Home Filing

Oleh Agung Kuswantoro

Membaca hotline public service Tribun Jateng, Ana dari Ngaliyan, edisi 12 April 2016 mengenai kehilangan akta lahir dan surat nikah karena bencana banjir menjadi perhatian untuk kita semua. Setiap orang pasti memiliki dan menyimpan arsip, terlebih orang tersebut sudah menikah, maka ia menyimpan arsip seperti akte lahir, ijasah SD hingga Perguruan Tinggi, akte nikah, sertifikat tanah, bangunan, dan lainnya. Dokumen (baca: arsip) tersebut pasti tersimpan di rumahnya. Dalam penyimpanannya, perlu dikelola dengan baik sesuai dengan manajemen kearsipan.

Home Filing merupakan arsip yang disimpan di rumah. Karakteristik dokumen rumah adalah memiliki nilai abadi. Arsip tersebut memiliki nilai guna informasi yang sangat penting dan tak terbatas oleh waktu. Oleh karenanya sangat urgen arsip tersebut, maka penanganannya, harus diperhatikan. Ada enam yang harus diperhatikan. Pertama, sediakan tempat sederhana untuk menyimpan arsip. Tempat tersebut dapat berupa lemari arsip yang terdapat map-map atau juga box plastik. Atau apa pun tempat yang mampu menyimpan arsip, tanpa melukai arsip. Melukai arsip yang dimaksudkan adalah arsip ditekuk, distepless, atau diberi clip yang berkarat.

Kedua, simpan arsip dalam map berdasarkan klasifikasi. Pola klasifikasi yang dimaksud adalah permasalahan-permasalahan arsip yang harus dikelompokkan. Misal ijasah, akte lahir, akte tanah, dan lainnya. Dalam ijasah terdapat guide ijasah SD, SMP, SMA, dan Perguruan  Tinggi. Akte lahir terdapat guide akte lahir suami, istri, dan anak. Ketiga, alih mediakan arsip tersebut dengan cara di-copy atau di-scan. Tujuan dialih mediakan adalah untuk menduplikatkan arsip. Arsip yang asli penggunaannya dapat diminimalisir denga cara alih media. Saat kita bepergian jauh, kita tidak perlu membawa arsip penting seperti akta tanah, atau akte lahir, cukup dengan membawa flasdisk. Keempat, buatlah daftar arsip. Daftar arsip digunakan untuk melihat arsip apa saja yang disimpan di rumah kita, dengan cara mencatat setiap arsip. Setelah mencatat, kemudian digolongkan atau dipola klasifikasikan berdasarkan masalah, sebagaimana dalam point nomor dua. Tujuan pembuatan daftar arsip adalah agar pencarian arsip lebih cepat. Mengapa demikian? Karena saat pencarian arsip, kita hanya melihat daftar arsip yang telah ditata di komputer digandakan dengan DVD/CD atau disimpan di-google drive atau dropbox. Hal ini untuk menghindari musibah yang tidak diinginkan seperti banjir atau kebakaran. Jadi arsip kita tersimpan di darat, juga di udara.

Kelima, lakukanlah pemeliharaan dan perawatan arsip secara kontinu, dengan cara membersihkan arsip dari debu, memberi obat anti rayap/semut, mengeluarkan arsip dari plastik untuk arsip yang dimasukkan dalam plastik untuk memberikan oksigen untuk arsip tersebut atau “angin-angini” agar tinta yang tertulis pada arsip, tidak melekat.

Perawatan pada arsip elektronik atau arsip yang telah di-scan berupa file dengan cara meng-update antivirus dan mendeteksi virus-virus (scan virus) komputer pada folder-folder penyimpanan arsip.

Jika ada arsip yang sangat rusak seperti kertasnya rusak, maka dapat melibatkan pusat jasa perawatan arsip. Hal ini dilakukan untuk penyelamatan arsip. Demikian juga saat kita tidak mampu menyimpan arsip-arsip tersebut di rumah, maka kita dapat menyimpannya di pusat jasa kearsipan.

