. Jadi mati itu pasti.

Melihat papan pengumuman yang tertera di depan rumah yang meninggal, biasanya berisi “Telah meninggal dunia dengan tenang, nama, umur, meninggal jam, jenasah akan dikebumikan pada tanggal, jam pekamanan, dan informasi lainnya’.

Terasa mengena hati jika kita merasakan atau menghayati informasi atau ada orang yang memberikan kabar duka di sebuah masjid dengan informasi di atas. Dalam hati bertanya kapan kita akan disebutkan oleh mereka yang memberi pengumuman? Karena kepastian kematian ada suatu kebenaran, hanya menunggu waktu. Kemudian muncul pertanyaan apakah kelak jenasah saya ada yang menyolati, mengkafani dan mengantarkan hingga kepemakaman? Apakah nanti ada jenasah saya ada yang mendampingi dengan suara mengaji al qur’an? Apakah jenasah nanti saya ada yang mengkafani? Apakah nanti jenasah saya ada yang mengadzani dan mengiqomahti saat ditaruh diatas tanah? Apakah nanti jenasah saya ada yang mengkirimi doa setelah pemakanan? Dan pertanyaan lainnya

Jika kita perhatikan, kebanyakan orang takziyah adalah datang, duduk, bercerita, dan mengisi amplop (jika ada), dan pulang. Lupa dengan hukum wajib fardu kifayahnya, yaitu menyolati, mengkafani, atau minimal berdoa atau mengaji di depan jenasahnya. Bahkan anak yang dari yang meninggal tidak menunjukkan aktivitas ibadah fardu kifayahnya. Parahnya lagi, ia memasrahkan semuanya kepada orang yang biasa mengurus kematian.

Menurut saya kurang pas keadaan tersebut. Katakanlah yang meninggal orang tuanya. Anaknya adalah laki-laki yang sudah dewasa. Miminal anak laki-laki tersebut berdoa dan mengaji disamping orang tua yang meninggal. Bagusnya lagi, ia mengimami solat jenasahnya, kemudian mengafani, mengantarkan kepemakaman hingga ke liang lahat. Itulah cita-cita seorang anak laki-laki saat orang tuanya meninggal. Bukan dipasrahkan semua kepada orang yang biasa mengurus kematian.

Perbuatan laki-laki tersebut merupakan wujud birrul walidaian atau berbuat baik kepada kedua orang tua. Orang tua adalah surga bagi anak. Ada surga di rumah kita, yaitu memuliakan orang tua disaat hidup dan mati.

Demikian juga, jika kita menjadi anak perempuan, tidak cukup dengan merangkai bunga saja. Namun harus juga mengaji, menyolati, mengkafani, dan berdoa di samping orang tuanya.

Apa yang kita lihat dilingkungan kita belum tentu benar dan sesuai dengan tuntunan fiqih. Kita harus belajar dan mendalami untuk diri, keluarga, dan masyarakat ini. Jangan sampai, orang tua kita meninggal, malah kita sibuk dengan android dan mengaji kaset mp3.

Sebagai orang tua pun kita harus mengajarkan anak bekal agar bisa mengaji dan solat jenasah. Jangan kita mengutamakan les priivat mata pelajaran. Cobalah ajari bagaimana huruf hijaiyah, solat jenasah, cara mengkafani, cara memandikan, hingga cara mengubur. Rasanya bangga jika kita meninggal, yang mengurus kita adalah anak kita sendiri.

Mari kita belajar setiap detik dan mengambil hikmah dari apa yang terjadi. Semoga kita bisa menjadi orang tua dan anak yang baik. Sehingga kita siap dengan kematian. Selamat datang kematian. Selamat datang malaikat Pencabut Nyawa. Selamat datang Allah. Aku bangga datang ke Surga Mu.

Semarang, 23 Agustus 2016

Agung Kuswantoro

Tidak menyangka antusias para tenaga kependidikan Fakultas Ekonomi (FE) UNNES sangat tinggi saaat rapat penataan arsip record center FE UNNES. Rapat yang dimulai tepat pukul 09.00 WIB dengan dipimpin oleh Wakil Dekan bidang Administrasi Umum, Amir Mahmud, S.Pd, M. Pd.