Keenam, buatlah daftar pinjam dan pengembalian arsip. Daftar ini bertujuan agar pemilik arsip tidak lupa peminjam dan tanggal arsip harus kembali. Misal, sertifikat tanah atau SK CPNS/SK PNS yang dipinjam oleh bank. Dengan kita mencatat menghindari arsip tersebut hilang. Ingat arsip tidak pernah lupa, tetapi manusia memiliki sifat lupa. Dengan pencatatan tersebut, berarti kita telah mengarsipnya.

Keenam langkah tersebut, jika kita mampu menerapkan di keluarga kita, pasti arsip kita akan terjaga. Jika arsip di keluarga terkelola dengan baik, maka terkandung di arsip rumah tersebut, pasti valid dan reliable. Dengan cara ini, kita sudah menjaga negara ini dengan menyelamatkan dokumen-dokumen penting negara di rumah kita. Bukannya, belajar penyelamatan arsip harus dimulai dari hal yang kecil yaitu keluarga? Yuk, kita selamatkan arsip-arsip keluarga kita sendiri yang disimpan di rumah kita.

Agung Kuswantoro, Koordinator Pelayanan dan Informasi UPT Kearsipan Unnes dan dosen Fakultas Ekonomi UNNES.

Disampaikan dalam acara Dhama wanita UNNES

Jumat, 24 Juni 2022

Kajian Arbain Nawawi (9): Pilih Teman Baik

Oleh Agung Kuswantoro

Dari urutan hadist kesatu, kedua, dan ketiga bahwa sumber hadist tersebut berasal dari Umar bin Khottob. Adapun kalimatnya adalah ‘an airul mukminin Abu Khafsin Umar bin Khottob (hadist kesatu), ‘an umuro rodiallahu ‘anhu aidon (hadist kedua). Dan, ‘an abi abdirrohman ‘abdillahibni Umar bin Khottob (hadist ketiga).

Dari, dari, dan dari—dalam konteks sumber hadist tersebut—berujung kepada Umar bin Khottob. Lalu, menjadi bertanya: “Seberapa sedekatkah sahabat Umar bin Khottob dengan Nabi Muhammad Saw?” Sehingga, hadist valid tersebut berujung kepada sahabat Umar bin Khottob. Untuk pertanyaan tersebut, saya tidak bisa menjawabnya.

Namun, sebagai pembelajaran kita, bahwa pilihlah orang berdiskusi/bermain/hidup yang baik. Kedekatan Umar bin Khottob dengan Nabi Muhammad Saw menjadikan nama Umar bin Khottob tertulis dalam riwayat hadist tersebut. Hasilnya, meskipun dua sosok manusia baik dan terbaik tersebut (Nabi Muhammad saw dan Umar bin Khottob) sudah meninggal dunia, tetap ditulis dalam sebuah hadist. Namanya masih hidup. Oleh karenanya, pilih teman baik agar nama kita tertulis sebagai orang baik. Waallahu’alam. []

Semarang, 14 Juni 2022

Ditulis Di MUA   jam 05.00 – 05.15 Wib.

Kajian Arbain Nawawi (8): Rojul (yang bertanya itu – Malaikat Jibril)

Oleh Agung Kuswantoro

Ada sebuah pertanyaan dalam majlis/kumpulan ilmu yang menanyakan tentang islam, iman, ihsan, dan hari kiamat yang dihadiri oleh Umar bin Khattab. Adapun pertanyaan tersebut ditujukan kepada Nabi Muhammad Saw.

Singkat cerita dari kisah hadist tersebut, bahwa orang yang bertanya (rojul) adalah Malaikat Jibril. Artinya, Malaikat bisa hadir di tempat yang baik (majlis ilmu) dengan orang baik (Umar bin Khattab).

Hal ini menjadi pembelajaran bagi kita agar selalu menjaga suatu tempat dan teman dalam berdiskusi. Tujuannya agar Malaikat tetap hadir di sekeliling kita. Semoga. Amin. []

Semarang, 12 Juni 2022

Ditulis di Rumah jam 07.15 – 07.30 Wib.

Kajian Arbain Nawawi (7): Malaikat Jibril Lebih Tahu tentang Hari Kiamat
Oleh Agung Kuswantoro

Saat Nabi Muhammad Saw ditanya mengenai islam, iman, dan ihsan Nabi Muhammad Saw bisa menjawab dengan tegas. Lalu, Malaikat Jibril “meng-iya-kan”, jawaban Nabi Muhammad Saw.

Tetapi, saat Malaikat Jibril (baca: Rojul) bertanya mengenai hari kiamat (kapan kejadiannya)? Nabi Muhammad Saw menjawab: Yang ditanya tidak lebih tahu daripada yang bertanya. Artinya, Nabi Muhammad Saw sudah mengerti, bahwa yang bertanya dalam majlis tersebut adalah Malaikat Jibril.

Jika kita perhatikan, Nabi Muhammad saw saat ditanya mengenai islam, iman, dan ihsan dapat menjawab sesuai dengan kemampuan manusia dalam berislam, beriman, dan berihsan. Tingkatan islam, iman, dan ihsan antara malaikat dan manusia berbeda.

Justru, saat Nabi Muhammad Saw ditanya mengenai hari kiamat, Malaikat Jibril yang lebih mengetahuinya. Bisa jadi, urusan yang kiamat itu urusan Allah dan Malaikatnya. Bukan level manusia yang mengetahui kapan kiamat. Waallahu’alam. []

Semarang, 12 Juni 2022
Ditulis di Rumah jam 07.00 – 07.10 Wib.

Kitab Arbain Nawawi (6): Akhbarni & Sodaqta

Oleh Agung Kuswantoro

Saya adalah orang yang bodoh. Oleh karenanya, saya ingin belajar bersama teman-teman (jamaah salat Subuh), usai salat Subuh belajar bersama.

Pada hadist ke-2 dari kitab Arbain Nawawi, ada kalimat Akhbarni yang artinya: beritahu saya dan kalimat: sodaqta/Anda benar.

Jika kita perhatikan: konteks kalimat di atas adalah Malaikat Jibril bertanya kepada Nabi Muhammad Saw tentang islam, iman dan ihsan. Setelah bertanya: Malaikat Jibril menanggapi dengan kalimat “Sodaqta” (Anda/Nabi Muhammad Saw benar). Dimana, saat bertanya dengan kalimat: Akhbarni/beritahu saya/Malaikat Jibril.

Melihat dialog di atas menjadi “unik” karena Malaikat Jibril bertanya kepada Nabi Muhammad Saw, kemudian merespon sendiri atas pertanyaannya.

Hal ini mengingatkan, saya sebagai guru. Pernah saya bertanya kepada murid seperti ini: “Apa yang melatarbelakangi Anda menulis skripsi ini?” Kemudian dijawab oleh murid tersebut: “Karena ini itu (misal)”.  Lalu, saya menanggapi atas jawaban murid tersebut dengan kalimat: “Anda benar”.

Konteks percakapan saya dengan murid saya itu identik/mirip, konteks dengan percakapan dengan cerita Malaikat Jibril. Dimana, saya bertanya, lalu saya tanggapi sendiri. Bisa jadi, artinya saya sedang menguji dari kemampuan ilmu murid saya tersebut.

Lalu, bagaimana dengan Malaikat Jibril kepada Nabi Muhammad Saw: dimana Malaikat Jibril bertanya, lalu “mengiyakan” jawaban Nabi Muhammad Saw. apakah termasuk menguji keilmuan Nabi Muhammad Saw tentang islam, iman, dan ihsan? Waallahu’alam. []

Semarang, 11 Juni 2022

Ditulis di Rumah jam 08.00 – 08.10 Wib.

Madrasah di Rumah (2): Mengapa Ada Nabi dan Rosul?
Oleh Agung Kuswantoro

Ada pertanyaan: “Mengapa ada seorang Nabi dan Rosul? Itulah pertanyaan Mubin kepada saya. Saya jawab: Nabi dan Rosul itu ibarat Kiai. Dimana ia (baca: Kiai) yang menyampaikan dan mempraktikkan ajaran ajaran Islam di masyarakat (umat).

Ada pesan/ajaran yang tidak bisa dipelajari oleh diri sendiri dalam masyarakat, tetapi harus dengan orang lain. Karena bisa jadi, kemampuan orang tersebut (belum/tidak) mampu memahami ajaran/pesan agama sehingga dibutuhkan Nabi dan Rosul termasuk – Kiai – yang menyampaikannya. Artinya, kemampuan orang itu terbatas.