Beliau menyampaikan FE UNNES sedang konsentrasi penataan arsip, oleh karenanya mohon semua elemen terutama tenaga tendik harus mendukung program tersebut. Saya yang didaulat menjadi koordinator dalam kegiatan ini, memaparkan teknis yang akan dilakukan. Adapun strategi saya adalah

1. Adanya kepastian arsip yang akan disimpan di record center FE UNNES adalah berupa arsip apa? Dalam rapat tersebut dijelaskan oleh Amir Mahmud, S.Pd, M. Pd. Yaitu arsip inaktif tahun 2015.
2. Sekaligus penataan arsip perlu dikelompokkan arsip yang semester I tahun 2016 dan arsip yang tidak penting. Arsip yang tidak penting ini akan dimusnahkan.
3. Harus ada serahterima arsip dari subunit kerja ke unit kerja dilengkapi dengan identitas arsip dan berita serah terima arsip dari subunit ke unit kerja.
4. Para pegawai subunit kerja akan didampingi oleh mahasiswa pendidikan administrasi perkantoran dalam pencarian arsip inaktif.
5. FE UNNES akan menyelenggarakan pelatihan kearsipan identifikasi arsip dan pola klasifikasi untuk tenaga kependidikan selama dua hari.
6. Jika arsip sudah diserahterimakan dari subunit kerja ke unit kerja, maka ada pendampingan kearsipan dari UPT Kearsipan di record center FE UNNES.

Rapat selesai jam 12.00 WIB, kemudian, ditindaklanjuti dengan rapat pemantapan tim pendamping arsip yaitu empat belas mahasiswa. Mereka akan mendampingi Bapak/ Ibu tendik dalam pencarian arsip inaktif tahun 2015 sekaligus identifikasi arsipnya. Rapat dengan mahasiswa pun berlangsung hingga pukukl 15.30 WIB. Setelah itu, ada tendik dari akuntansi menghubungi saya terkait pola klasifikasinya. Saya diruang tendik tersebut hingga pukul 16.00 WIB. Mantap sudah saya bicara arsip selama tujuh jam untuk satu minggu praktek kearsipan. Semoga langkah ini bisa berjalan lancar dan diridhoi oleh Allah SWT agar UNNES ini dapat memberikan pelayanan dengan prima.

Semarang, 22 Agustus 2016

Agung Kuswantoro, dosen UNNES HP 08179599354

Ada tahapan yang terlewat dalam mengelola kearsipan yang saya rancang pada Badan Konservasi Universitas Negeri Semarang (Unnes), yaitu tahap penempatan arsip pada lemari (filling). Tahapan tersebut biasa disebut plating. Mengapa saya lupa dengan tahapan tersebut? Karena, biasanya tempat untuk menyimpan arsip berupa filling cabinet, sehingga hal itu saya dengan sendirinya menempatkan arsip sesuai dengan kode yang telah dibuat. Namun, pada lembaga tersebut, filling cabinet-nya berupa lemari kayu yang meninggi, dengan empat rak. Setiap rak, jika dimasukkan arsip dengan ukuran A4, dengan posisi portrait (berdiri), maka arsip tersebut tidak dapat masuk ke rak, sehingga posisinya harus landscape (tidur).

Hal itulah, yang tidak terpikirkan oleh saya, saat obesrvasi. Saat itu (observasi), pemahaman saya, bahwa arsip akan disimpan di lemari arsip (filling cabinet). Akan tetapi, karena kondisinya seperti itu (rak yang tidak bisa dimasukkan arsip dengan posisi berdiri, maka saya memposisikan arsip menidur.

Sebelum saya memutuskan dengan posisi menidur, kami mengajak diskusi dengan staf Badan Konservasi Unnes, untuk memahami permasalahan tersebut. Saya memaparkan, bahwa jika posisinya menidur, maka arsip tersebut dalam pencariannya agak lama, karena kode sistem penyimpanan arsip pada label tersebut tertutup oleh arsip di atasnya. Demikian juga saat akan mengambil arsip yang posisinya bawah (ketindih) arsip yang diatasnya, maka akan kesusahan, karena harus memindahkan arsip yang diatasnya (menindih-nya). Secara estetika juga tidak rapi, karena stiker label kode sistem penyimpanan arsip. Bentuk arsip ada yang ukuran A5 dan legal, sehingga label kode sistem penyimpanan arsip tidak teratur (sejajar).

Dari pihak staf, juga tidak memungkinkan pengadaan filling cabinet pada saat sekarang. Mengingat keadaan tersebut, maka diputuskan arsip diletakkan pada lemari kayu tersebut, dengan posisi arsip ada yang berdiri dan tidur. Hal ini disesuaikan dengan ukuran arsip, jika arsip bisa dengan berdiri, maka diposisikan berdiri. Jika arsip tidak bisa dengan berdiri, maka diposisikan dengan tidur,