Bukan Nabi dan Rosul – termasuk Kiai – jika tidak menyampaikan ajaran islam di masyarakat. Bisa jadi dalam menyampaikan pesan/ajaran agama, ada pertentangan/penolakan yang didapatkan oleh masyarakat.

Oleh karenanya, kekuatan Nabi/Rosul –termasuk Kiai—yang diberikan Allah, ada istilah mukjizat dan karomah (Kiai) dengan tujuan menguatkan akan keberadaan kenabian – termasuk kekiaian –dari orang kedudukan tersebut.

Jadi, ini sejalan dengan kata Nabi yang artinya berita penting. Hanya Nabilah – kiailah – yang mampu menyampaikan berita penting. Waallahu’alam. []

Bersambung.

Semarang, 12 Juni 2022
Ditulis di Rumah jam 07.40 – 07.48 Wib.

Madrasah di Rumah (1): Launun/Warna

Oleh Agung Kuswantoro

Saya mencoba menyampaikan beberapa materi yang pernah saya dapatkan saat belajar di Madrasah. Terlebih di lingkungan saya tinggal, tidak ada Madrasah. Jadi, saya harus lebih bersemangat dalam “memadrasahkan” anak saya sendiri.

Adalah Mubin dan Syafa’ yang dua hari sekali – bahkan tiap hari – belajar di Madrasah rumah saya sendiri. Adapun materi hari ini adalah bahasa Arab tentang warna/launun. Ada dua kategori dalam pembagiannya yaitu mudakkar dan muannas. Contoh kategori mudakkar itu ahmaru (merah), aswadu (hitam) mengikuti wazan af‘a la, sedangkan  muannas seperti sauda’u (hitam), baidhou (putih) dan khamrou, dan lainnya. Setelah belajar konsep, baru diterapkan di dalam kalimat yang mengandung warna, misal: Hadza qomisun abyadu (ini adalah—sebuah—baju berwarna putih).

Bersambung.

Semarang, 12 Juni 2022

Ditulis di Rumah jam 07.30 – 07.40 Wib.

Terima Kasih Prof. Fathur dan Prof. Martono Atas Perhatian kepada Arsip

Oleh Agung Kuswantoro

Dies Natalis ke-57, menjadi sesuatu yang baru dalam “akademik” untuk menerima hari lahir UNNES yang jatuh tanggal 8 Juni 1965. Pastinya, bukan tiba-tiba menetapkan tanggal tersebut ditetapkan sebagai hari lahir UNNES. Ada kajiannya.

Ada hal yang menjadikan kami – pengelola Kearsipan UNNES – mengucapkan terima kasih dan syukur kepada Prof. Fathur Rokhman – Rektor UNNES – dan Prof. Martono—Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan UNNES—dimana sangat memperhatikan kearsipan UNNES.

Arsip-arsip yang bertema IKIP Semarang sejak tahun 1964, kami kelola dengan baik. Tiap kali pimpinan UNNES membutuhkan, Alhamdulillah kami siap. Terlebih, kami dibantu dengan sistem “Arsip Digital”. Sistem tersebut menjadikan mudah dalam pencarian secara elektronik.

Menyimak pidato sambutan tahunan Rektor selalu menyita perhatian kami. Saya – selaku pengelola kearsipan UNNES – mengajak kepada teman-teman untuk memperhatikan pidato Rektor (Prof. Fathur). Tercatat Prof. Fathur selalu menyebut dan menyampaikan dari isi arsip bertema IKIP Semarang dan sejarahnya, mulai dari: Surat Keputusan Presiden Nomor 271 Tahun 1965 tentang pendirian Institut Keguruan Semarang. Bahkan sejarah IKIP Semarang, yang dimulai dari kolonial Belanda (Middelbaar Onderwizer A Cursus (MO-A) dan Middelbaar Onderwizer B Cursus (MO-B), FKIP dan STO, IKIP Yogyakarta cabang Semarang, IKIP Semarang, dan UNNES.

Pidato Rektor adalah pemantik bagi peserta yang hadir, termasuk Menko PMK Prof Muhadjir Effendy. Prof Muhadjir Effendy dalam orasi ilmiahnya mengulas tentang kursus, sebagaimana yang disampaikan oleh Prof. Fathur.

Ini menunjukkan bahwa sambutan Rektor (Prof. Fathur) sangat menarik.  Kami – pengelola kearsipan UNNES – sangat berterima kasih kepada Prof. Fathur dan Prof. Martono yang sangat perhatian kepada kearsipan. Hal ini menjadikan inspirasi kepada kami agar kelak depot kearsipan atau tempat/gedung kearsipan diberi nama “Gedung/Depot Arsip Fathur Rokhman dan Prof. Martono”.

Selain itu, pimpinan UNNES telah mengkompetisikan hibah penelitian untuk fungsional arsiparis dengan jumlah dana tiap ketua peneliti yaitu Rp. 15.000.000,00. Pada tahun ini ada beberapa arsiparis yang lolos penelitian yaitu: Rohmadi, Suminar, Eko Febriyanto, Eko Setyono, Rohmawati, Djoko Legowo, Gunadi, dan yang lainnya.

Semoga Prof. Fathur dan Prof. Martono serta keluarganya sehat selalu. Terima kasih telah menginspirasi kami. []

Semarang, 10 Juni 2022

Ditulis di Rumah Jam 04.00 – 04.13 Wib.

Kajian Arbain Nawawi (5): Malaikat Muncul di Tempat Baik

Oleh Agung Kuswantoro

Kemunculan Malaikat Jibril di dalam majlis yang didalamnya ada Nabi Muhammad Saw dan sahabat-sahabatnya, menjadikan pelajaran bagi kita bahwa dalam suatu kumpulan atau tempat yang baik, insya Allah disekelilingnya, ada Malaikat. Tidak mungkin malaikat muncul dalam suatu tempat yang tidak baik.

Sebaliknya, berkumpulnya lelaki&perempuan dan orang yang hadir dalam kumpulan tersebut membuka aurat, orang yang hadir dalam perkumpulan tersebut berbicara (tidak baik), dan perbuatan lainnya yang jauh dari akhlak mulia. Perbuatan-perbuatan dari kumpulan yang tidak baik tersebut (di atas), yang hadir adalah setan. Malaikat yang menjauh cari tempat yang “tidak mulia” tersebut.

Semoga Malaikat-Malaikat-lah yang menjadi teman kita di tempat yang mulia, sebagaimana dalam kisah majlis/kumpulan pada kisah kitab Arbain Nawawi hadis kedua. Amin. []

Semarang, 12 Juni 2022

Ditulis di rumah, jam 04.00 – 04.10 Wib.

Kajian Arbain Nawawi (4): Urutan Harus benar
Oleh Agung Kuswantoro

Dalam urutan rukun Islam (termasuk rukun Iman) dalam penyebutan bagi orang yang melafalkan (baca: menyanyi/bersolawat), juga harus benar. Jangan sampai dibolak-balik, urutannya. Karena dalam filosofi urutan tersebut, mengandung makna.

Misal: ada orang Nasrani, sedang melakukan salat, zakat, atau puasa. Sedangkan orang tersebut (Nasrani) belum/tidak mengatakan syahadat, maka ibadah salat, zakat, atau puasa tersebut; tidaklah sah. Karena, dia (yang bersangkutan) belum mengatakan syahadat (urutan nomor satu dalam rukun Islam). Sedangkan ibadah salat, zakat, atau puasa adalah urutan nomor dua, tiga, dan empat dalam rukun Islam.

Demikian juga, dalam penyebutan rukun Iman – biasanya terbalik pada iman kepada kitab dan Rosul. Yang sering disebutkan adalah iman kepada Rosul dulu. Padahal, secara urutan dalam kitab Arbain Nawawi adalah iman terhadap kitab terlebih dulu.

Mari buka kitab, buku, dan referensi yang valid. Jika ada perbedaan pendapat, bisa kita diskusikan. []

Bersambung.

Ditulis di Gedung Prof. Wuryanto (Auditorium) UNNES jam 08.30 – 08.45 Wib.